总分类账的设置与登记

总分类账是按总分类账户分类登记全部经济业务的账簿。在总分类账中，应按照总账会计科目的编码顺序分别开设账户，由于总分类账一般都采用订本式账簿，因此应事先为每一个账户预留若干账页。总分类账不仅能够全面、总括地反映经济业务情况，并为会计报表的编制提供资料，同时也对其所属的各明细账起控制作用，因此任何单位都必须设置总分类账。

在手工记账方式下，总分类账的格式因采用的会计核算组织形式不同而各异，一般有三栏式和多栏式两种。在会计电算化下，除可以采用与手工记账方式相同的账页格式外，还可采用棋盘式。

一、三栏式总分类账的设置

在总分类账根据记账凭证逐日逐笔进行登记时，其账页格式选用三栏式。采用三栏式时，要求按照每一账户开设借方、贷方和余额三个栏次，一个账户占用一张或几张账页。三栏式总账根据其是否提供对应科目信息，又可分为普通三栏式和反映对方科目的三栏式。

1、普通三栏式。在账页中设有借方、贷方和余额三个金额栏。

2、反映对方科目的三栏式总账

反映对方科目的三栏式总账，除在账页中设置借方、贷方和余额三个金额栏外，还分别在借方和贷方栏下设有对方科目栏，以便直接从总账中了解经济业务的来龙去脉。

二、多栏式总分类账的设置

多栏式总分类账，是把序时账簿和总分类账簿结合在一起，变成了一种联合账簿，通常称为日记总账，它具有序时账簿和分类账簿的双重作用。采用这种总分类账簿，可以不再设置现金和银行存款日记账，减少了记账的工作量，提高了会计工作的效率，并能较全面地反映企业资金运动的情况，便于分析经济活动情况。它适用于经济业务较少或规模较小的单位。由于多栏式总账将全部总账账户放在一张账页中进行登记，使账页篇幅较大，不便于登记和保管，不过采用计算机记账的单位较适用。

三、棋盘式总分类账的设置

棋盘式总分类账是利用矩阵的原理在一张账页上，以横栏表示借方科目，以竖栏表示贷方科目，以借贷（横竖）交叉点上反映某一笔经济业务账户的对应关系和金额，来记录某一时期内全部经济业务的账簿。

四、总分类账的登记方法

总分类账可以根据记账凭证逐日逐笔登记；也可以将一定时期的记账凭证汇总编制成“汇总记账凭证”或“科目汇总表”（或“记账凭证汇总表”），再据以登记总账；还可以直接根据多栏式现金和银行存款日记账登记总账。采用哪种方法登记总账，取决于企业所采用的会计核算组织形式。详细内容将在第八章会计核算组织形式一章介绍。但不论采用哪种方法登记总账，每月都应将本月发生的经济业务全部登记入账，并于月份终了结算出每个账户的本期借贷方发生额及其余额，与所属明细账余额的合计数核对相符后，作为编制会计报表的主要依据。

总分类账账页中各栏目的登记方法如下：

1、日期栏：在逐日逐笔登记总账的方式下，填写业务发生的具体日期，即记账凭证的日期；在汇总登记总账的方式下，填写汇总凭证的日期。

2、凭证字、号栏：填写登记总账所依据的凭证的字和号。在依据记账凭证登记总账情况下，填写记账凭证的字、号；在依据科目汇总表情况下，填写“科汇”字及其编号；在依据汇总记账凭证登记总账的情况下，填写“现（银）汇收”字及其编号、“现（银）汇付”字及其编号和“汇转”字及其编号；在依据多栏式日记账登记总账的情况下，可填写日记账的简称，如现金收入日记账可缩写为“现收账”，现金支出日记账可缩写为“现支账”，银行存款多栏式日记账的缩写方法同现金多栏式日记账的缩写方法。

3、摘要栏：填写所依据的凭证的简要内容。对于依据记账凭证登记总账的单位，应与记账凭证中的摘要内容一致；对于依据科目汇总表登记总账的单位，应填写“某月科目汇总表”或“某月某日的科目汇总表”字样；对于依据汇总记账凭证登记总账的单位，应填写每一张汇总记账凭证的汇总依据，即是依据第几号记账凭证至第几号记账凭证而来的；对于依据多栏式日记账登记总账的单位，应填写日记账的详细名称。

4、对方科目栏：填写与总账账户发生对应关系的总账账户的名称。

5、借、贷方金额栏：填写所依据的凭证上记载的各总账账户的借方或贷方发生额。

6、借或贷栏：登记余额的方向，如余额在借方，则写“借”字；如余额在贷方，则写“贷”字。如果期末余额为零，则在“借或贷”栏写“平”字，并在“余额”栏的中间划一“ ”符号。

棋盘式总分类账主要是根据汇总记账凭证填入本期这两个对应科目发生额合计数。登记科目时，先填入资产类科目，再填入负债及所有者权益类科目.也可以按发生业务的先后顺序填写科目。月末结账时，资产类科目的余额填写在横栏内，负债及所有者权益类科目的余额填写在竖栏内。

资产类科目的余额的计算，从棋盘式总分类账簿上看，是从横栏某资产类科目，找到它的期初余额和本期借方发生额，相加之后，减去该科目竖栏的贷方本期发生额，得出的数字则是该科目的期末借方余额。即：

期初借方余额+本期借方发生额－本期贷方发生额=期末借方余额

负债及所有者权益类科目的余额的计算，从棋盘式总分类账簿上看，是从竖栏某负债及所有者权益类科目，找到它的期初余额和本期贷方发生额，相加之后，减去该科目横栏的借方本期发生额，得出的数字则是该科目的期末贷方余额。即：

期初贷方余额+本期贷方发生额－本期借方发生额=期末贷方余额

棋盘式总分类账登账较繁琐且工作量很大，手工记账一般不予采用。而随着电子计算机在会计上的广泛应用，棋盘式总分类账也被广泛地得到利用。它能够清楚地反映出账户的对应关系并便于编制资产负债表。

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