人件 人月神话_让人高兴的会议：神话还是魔力？

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人们倾向于关注会议准备工作的技术要素：设定目标，制定议程，选择地点和持续时间，选择利益相关者，明确时间表等。 但是，如果您希望人们参加一个可以充分参与的会议，那么建立信任也是至关重要的。 如果您需要人们参加会议，那么您可能期望人们准备好分享他们的创造力，解决问题和创新的想法。

所有这些事情都需要冒险-风险迫使人们变得脆弱。 因此，信任是使任何人有意义地参与会议的基础。 但是信任不是单方面的。 如果您认为人们“信任您或不信任您”，那么您就失去了重要的机会来帮助人们随意携带他们参加会议所需的一切。

让我们看一下开放的领导人准备在会议之前评估和建立信任级别时可以问自己的七个问题。 您能够做到的程度可能会影响会议的建设性参与或破坏会议的建设性参与。

1.你是真的吗？

参与始于人们对自信的需求。 首先，他们会想知道他们要参加的会议正是您告诉他们要参加的会议。 他们希望能够以面值的价格依靠并接受您陈述的会议理由，目标等的准确性，知道您不是有意欺骗或诱捕任何人，也不隐瞒重要信息。他们。

当人们可以信任您的真实性，并且知道您已经完全分享了他们正在进入的内容时，他们可以进行相应的准备。 盲人可能不愿参加相同深度的活动。

2.您安全吗？

没有什么比进入伏击的恐惧更令人生畏的了。 当人们怀疑自己的输入是否会导致某人被丢下公共汽车时，或更糟糕的是，当人们担心解决问题或集思广益的讨论会变成狗屁或怪罪时，您可以打赌，唯一会感到兴奋的人参与的人是喜欢辱骂的人，称其为“合作”。 与开源社区中的某些人似乎相反，故意使用苛刻的，贬低的“反馈”表达不会产生最高质量的输出。

哪些球队将最终反而是一个不成文的规定，最压抑的声音总是赢; 当拥有这些创意的人感到不安全时，其他创意就会被扼杀。 除了享受激烈交流的宣泄的人以外，当人们不担心自己会在此过程中受到人身攻击或公开羞辱时，就会对真正的反馈持开放态度。 为了最大程度地参与会议，请在小组中设定明确的期望，以使坦率和透明与加强沟通和行为准则之间取得平衡，以促进信心而非恐吓。

当人们可以信任您在协作和思想共享过程中建模并增强减少威胁的行为时，您就为真正的思想精英创造了空间。

3.您是否一致？

领导者或决策者可以给利益相关者的最大礼物之一就是清晰的一致性。 一致性使人们可以就任何给定会议的可能性范围获得某种程度的清晰度，并且可以帮助他们进行相应的计划。

当人们可以相信您的言行举止具有清晰，可靠的模式时，他们可以对参与过程中的角色有更清晰的认识。

即使人们不喜欢您的可预测行为，他们也可以学会根据自己知道您会说或做的事情来承担自己的责任。 另外，在您缺席的情况下，您始终如一的行为仍然可以使他们参与决策，从而可以自信地预测您的一般想法和React。

当人们可以相信您的言行举止具有清晰，可靠的模式时，他们可以对参与过程中的角色有更清晰的认识。

4.他们可以依靠你吗？

与一致性有关的一点是您作为言行一致的声誉。 我在组织中为无数次决策会议提供了便利，这些会议的开头是一个问题：“这将是我们进行所有辛勤工作并提出可行解决方案的会议中的另一次，然后将要发挥的力量只做他们想做的事？” 过去的失败会破坏人们重新尝试参与的动机。 如果存在不可靠的跟进和无效承诺的历史（无论您是否处于承诺的核心），请事先确认人们的失败并与他们讨论将采取哪些措施来保持与此相关的当前承诺新会议。

当人们相信您的话可以兑现与会议投资相关的承诺时，即使过去其他人未能兑现，他们通常也可以给该流程带来另一个机会。

5.你知道你的东西吗？

仅仅具有主持会议和讨论职责的技能和专业知识是不够的。 你需要认识你的人。 领导者不熟悉小组的历史，触发措辞，社交线索，行为规范和共同价值观的会议将很难确保您（和其他人）与文化期望保持一致。 主持会议的人认为自己的无能可能是立即参与的杀手。

当人们相信您知道自己在做什么时，他们可以放松身心并专注于自己在会议中的职责。

如果您是该小组的新手，则在会议之前（或作为开幕会议），让人们帮助您（无论是个人还是小组）赶上发现讨论，并请他们帮助您了解共享的故事，价值观，历史记录，规范等，以及您需要掌握的任何细微技巧或知识，以促进有效的讨论。

当人们可以相信您知道自己在做什么时，他们可以放松并专注于自己在会议中的职责 。

6.责任不大吗？

对于复杂或大规模的项目，事情很容易掉入裂缝。 与您一起工作的人很可能已经是重击手，他们已经想做好工作，但是必须为整个团队的成功承担最终责任。 我不是在谈论最终的“错误”或“责备”，以防万一出了问题（我们需要解决方案，而不是人类的目标）。 我说的是所有权。 某人需要承担个人责任，以帮助建立成功的任务/项目/团队，并拥有在开始陷入困境时需要承担的任何主动性。 如果您拥有所有权，那么您将承担与利益相关者进行全面主动合作的责任。 您的言行将使您和其他所有人保持最高水准。

当人们可以相信您承担着帮助他们成功的个人责任和主人翁精神时，他们为保护自我而付出的精神和情感能量“以防万一您丢下球”可以被转移到支持自己的贡献上。

7.人们是否相信您的意图是提供帮助？

这是信任的关键。

如果人们可以感觉到您确实在尝试正确地做事，那么他们可以处理很多事情，例如不一致或不稳定的行为，愚蠢的言语React，缺乏跟进，甚至缺乏知识或所有权。 值得花时间与人们建立联系，超越您对他们的需求，对他们作为人的身份以及他们生活中发生的事情产生真正的兴趣。 除了良好的人际协议外，这还不错。

当人们倾向于相信您的言行是为了帮助而不是伤害他们时，他们将更有可能解释和应对您的失败，以尽可能地激发他们的动机，这通常意味着他们会与您互动以帮助您即使他们对您的行为感到沮丧或生气，也可以通过它们进行工作。

底线？ 信任是参与，会议和生活开始的地方。 了解信任的多个方面，使我们有机会进行对话，这可以帮助我们在缺少会议的任何地方建立信任，然后再在会议中需要它。

例如，当我们允许某人告诉我们：“我相信您的意思很好，但是我还不相信您在这项技能上的能力”或“我相信您的专业知识，我知道您打算按照您的意愿去做，但是我发现您对一小时内可以完成的事情的乐观超出了现实，因此，尽管您心地善良，但我目前无法信任您的可靠性。”我们有机会指出我们需要加强哪些领域的信任。 在回答此类问题时会提出以下问题：“您需要我什么才能在这个领域赢得您对我的信任？” 然后跟进以跟踪您的进度也可以加深其他人对您做好事的意图的理解。

坚持下去！ 随着时间的流逝，信任和参与度都将增长。

本文是《 开放组织负责人手册》项目的一部分。

翻译自: https://opensource.com/open-organization/18/8/7-questions-engaged-meetings

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