细说协同：协同应用推动管理创新

作为一个新兴的朝阳产业，2005年协同软件市场正处于从混沌到清晰，并进入高速发展渐趋成熟的阶段。从全球市场的产值增长和分布判断，今天正是进入这一全新的软件行业分类的最佳时机和导入拐点阶段。特别是在中国，随着中国经济和信息产业的发展，信息化应用水平的提高，国内协同软件市场呈现出机遇与挑战并存的格局。为此，笔者最近专访了中国IT界著名人士，新浪网创始人，现任北京点击科技有限公司总裁王志东先生。

　　“协同”的缘起

　　点击科技是从2001年开始做协同软件的。起初，点击科技也并不知道自己做的是“协同”，也不知道叫“协同”。2002年第一次开发布会的时候，点击科技才第一次对外说出了做的东西是协同，但那时大家大都听不懂，也有很多人不服，有人是认可这个理念却不肯认同“协同”这个词，但业内也有不少人开始频繁地提这个词。2003年初点击科技推出竞开协同之星后，开始了协同软件的“布道”工作，在市场培育方面做了很多的工作，并对外做了很多宣传，尤其到了2004年年初点击科技融资成功，国内厂商、媒体和一些调研机构等等都开始关注协同了。与此同时，从2003年开始，国内有一些厂商也开始陆陆续续推出协同软件了。

　　2004年初，中国软件协会推出了中国软件业年度报告，第一次把协同软件业当做独立的分类推出，年中赛迪顾问推出了有关协同政务的研究报告，年底计世资讯推出了关于协同软件的市场分析的报告。协同软件逐渐进入主流产品链。

　　2005年开始，国内协同明显热度提高。去年还有不少媒体说协同在市场上不温不火，今年很明显的感觉到协同开始热起来了。2005年初的一个高潮是Microsoft收购了Groove，继2004年6月IBM推出WORKPLACE后，Microsoft也正式进入了协同 领域。两、三个月前，浪潮召开新闻发布会，正式进入协同市场。从2005年的情况来看，一方面是整个媒体、客户、产业都开始认同协同，不仅是国内的，也包括国外都开始关注协同，这就证明，协同的确是一个很有发展潜力的潮流。

　　协同软件的起源可以从两个角度来看：一个角度是用户需求，即新经济时代“快鱼吃慢鱼”的需求，也就是企业对敏捷性、实时性的需求。这是需求上的拉动，利益延伸，即因为需求所以出现了协同软件；第二个角度就是产业的发展、技术的发展，由于互联网的出现，由于新的技术出现，特别是软件、网络、通讯三大技术的融合，再加上信息技术和硬件的成熟，使得协同软件水到渠成，这是整个协同软件出现的根源。

　　协同软件之所以在最近几年才出现，尤其是在新科技和网络时代才会出现，这就揭示了协同软件跟过去的群件有了本质的区别。这个区别就是互联网、通讯技术的应用，群件是互联网以前的技术，协同软件是互联网时代的产物。

　协同软件与传统OA的区别

　　随着协同的发展，很多厂商也戴上了“协同”的帽子，有一个数据说，现在国内有五百家协同软件厂家。看来协同热也给市场带来了一些混乱，现在都说是协同，好像现在谁都能做协同软件。那么，到底什么是真协同？什么是假协同？

　　这里，我先讲一下协同软件应该具备的几个特性：

　　一是协同软件能够支持完全的移动性(无缝的网络连接)。协同软件能够支持各种网络环境，并可支持跨网络、跨地区的应用。也就是说不管在任何地方，用什么样的网络，无论是宽带还是窄带，有线还是无线，局域网还是互联网，协同软件都能实现无缝的连接，确保用户能够在各种应用情况下保持最高的工作效率。

　　二是协同软件拥有跨组织、跨系统的互通性。协同软件不是局限于企业内部的，而是形成了通用的工作模式，通过这种模式自由组合，能够实现各种跨组织、跨系统的交叉应用。

　　三是协同软件拥有良好的动态适应的能力(基于团队模型的管理)。协同软件能够基于一种团队模型，快速构造各种不同的项目管理或业务管理系统。

　　大家都知道， OA基本上是基于工作流的，OA并不是协同。另外，OA是国内的一个概念，我调查过很多国外的分析报告，都没有OA。跟美国公司一谈OA，他们的反应就是打字机、复印机等，这叫OA。国内一开始是中文打字机，后来有WPS，国内习惯叫OA。

　　传统OA作为政府和企业最早实现的提高办公效率的信息化手段，要解决的核心问题是如何提高日常的办公效率。但不论是第一代OA、第二代OA还是第三代OA产品都存在着对企业来说致命的硬伤，就是无法与企业的财务、库存、生产、销售、人力资源管理系统等业务系统挂接，并很好地协调工作，因而造成许多推进上的障碍。首先是决策层无法利用OA系统辅助决策；其次，企业基于个性化的、动态的办公需求也得不到满足；而更重要的是OA系统无法与相关企业的业务系统进行协同，从而影响了企业的营运能力。针对以上一系列的问题，众多的OA厂商和管理软件厂商推出了数不胜数的解决方案及技术，但都无法真正解决这些问题。

　　因此可以说，是否支持完全的移动性、是否能实现跨组织的互通、是否具有动态适应能力是区别协同软件与传统OA软件的三个试金石。

快鱼吃慢鱼”的时代

　　协同软件担负着比以往管理软件更多的责任，如何使管理者提高管理效率，如何让企业具备敏捷性，真正的成为一条有着更强生存和竞争能力的“快鱼”呢？

　　协同软件兴起是跟整个企业的管理模式、管理的重点，包括市场信息的状况密切相关的。企业在建立的初期，一般对管理和生产效率等方面并不会太重视。因为这个时期，企业的重点是产品，即如何生产出产品让企业尽快产生效益，也就是“产品为王”阶段。但随着企业发展到一定阶段，产品同质化会越来越高，竞争也就越来越激烈。这时候，从产品上已分不出优势，也就是“酒差不多香”。这时候大家就发现需要从管理上来提高效率，管理上如何提高效率呢？

　　过去一直兴起的ERP热，ERP是资源创造效益，也就是说如果我的资源管理能力比别人强，我就能取胜。资源包括对帐目的了解，对物流的调配，对库存的控制等等，这些指标和帐目只要清楚，这个企业管理就能发挥比较高的水平。这也是现在像ERP、CRM等等，都比较强调的，这也是现在国内业务信息化的主流。

　　但是在一个企业里面，物流现金的管理自然重要，对所有的管理流程化也是非常重要的，这一点大家都是承认的。但关键有一点，管钱、管帐总的来说还是比较容易的，因为大家都上了ERP，或者上了财务软件，这些问题理论上都应该能够解决。问题是如果大家的资源管理能力都差不多的时候，那我们的竞争靠什么？

　　最近网络时代出现之后，现在时代是“快鱼吃慢鱼”的时代，“快鱼吃慢鱼”的核心是什么？它的核心以快制动，就是说以快吃慢，这个企业其实要由资源为核心的管理转向以人为中心的管理，原来认为资源创新，现在则更加重视行动创新，你的行动比别人快，你就能取胜。帐目你清楚，我清楚，都差不多，关键是执行能力比较强，这些在很多管理的时候比较重视，其实是“以人为本”，就是说人为帐本，现在是人本，“以人为本”的管理。这是协同软件出现最大的一个背景。它区别于ERP以外很重要的标准，过去企业管理软件是比较侧重于物流资金的管理，现在更多是人的管理。

　　以前企业更重视是物流资金流，现在是“人流”，而协同软件是以人为核心的软件。这说明一点，协同软件管理的核心跟过去企业管理的核心是有区别的，更重视如何提高企业的执行能力，如何提高管理。搞管理的人都清楚，物流和资金流毕竟是死的，最难管的其实是人，企业最怕的就是变化最怕的就是人的管理。而协同软件的核心就是人的管理，这是协同软件最基本的。

实战应用

　　大连某公司的业务经理小陈到昆明出差，得知当地老同学小刘他们公司正要上一个重大项目，而这一项目正是小陈公司的业务强项。

　　机不可失，十万火急！对方的项目第二天就要开标了，小陈觉得还是值得争取一下的，于是好说歹说，让小刘在当天下午帮忙安排一个与这个项目相关人员的会议。

　　眼看离下午的会就几个小时了，小陈赶紧忙了起来。先打电话向在海南度假的公司王总作了个简单的汇报。按照王总的指示，小陈打开了随身的笔记本电脑，启动竞开协同之星(GK-Star)软件，并接上了互联网，使用GK-Star的网络会议功能立即安排了一个网络会议，把远在大连的几位同事邀请了进来，简单介绍了项目情况，王总明确要立项，并指定了由技术、市场、商务等几个部门的员工组成了项目小组，立即投入工作。

　　会后，小陈立即利用GK-Star建立了一个“协作区”，并向这个项目小组的所有成员，连同王总等领导都发出了协作区邀请。项目成员通过GK-Star收到并接受邀请后，便可以自由进出协作区，阅读、更新相关的文档、日程、联系人名片等信息，还可以随时留言，使用BBS、白板等工具进行讨论，如果大家都在的话，也可以就地举行网络会议。这相当于为这个项目建立了一个专用的虚拟办公室，可以随时随地按需建立，随时进行配置，并且，所有成员无论是从属于哪一个部门、哪一家企业、在哪一个地方、使用什么样的网络，都可以随时进入，而不必担心信息安全的问题，真正做到“天涯若比邻”。

　　协作区建完，小陈通过GK-Star里面的电子邮件系统，把小刘传来的有关项目资料放到了协作区的相应的共享文档目录里。随后，在BBS里讲述了自己对该项目的分析。差不多同时，远在大连的同事也开始了工作，在协作区里，小陈很快看到了相应参考资料、应用方案模板、竞争对手资料等，也看到了王总新的指示，小陈利用GK-Star的即时通讯功能与相关的同事进行了交流。

　　中午时分，项目方案的第一稿在协作区里出现，看来大连同事们的工作效率是很高的。小陈用GK-Star的短信功能通知了王总后，王总也连上线了，王总大概是在沙滩上开的机呢，因为他说现在使用的是GPRS无线网，网速比较慢，不能直接使用GK-Star的网络电话功能了，需要的话，让小陈用GK-Star的PC-Phone给他的手机打电话。王总看完了方案初稿后，提出了了修改意见，讨论之后，大连同事立即进入第二稿的修改工作。

　　下午，小陈单枪匹马会见小刘的公司一干人等。小陈打开电脑并连网，通过GK-Star软件查看协作区里新版本方案。

　　会议洽谈涉及技术、产品、市场、实施、竞争对手、商务等多个方面，大连成了小陈这边的大后方，负责随时收集相关的资料，并通过协作区及时传给了小陈，有些问题，小陈也通过即时通讯功能与王总进行了的沟通，而王总则通过VoIP功能完全参与了整个会议。对方的表情从开始的好奇、惊讶、满意到兴奋，一个小时后会议在愉快的氛围中结束了。

　　小陈回到旅馆后，王总决定由大家作一个会议总结，并对项目方案进行第三稿的修改。这时，小刘给小陈来了电话。小刘说今天神了，我们领导万万没有想到你们的工作效率这么高，原来以为不可能的事情，你们做到了。领导说，就凭这个效率，对和你们合作就有信心。

　　王总得知消息非常高兴，表扬了小陈的敬业精神，“协同办公带来了千万大单的入门证。”

平台的力量

　　用什么样的方法才能够让企业由“慢鱼”变成“快鱼”呢？或者说协同软件的基础是什么？最基础的部分是什么？我们说的是协同从沟通开始。前面已经提到，协同软件最重要的是管人，人的管理最最基本的、最最重要的是什么？那就是沟通。有人说，沟通是企业管理中最基础、最基本的部分，是管理的精髓、管理的灵魂。

　　但是沟通不是简单的事情，尤其是面向管理的沟通更不是简单的通讯和信息传达。在当前形势下，让沟通的管理目标，让沟通有更强的可管理性，让沟通变成更好的一种组织，其实沟通已经往深度上发展了，这个发展就是由基础的沟通可能最后转化为一个团队的协作，一个团队协作的过程，从技术手段上说是个沟通的模式，但是这个沟通是有目标的、有组织的和面向管理的。但更高级一点的沟通就是流程的管理。

　　现在国内厂商都说自己产品是协同软件，要想做好协同，沟通是起步、沟通是基础，由沟通出发，延伸到团队的协作，延伸到流程的管理，也就是说沟通其实是构架了怎么协同的一个基础的部分，这是协同的基础。要想实现对人的管理，要想实现一种实时管理，要想实现“快鱼”吃“慢鱼”，这种有效的可管理的沟通(这也是混合了一种精华的沟通)，其实这是非常重要的手段或者基础。

　　如果想变成一个“快鱼”吃“慢鱼”，不仅仅信息传达要快，更重要的一点就是要随时反应，用户、市场、产品、技术等等，有任何变化的时候，都能够随时进行变化，就是以不变应万变。要实现一种通用的管理平台，有一种通用的管理方法能够解决至少部分的问题。这就是在协同软件里面我们要解决的第一个大问题，就是如何去实现一种通用的管理平台。在实现通用管理平台，只有通用管理平台才能做到那种随机应变，或者说一种动态适应，或者柔性管理等等，这都是要求实现的通用性，通用管理。

　　每个企业管理的风格、管理的要求都不一样，管理软件很难通用，不管是SAP还是微软，他们都很深刻的理解。包括国内所有的做这个的人都知道，管理是很难走向通用的，但是很难不等于不行。最重要的一点就是要实现这个随机应变，不仅仅是要在技术上进行创新，还需要进行管理上的创新。

　　管理创新研究的结果发现了一个很重要的管理模型，这个管理模型就是团队管理。一个小企业内可能十几个人、二十个人，大企业几百人、上千人还有几万人。一个人管一万个人怎么管，这没法管。但是如果把一万个人分解成一千个团队，每一个团队平均十个人，能不能管呢？一千个团队怎么管呢？再分几个组，其实很基本的道理，在一个企业的管理里面最基本的一个概念就是分组，一层层往下分，所以就出现了所谓的组织机构，组织结构就是企业里面最最基本的自然的团队。

　　协作平台要构造一个知识平台，是基于以人为本的管理，就是说一定要以人为中心去重新组织各种应用，组织各种数据。如果利用门户的概念来理解的话，协同软件必须起到一个作用，起到一个以人为中心的桌面应用门户，这个协同软件装到机器里面，就如随身的小秘书。

　　那么怎么能够做这样一个桌面的门户呢？第一个手段就是建立一个沟通的平台，以团队的协作为核心的一些通用管理平台。第二要实现一种因果，就是如何把一些已经在用的，比如说人事管理系统、ERP系统等等，都能够结合进来，就是说应用网关的整合。第三要在自己建立的桌面门户之上，要是要有能力开发各种应用，在这上面就可以不断去追加和完善我的ERP系统，这个时候协同就会真正体现，否则的话，假如离开了办公室，我的工作模式、工作方法、工作的体验跟在办公室里不一样的话，那我的协同就不能够真正做到位的。

　　协同软件的构成，它的关键或者它的招数，其实基本是由三个方面组成。第一个方面是要以沟通为主，要有足够的沟通平台，第二需要构造一个团队协作的平台，第三个要一种应用知识的平台，这三大平台就是协同软件的三个最主要的部分，这是它的招数。但是怎么样才能保证这三招招招到位，这三点真正能够成为由慢鱼变成快鱼呢？这个要诀其实就是说保证协同真正有效的协作，其实这个要诀也就是成为鉴别真协同和假协同的标志，根据这几点来分析，这个协同是不是真正的有效率。

　　如果解决不了，这几个方法在这种情况下解决不了它的问题，那这个协同软件不能说是假的，至少要打个折扣，打个问号。所以协同软件和传统的OA和传统的管理软件最大的区别：第一，协同软件要支持一种完全的移动性，要满足我们的用户走出办公室这样的一个效果和目标，这是第一个。第二，这个系统必须实验跨组织、跨系统的一种互通性。第三，必须实现一种动态适应的能力，要实现一种属于柔性管理的能力，要能够实现一种跟刚性管理相结合的能力。最后一个，协同软件因为要实现前面的三个方面，所以协同软件比一般的ERP、CRM、OA等更加强调它的安全性、可管理性和系统操作性。

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