为了实现ERP项目应该给企业带来的价值,企业在ERP项目的选型阶段会花费很大的注意力去选择成熟、标准化的ERP软件产品。通常认为:标准化的ERP软件产品应该是蕴含着丰富的先进管理思想和方法,比如说
那么采用了标准化的ERP软件产品是否就能够解决企业急需解决的管理问题、满足企业的管理需求呢?前十几年国内一些企业的ERP项目,选择的大多是国际上公认的ERP软件产品,不仅没有获得想像中的良好效果,还或多或少地增加了企业的管理成本,说明了ERP项目中只有足够好的软件产品是不够的。事实上也是这样,ERP软件产品所体现的先进管理思想和管理理念,参照的多是一流企业的业务管理模型,也就是比较理想的业务管理环境,而国内企业的现状是相对较弱的管理基础,如果直接用ERP软件的具体功能对应企业的管理环节,用最常见、或者说是最理想的管理逻辑硬套企业的业务处理流程,自然就会频频出现"好的软件未必有好的应用效果"的情况。我们来看一个例子。
国内一家老国企转制的机械设备制造企业A,其生产组织方式是全部按订单生产、按订单销售,企业内的机加工设备齐全,除了不太多的标准件需要采购、锻铸件需要外协加工外,大多数的零组件都是自制件。其经营
因为A企业这种存货量的问题,很容易地会使ERP软件技术人员认为:按照MRP的原理,通过按订单下生产计划,进而做物料需求计划(MRP)运算,可以得到准确的原材料和外购零部件的采购计划,而且ERP软件会考虑库存、在途、在制等因素,可以使积压的原材料逐步消化、未来的原材料不会造成新的积压,也就应该可以解决积压和短缺并存的问题。其他的类似问题也可以通过ERP软件功能的实现得到解决和改善。如果对于一个新开办的企业,而且其他基础工作也够理想的话,这样的推理是可以成立的。但事实上,就A企业来说,"应该"发生的事情却没有发生!物料短缺的情况是有了一些改善,但积压的情况依然严重,而且有新的积压产生!同一种原材料在仓库里明明有积压,但新的采购计划依然下达;因变更引起的在制物品物料,是继续加工转移到新的订单、还是退料入库,以避免新的订单产生新的采购?甚至连最基本的"原材料与外构件进厂时间的信息共享问题"(A企业管理人员的原话)都没有解决!
原来,软件的实施人员没有针对原来存在的物品物料编码名称混乱、库存帐实不符、原材料半成品和零部件入出库管理不严等问题给出理想的解决方案。化了100多万购买的软件替代的只是采购、销售、库管等业务环节的手工帐,提高的只是库存物品物料的统计和查询效率。原来按设计图纸进行料品分类、按台套计划进行需求计算的手工计划帐依然使用(后自己开发一套软件实现)。A企业的ERP项目不仅没有解决和改善原有的管理问题,反而增加了管理成本。
这家企业在今年初开始了ERP项目的第二次选型。
我们再来看一个案例。
广东的一家民营企业B,其产品是专用机械,多出口欧美国家。据企业的信息主管介绍,在实施ERP-U8之前,手工计算的生产计划、采购计划和外协加工计划不太准确,仓库的原材料积压和短缺并存;生产车间管理混乱,生产管理人员不能掌控生产状况,造成销售订单总是不能按时按量地交货;车间工人的实际工时统计和核对非常困难,严重影响计件工资的计算;等等。实施人员经过细致的企业现场调研和分析,发现这家企业的基础管理比较薄弱:原材料和零部件没有一个严格的编码体系支持;相当一部分产品没有完整、准确的结构数据和工艺文件,同一产品在计划下达后的多次变更没有完整的记录;材料仓的开料和领用很难准确计算和跟踪;工序与工序之间移转的合格品和工废品、料废品都没有完整的记录,导致在产成品总装时经常发现缺件;当预测订单与正式销售同时存在时经常出现产成品多生产或少生产的情况;等等。
所以,重视企业的现状、按需实施软件,才能保证企业ERP项目的价值实现。
按需实施,难的是对企业需求的理解,以及针对需求的有效的解决方案。再来看一个例子。企业C是以生产扳金加工件为主
这就是按需实施!
所谓按需实施,就是发掘企业真正的信息化管理需求,将ERP软件所体现的先进管理理念与企业的管理需求进行配比,根据差异性对企业的基础数据、基本管理要素和主要业务流程进行规范、梳理和优化,并用ERP软件来实现和固化适合于企业的管理模式的过程。
什么是企业真正的信息化管理需求呢?企业很多的显性需求是企业在经营管理过程碰到的难题,这些难题通常会是由一线管理人员或岗位人员提出的,比如存货量大、计划和采购对实际需求的放大、编码和名称不一致引起的误采误领、被动收货、变更处理不当、生产交货压力太大等。如果企业的ERP项目仅仅为了解决这些显性的问题,或者企业只关注这些局部的问题,那就是前几年经常出现的开发一个仓库管理程序、购买一个生产计划和物料计算系统,或者现在经常出现的以软件功能齐全与否、软件产品与企业具体问题匹配程度来选择ERP软件产品,而忽视了更重要的"是否能很好地理解企业需求、是否能有效地组织实施"等要素,极容易出现新的"信息孤岛"现象,企业A就是这样的教训。实际上企业还有更深入的管理需求,例如"如何才能消除产生问题的原因"等,这样的需求是隐性的。笔者碰到不少的企业高层领导,其真正的需求是希望引进被一流企业证明是有效的先进管理思想和方法,不仅解决本企业碰到的具体业务管理问题,而且要全面地提高企业管理的效率,通常也不希望这样的过程对企业产生不可预期的不良影响。企业和ERP软件产品供应商都应该认识到:ERP项目的实施应该考虑显性的需求,更应该分析和理解更高层次上的隐性需求,从"提高管理水平、提升整体效率"这样的大需求出发,才能避免陷入局部的"需求泥潭",也才是名副其实的"按需实施"。
按需实施不仅包含了以上阐述中所表达的流程优化(管理咨询)、功能实现(软件服务)的内容,还应该包含多层次培训(知识转移)的内容。"在提升企业管理水平的同时改变企业员工的观念"、"用先进的管理理念规范企业管理行为"、"通过ERP项目培养锻炼符合企业战略发展需求的队伍"等等,也是很多企业高层领导的强烈需求。所以在ERP软件实施的过程中还应该针对高层领导、中层管理干部、岗位操作人员、系统管理人员等不同层次,制定不同内容的培训计划,把ERP项目中所涉及到的管理思想和理念、工具和模型的运用、软件功能操作、数据和系统维护等,通过项目的进展逐步成为企业管理人员和岗位人员的技能。这也是ERP项目能持续为企业带来价值的重要保证。
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