提升工作效率五步走之前两步 2016-09-18 思佳真探

我03年毕业，工作也有13年了，也算个老司机了。中秋节那天，我找隔壁老王喝酒，我就问他，怎样工作才更有效率呢?老王趁着还没有喝多瞎逼逼，和我聊了如何迅速提升职场的工作效率，我挺佩服老王的牛逼，于是给老王点了串烤羊鞭！
老王问我，领导安排你工作的时候，你一般怎么做？我说这还不容易吗？人家毕竟也是职场老油条了吗，先制定方案，再严格执行呗！老王让我把酒倒满，我端着满满的大扎啤杯，听着老王说，你才做到了其中2步，而且做的还不一定正确。你先把酒干了，我再告诉你，还有3步。我眼睛盯着老王，心里默默念了十几遍：你这个贱人！但我为了给大家套干货，哥还是干了！所有看到这篇文章的，你们都欠我一杯酒，而且必须是扎啤杯！
老王说在你制定方案之前少了一步叫做挖掘需求，在制定方案和执行之间还有一步叫做提请决策，在执行之后还得再多做一步叫做总结复盘。
我念叨着，那就是五步了：第一步叫挖掘需求，第二步叫制定方案，第三步叫提请决策，第四步叫精细执行，第五步叫总结复盘。于是，我又要了六瓶啤酒，老王把这五步说完，估计得喝到天亮。
第一步：挖掘需求
老王说有一次让小王在现有的ERP系统里做一个功能，就是要把现在的商品信息，通过淘宝接口自动同步给淘宝。用户在淘宝平台下订单以后，也会自动发送到现有的ERP系统中，进入现有的订单处理流程。这个功能需求已经讲非常透明了，就是和淘宝做一个接口，而且淘宝的API体系非常的成熟。只在ERP里做一个功能，很容易，以小王的能力，估计半个月就可以接好。但小王突然反问了一句老王：你为什么要做这个？老王告诉小王，我们公司新成立了一个三方平台营销部门，为了提高公司的销售额，专门在天猫上开了个旗舰店。我们有五万多个商品，人工录到淘宝后台实在太变态。订单也不少。所以，希望和我们后台的ERP打通，实现系统化的统一管理。而且后面很可能还会在京东、国美、苏宁、一号店、当当网这些平台上陆续开店，就是为了在打开这些知名电商的销售渠道。

到时，我们技术部门要全力的配合他们，小王认真地听老王说完他的需求。

 

这才是领导的真正需求。如果小王不反问老王为什么要做这个，小王也许只是在ERP系统里做个功能。但小王挖掘出更多的需求后，小王决定做一个ERP系统上游做一个独于ERP的多平台销售管理系统。后来证明，小王的这个决定是正确的。半年之内，新成立的在线三方平台销售部，成功在25家电商平台开店，总共在销有100万个商品，每天2万单，年销售额在15亿人民币。你们在平时的工作中，真的尽力挖掘领导的需求了吗？做任何一件事情之前，你一定要了解这个事情的需求是什么，关键点在哪里。

你如果不了解发出者的需求，做再多的工作，可能都是无用功。

 

小王为毛会反问老王？因为小王知道换位思考，此刻他特别想知道老王为什么要做这个？如果你始终是站在自己的角度去挖掘需求的话，对不起，你永远挖掘不到真实的需求。你只有站在对方的角度去考虑问题，你才能够感同身受，才能用同理心的方式去了解到他真实的用意是什么，这个时候你挖掘的需求是最有价值的。

这叫做换位思考。

 

小王在反问老王的时候，说你为什么要做这个，而不是公司为什么要做这个？因为他想找出老王的期望，而不是公司的期望。公司的期望总是那么冠冕堂皇，没球用。个人的期望有时候是隐藏在海平面以下的，需要用你敏锐的情商和精准的问题去揣摩到他的真实用意，这个需求往往是比较难挖掘的。老王说只需要两个关键且常用的问题，就可以迅速找到对方的期望。第一个问题，你为什么要做这个事情？小王用的就是这招。第二个问题，就是你想通过这个事情达到什么样的效果？我们精准的目标是什么？

这叫做找出期望。

 

小王为什么能够认真地没有打断老王说的话？有些人在领导刚说一句话，他就好像肚里的蛔虫一样，明白了领导所有的需求，就喋喋不休、滔滔不绝地说个没完，问领导：你是不是这个意思？老王说这种人就是傻X！在挖掘需求的时候千万不要犯这种低级错误。每一个挖掘需求的过程，你只负责问问题，不需要去解释，也不需要去打圆场，只需要认认真真地倾听做好笔记，做好你的肢体语言，不要随随便便地打岔，然后在整个的挖掘过程当中，有一些不确定的问题，要通过问题不断地去确认它。

这叫做学会倾听。

 

你记住了吗？

挖掘需求有三个关键词，分别是换位思考、找出期望和学会倾听。

 

第二步：制定方案

 

小王把老王挖干后，就开始研究什么样的系统可以满足老王的需求呢？他给自己制定了几个目标，分别是：

1. 这个系统至少可以接入1000家平台。

2. 每接一个平台所需要的技术支持时间不会超过1个星期。

3. 要能支撑每天50万订单。

4. 要让所有平台的库存时时同步。

 

然后小王根据这些目标，找了J,Q,K,A这四个大牛，分别负责业务拆分架构、大数据高并发处理、实时计算处理和平台对接标准体系。

小王和JQKA他们反复5次头脑风暴后，定于下周一正式立项，并且最晚在11月中旬提测，明年元旦后上线，一共开发4个月。由于时间紧任务重，小王最终决定，这次系统采用变态的封闭开发，在北京香山附近，花8万块租了三个月的别墅。然后通过scrum敏捷开发，分别成立四个开发组，一共需要20个人，每个组4~7个人。

同时制定了一套详细的开发进度计划，每个人的开发任务排的满满的，其中有四个周末还要加班。

 

如果挖掘需求是一个技术活，那制定方案就是一个工具类的活。

老王送了我两把大宝剑，下面给大家传授2种制定方案时所需的内功心法。

 

心法一：5W2H5W分别是Why、What、Who、When和Where。

2H分别是How，和How much。

 

Why

就是我们为什么要做这件事情，小王在第一步挖掘需求的时候，已经得到了答案。

What

就是说我们做这项工作的内容或者是达成的目标是什么？而且是明确的目标和内容。让我们再看看小王定的目标：这个系统至少可以接入1000家平台，每接一个平台所需要的技术支持时间不会超过1个星期，要能支撑每天50万订单，要让所有平台的库存时时同步。

Who

谁来参加这项工作。小王在前期的设计阶段，指定了J、Q、K、A参与整个头脑风景过程。

When

在什么时间开始并结束这项工作。小王要求下周一正式立项，该系统最晚在11月中旬提测，明年元旦后上线，一共开发4个月。

Where

指的就是工作地点。在北京香山附近租了三个月的别墅。

How

就是用什么方法去完成这项工作。这次系统采用封闭开发和scrum敏捷开发。

How much

就是我们通常说的你的预算，或者是你做这项工作的成本是什么，你要简单地罗列出来做一个汇总，让你的决策者能够一眼看到我们所付出的代价是什么。小王给出的是20个人开发4个月，还有4个周末要加班，而且还要花8万块租一个别墅，投入成本大概是248万。

 

老王说只要在做方案的时候，考虑到5个W和2个H，这个方案就差不了。如果你在心法一的基础上还能考虑到心法二，那就更牛逼了。

 

心法二：SMART（大部分人都听过，已经提出快60年了，但仍然非常有效）

S-M-A-R-T，那这五个方面分别代表了我们目标制定的五个原则。

 

第一个S代表具体

就是说我们做任何的目标制定当中，你的目标制定一定要具体，不能笼统。看看小王定的具体目标：1000家平台、不超过1个星期，每天50万订单，库存时时同步。

第二个M叫可衡量

我们任何一个目标最后能不能达成一定要能够衡量，一定要能够评估它。比如说我们要做一个个人目标，说明年我要多带父母出去走一走，我要多陪陪孩子，你看这种目标听起来也没错，也挺好啊，但是它不可衡量。那把它变成可衡量的目标是什么呢？就是比如说我每个月至少要回父母家吃四次饭，比如说我每周一定要抽出一天的时间陪孩子锻炼身体或者是做功课。你看这就是可以衡量的。

第三个A就是可实现的

我们很多人制定目标的时候都是不切实际，好高骛远，那这个A就是要求你在制定目标的时候一定是可达成的、可实现的。如果小王定的目标是系统每天可以支撑5个亿的订单量，以小王目前的水平，是根本不能实现的。

第四个R代表相关性

指你这项工作和你工作的内容和职责是紧密相关的。小王定的所有目标，都是在他能力范围内可以驾驭的。

最后一个T，就是要有时间限制。

 

SMART原则是我们在整个的职场当中，制定所有的工作的目标必备的一个工具，任何一个人在写什么工作周报、月度计划、年度总结的时候，都可以利用这个SMART原则。

 

制定方案时，如果有心法相助，便可事半功倍。讲到这里，老王喝了六瓶燕京纯生了，眼睛和舌头有点直了。我怕他后面几步开始瞎逼逼，所以明天再找老王聊后面三步吧，提请决策、精细执行和总结复盘。

 

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