读书笔记摘自：《Google工作整理术》

最新推荐文章于 2023-03-10 11:11:43 发布

dkjkls

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读书笔记摘自：《Google工作整理术》（作者: 【美】道格拉斯·梅里尔【美】詹姆斯·马丁）

前言

通过研究我发现，人们教授数学以及其他学科的方式与我们大脑的实际运行机制相去甚远。

事实上，按照大脑的运行方式来看，我们这个世界上绝大多数的组织结构方式都是错误的，这就导致有序组织变得极其困难。

从一项任务转向另一项任务，会把短期记忆中的既有内容排挤出去，也会让事情更加复杂。人的大脑根本就不能同时应付多项任务，原因之一就在这里。

我们对人的大脑和社会结构的认识方式与它们的实际运行机制之间存在严重脱节，再加上层出不穷的信息时时分散着我们的注意力，这是我们如今处于紊乱无序状态的关键问题。

紊乱无序让你感到重重压力，重重压力让你举措失当，举措失当让你承受更大的压力，更大的压力让你更加失误连连。这真是“恶性循环”的一个完美定义。

第1章鸡尾酒会与麦片：探索我们的大脑

假如我们不会忘记，那么所有这些无关紧要的信息都会留存在脑子里，这会使得我们更难想起重要的内容。

在准确回忆事件方面，大脑的表现也很糟糕，这和做出逻辑决定的方式有关。

大脑还有一种把不同记忆混合起来的倾向。

不过，我们可以学习掌握一些存储及处理信息的策略，让脑力消耗降到最低程度。这就是我关于有序组织的第一原理：为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。

规则意味着去约束你，而原理只是我给你提出的新观念、新选项、新手段，以便让你设计出适合自己的进行有效组织的系统方法。

体验“鸡尾酒会效应”

鸡尾酒会效应为有关注意力的一个最为奇妙的事实真相贴上了标签：在任何特定时刻，你的大脑中暂存的内容比你实际意识到的内容多出很多。

那些真正需要我们予以关注的信息才是重要或者有意义的。其余的不过都是鸡尾酒会上的背景杂音。

在我们注意到某事之后，它就进入了短期记忆。一旦进入了短期记忆，我们就能判定它对我们是否有意义，我们是否需要加以处理。短期记忆的目的是让材料保存的时间持续几秒钟或几分钟（这种记忆因此而得名）。通常情况下，短期记忆接收的信息都会被丢弃。

短期记忆无法保存9条以上的信息，由此引出了很多有关组织管理的著作所倡导的一条准则，也是我关于有序组织的第二原理：让信息尽可能快地离开大脑。如果你不这样，短期记忆就会超载，你就会忘记想要记住的内容。

有必要从大脑当中移除那些无用的信息，从而让你集中精力于重要的事情。

为什么不能同时执行多重任务

当你执行多重任务时，你就是在妨碍大脑把信息存入短期记忆的努力——这个进程很脆弱，很难从头重来。信息如果不能进入短期记忆，以后你就想不起来。

在很多情况下，多重任务——尤其是在你力图完成两项截然不同的任务，而每项任务又都需要思考和注意力的时候——会使得信息难以编码进入长期记忆。这就引出了我有关有序组织的第三原理：多重任务通常会让你降低效率。

会议上开着笔记本电脑，实际上会降低工作效率，这一点明确之后，Google公司召开的一些会议明确规定“禁带电脑”。

多重任务也可能让你付出高昂的代价。

从短期记忆转入长期记忆

你会利用认知科学所说的“编码”（encoding）过程，把这条信息从短期记忆转入长期记忆。

“编码”这个术语意味着有些东西要从一种形式转变成另一种形式。

认知学者把这个过程称为“复诵”。通过复诵号码，你把它从短期记忆编码为长期记忆。

你能想起整串号码，这没有问题，可是，要从号码序列中挑出单个数字，你或许无法轻松记起。

当你复诵电话号码时，那是一串单独数字的组合。一旦完成编码，整个号码就变成了一件事，不再由独立的单位组成。

这就是有关编码的关键：如果思绪纷乱，你根本就无法编码信息。

用故事帮助记忆

由于受大脑对数据编码和记忆方式的影响，识别要比回忆轻松得多。

很不幸，我们的生活大多都是围绕记忆来组织安排的，现实生活中没有那么多的多选题可做。

“故事”这个词是关键。我们更容易记住的不是事实本身，而是作为故事要素的事实。

根据定义，有序组织需要把零散信息按照有用的顺序存放起来。而给这些信息排序则要求将其编码，并能准确地回忆起来。大脑想要回忆起来的信息不是支离破碎的点点滴滴，而是一个一个的故事。这样一来，对于更好的有序组织而言，找到把事实融入故事的方式就是至关重要的。

由此引出了我关于有序组织的第四原理：利用故事去记忆。

在谈话过程中穿插一些经过深思熟虑的事实会强化你的论证，阐明你的主旨和要点。

故事给出了信息内涵的细节碎片，这就让我更容易回忆起来。

利用故事去记忆，在对数据编码之前，故事可以帮你回忆起以后要用到的信息。

只要你去想，就可以把一个故事跟任何事情联系起来。

故事中的上下文语境

他们观察棋盘的时候，看到的不是车、卒、马等的简单集合，而是看到了有关棋路的一个故事，正是这些棋路把棋子置于相应位置上。

失去了故事的帮助，高手和新手采用一样的策略，高手的表现并不比新手更好，自然就不足为奇了。

面对多项选择，如何做出决策

面对太多选择的时候，不管是什么，我们经常倾向于选择最熟悉的东西。

当新的选择出现时，我们倾向于质疑最初的选择。

逐一看看每个选项，你就可以避免一次面对太多选择时让大脑承受很大的负担。你也会在最能实现渴求结果的选择上仔细斟酌。
顺便说一句，在你周围有决策风格、知识背景、技能技巧、生活经验迥然不同的人，这是十分重要的。多样性会让你和你的同事在实现目标的过程中更有可能出类拔萃。

人们为何墨守成规

你可以看到，我们的大脑是十分伟大的，但是大脑存在的局限也是非常巨大的。为什么说开发出系统组织方法以弥补大脑的局限性会如此重要，原因就在这里。

在每个岗位的需求瞬息万变、可能性层出不穷的当今世界，充分利用最佳工具——无论是纸质的还是数码的。

你一定要知道的

在有序组织的过程中，大脑是我们面临的最大挑战之一。在记忆零散信息、执行多重任务以及做出决定方面，大脑都不称职。不过，有办法可以绕开大脑的这些局限性。
由于大脑经常与我们作对，因而理解它的运行方式大有裨益。有了这种理解，在努力提高组织技巧的时候，就可以为我们提供指导，也能帮助我们设计出相应的系统方法，让大脑配合而不是反制我们的工作。
在任一时刻，你的大脑中暂存的信息都比你真正意识到的信息多出很多。一般而言，只有那些跟我们有关的信息才会进入我们的意识。
在我们注意到某事之后，它会进入我们的短期记忆。一旦进入了短期记忆，我们就可以判断它是否有意义，以及我们有无必要加以处理。
为记住某事，你得把它从短期记忆转入长期记忆。这个过程称为“编码”。
对某事编码的最佳方式是将其与故事挂钩。记故事要比记事实容易得多。
以故事助记忆，在对零散数据编码之前，想想你打算如何处理这些数据。
选择你要记住的内容，避免无谓地浪费脑力。

第2章我是上班一族：让朝九晚五的工作和生活不再混乱

我们生活在悬崖边，没有让自己从峭壁返回的空间。说轻点，我们有种紊乱感；说重些，我们会有挫败感。

我们的结构安排没有按照能够真正满足我们当今需要的方式来组织，因而我们的大脑不堪重负。我们几乎没有多余的心力应付意料之外的事情，我们苦苦挣扎，压力重重。

朝九晚五工作日的陷阱

泰勒的理论具有革命性。效率变成了产业界的新教义，泰勒就是主教。在各种各样的公司企业里，都有一种追求一致性的驱动力，因为变动被看作效率的大敌。科学管理因其创立者之名被称为“泰勒主义”，后来传遍整个工业世界。

工业革命带来了泰勒主义，泰勒主义带来了生产线，生产线带来了朝九晚五的工作日和40小时的工作周。

世界经济实现全球一体化，这也开始动摇朝九晚五工作制的基石。

让我提出关于有序组织的第五原理：仅仅因为一直都按照某种特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做。

暑假的困境

这却是绝大多数美国学校每年都为学生所做的制度安排，这个时间叫作“暑假”，这是组织结构与当今世界相抵触的又一例证。

交通拥堵，汽车蜗行

几乎没有哪项技术进步对我们这个社会产生的影响会比汽车更大。而汽车以及由此带来的不为人们注意的社会结构，高居我所开列的当今世界诸般错误的清单之上。

提出“步行公交”构想，是为了抵制三种不利社会趋势：交通拥堵、二氧化碳排放量过多、儿童肥胖，而每种趋势起码都可以部分地追溯到汽车这个源头。

人们怎样才能齐心协力地解决技术进步无可避免地造成的问题，这是一个经典实例。

从前，知识就是力量

印刷文字以我们无法预料的方式改变了人类社会。

随着时间推移，人们能够想到的任何主题都会有相关信息印刷出版。

随着时间流逝，广播、报纸、电视以及后来的互联网等新式大众传媒纷纷出现，它们使知识传播得越来越远（尽管并非人人都会把电视和知识相提并论）。结果，人们开始发展出日益专业的知识技能，他们相信这些知识技能还会继续为其带来力量。

因此，力图把大量知识装进自己的脑袋，那是没抓住要点。建立一套存储和组织知识的系统方法，从而在需要知识的时候可以使用或者记起知识（如何具体操作，详见第二部分），这是一个好得多的策略。

现在，共享知识才是力量

我错误地认为，为了把堪称近年来最激动人心的首次公开募股案例之一的Google上市操作成功，只有自己才具备协调此事所需的知识和能力。这种错误认识让我产生了虚假的力量感，迫使自己去承担超出自身能力的工作。

这就引出了我关于有序组织的第六原理：知识不是力量，共享知识才是力量。认为自己在公司或部门里掌握着独有的知识，因而具有特定的力量，这是一种谬论。

不管你要努力完成的任务是什么，也不管你要努力安排人生之旅的哪一段，当你跟别人分享而不是秘藏知识的时候，你必将取得更大的成功，而承受的压力会更小。试想“三个臭皮匠赛过诸葛亮”，当你坐拥满堂智士，大家都愿意分享自己的知识的时候，就没有什么不能合力实现的目标。

成立一个团队，搞清楚什么是你擅长的，坦承什么是你不熟悉的。把你不擅长的工作委派给别人，并且要信任他们，放手让他们去做。经常尝试和那些比自己聪明，其背景、眼界与技能跟自己迥然不同的人共事，这样会更好。分享自己的所知，鼓励别人也这么做，你就会从他们那里学有所获，他们也可以从你这里学到东西，然后你们都会胜任更好的工作。

如何巧妙地工作

我们需要跟迥然不同于自己的人齐心协力，这样才能找到应对重大挑战的创造性办法。

我们或许有可以跟上世界变化步伐的手段，但是我们现在正落后于世界的变化，因为我们一直没有向陈旧过时的行事模式发起充分的挑战。

解决问题的办法不是更加辛苦地工作，你本来已经够辛苦了。你真正想做的是更加巧妙地工作——利用现有的工具和技术，绕开社会强加给我们的种种制约。

你一定要知道的

从朝九晚五的工作日，到学校每年都放的暑假，再到“知识就是力量”的假定，很多确立已久的社会结构根本就是完全错误的，它们无不使得有序组织更加困难。
我们经常努力让自己的生活去适应过时的社会结构，而不是去修正这些结构，使之适应我们的生活。最终结果就是，我们每天都在错误地行事。这不是我们出了故障。不过，由于行事方式不对，我们加重了大脑的负担，给自己的生活平添了重重压力，这就让我们无法实现更好的有序组织。
好消息是我们并非无能为力。不过，为了人类兴旺繁荣，我们必须首先质疑我们的社会结构。或许我们无力大幅改变它们，不过我们可以改变应对它们的方式，把由此造成的影响减到最小，从而成功地绕开它们。有些事情你可以做到：
1. 努力展望技术会给你的生活带来怎样的改变，而不是等到这些变化成为不可撼动的惯例之后还是不理不睬。
2. 利用那些经济便捷的技术（诸如快速互联网接入、视频会议等）在家工作，起码是部分时间在家工作。
3. 为了避开交通拥堵，跟老板商量调整你的上下班时间。
4. 如果家里有孩子，跟街坊邻居一起组织一个暑假游戏组，让家长轮流负责照看孩子。
5. 送孩子去上暑假班，尽管这样很可能会让孩子以后报怨你。
6. 考虑搬家，离单位、学校、教堂和商场更近一些，把路途中浪费的时间和资源减到最少。
7. 切勿掉进“知识就是力量”的陷阱。跟别人分享自己的知识，邀请他们也给予分享。如此一来，人人都会把工作做得更好。
8. 跟别人一道，最好是不同于自己的那些人，共同寻找解决自己那片天地里某些重大问题的便捷办法。

第3章赛车、篮球、短裤及歌剧：认识自己的短处，突破制约

为了更好地做到有条不紊，十分重要的一点就是充分理解你面临的制约和挑战：它们来自何处，是真实存在的，还是自己假想的；它们是自身固有的，还是遗传而来的；它们如何对你本人以及你实现目标的能力产生影响，而你又能对此切实做些什么。

一般而言，有两大类制约：假性制约和真实制约。

学会识别、接受并绕开你的实际制约，从而不在你无法改变的事情上浪费时间和精力

识别假性制约与真实制约

第七原理开始：进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。

识别自己所受的真实制约，需要少许心灵搜索，需要一些来自信任者的有效投入，还需要一点儿无畏的勇气。不过，这些都绝对值得投入。

某样东西是不是你的真实制约，这取决于很多因素，具体环境就是其中之一。

与生活的相对性是决定制约真假的另一因素。

有些时候，我们会被那些根本就不存在的制约给吓退。只是因为别人告诉我们存在这些制约，我们就信以为真。这个世界上充斥着令人烦恼的故事，这些故事的根源在于“把并不真实的制约当作真实的制约”这一不当假设。

当然，我们每个人都会受到很多实际制约，无论你如何看待它们，那都是实实在在的真正制约。实际制约总是会以某种方式成为强加给你的约束限制。你不能简单地假定自己受到某种制约，对于社会、配偶、老师以及其他任何人告诉你的种种制约，你也不能轻易相信。

实际制约通常涉及你绝对无法控制的某些因素。

无论你面对什么样的制约，第一步都要像这样去辨别它们。花上几分钟，把你能辨别出来的那些让你无法高效工作、难以实现有条不紊的所有制约写下来。接下来，尽力判定已经辨别出来的这些挑战是切实存在的，还是主观假定的。相信我，这项工作并不轻松。

认识自己

我们的确不擅长对自身和环境进行客观评估。

假如某些任务特别艰难或者极不寻常，我们经常会认为自己不如常人。

如果说我们不会人人都比常人好，那么我们一样也不会人人都比常人差。

对于发生在自己身上的事情，我们也还倾向于高估自己的控制能力。

我以关于有序组织的第八原理作为回答这个问题的开始：对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。

对自己不诚实，我们就会无谓地把自己的生活（通常还有身边人的生活）复杂化。对自己以及他人诚实，不仅理当如此，而且还是节省时间和精力的极好方式。

我知道这种办法看起来可能具有一定的胁迫性。如果是这样，你可以尝试着先迈出一小步。你是在某个项目上反复努力却毫无进展吗？那找一个人聊聊，这个人应该是你信得过的，而他也会对你推心置腹地反馈意见。你可以向他描述自己所面临的困难以及你对项目之所以举步维艰的猜疑，然后问问他是否同意你的分析。

什么会让你惊恐不已，什么会让你压力重重，什么会让你灰心丧气，什么会让你愤怒恼火，也要对此加以特别注意。如果你像我一样，受到重重制约的挤压之时，你就会经历上述情绪。你感受到的这些情绪越强，你所面临的制约就越大。

要记住，如果你不知道问题是什么，你就不可能解决问题。

制约是否在你的掌控之中？

有些制约无法克服，你所能做的全部工作是在组织安排时绕开它们，希望把由此造成的影响减到最小。

然而，绕开制约并非总是那么容易。有时候，超出我们控制范围的制约刚好就潜伏在你能控制的那些制约的表面之下，反之亦然。

无论什么时候，只要有可能，总是要寻求可以绕开障碍与限制的创造性新方式，这才是关键所在。

源自情绪的制约最难识别和控制，不过也不是绝对做不到。

无论面对什么样的制约，你都得坦诚地面对自己的举止、行动、愿望和情绪。

何时忽略制约

然而，辨别并绕开制约并非没有风险。你可能会对制约想得过多，看得太重。即便制约真的超出你的控制，那也不意味着你就应该放弃手头的工作。如果你选择放弃，新思想、新经验、新结果就没有了产生的空间

关于有序组织的第九原理：要懂得什么时候忽略制约。

你可以用自己的优势来衡量面临的制约，这些优势可以是娴熟的技巧、现成的资源以及来自别人的帮助之类。你也要把风险因素考虑在内：假如忽略制约，可能发生的最坏情况是什么？

很多时候，对待害怕的最好办法就是置之不理，而不是忧心忡忡。

压力带来的制约

压力感本身就是一个巨大的制约。处在巨大的压力之下，你经常无法理性思考，很可能会让原本已经很糟糕的形势雪上加霜。

可以帮你认识到井然有序的重要性，从而让你面对意外打击时能够应付自如。

在非常复杂难办的那些事情发生之前，能够辨别出并准备好绕开自身制约的策略，这是极其重要的

你一定要知道的

无论是身体的、心理的还是社会强加给我们的制约，我们人人都有自己面临的独特制约。
为了更好地实现有序组织，充分理解你面对的制约和挑战是十分重要的：制约来自何处，它们是实际存在的还是主观假想的，这些制约如何对你造成影响，你对它们能够切实做些什么。
有两大类制约：可能是真也可能是假的假想制约，实实在在的真实制约。了解二者之间的差异至关重要，这样你才不会因为力图克服那些并不存在的制约而浪费时间和精力。
很难确定我们面临的真实制约是什么，因为我们在对自己和环境进行客观评价方面真的很差劲。这正是需要我们请求别人帮忙的时候。
在那些真实制约当中，有些在我们的控制范围之内。其他那些可以缓解，却无法完全克服。另外还有一些制约完全就在我们的控制之外。我们越早辨别出那些制约的性质，我们就可以越早停止在不可能产生积极结果的事情上浪费时间。
要懂得什么时候可以忽略自己的制约。找出经验技巧和现成资源之类优势，在你的制约和优势之间进行权衡比较。还要考虑到可能面临的风险。假如忽略制约，最坏的情况是什么？无论要做什么样的决定，尽量不要让非理性的害怕占据主导。害怕是一种情感制约，经常是最可忽略的因素。
在不可预料的意外发生之前，对于那些面临压力时还会变本加厉的制约，要及早辨别并准备好绕开它的有效策略，这是十分重要的。假如要面临一场危机，通过这种方式，你可以更好地应对。

第4章登山还是在家健身：目标清晰，才能井然有序

目标是制约的反面。制约体现的是障碍，而目标反映的是可能。

为了做到井然有序，在充分考虑实际制约的同时，你要做的每一件事都要从自己的目标出发。

有关有序组织的第十条原理就是：在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。

要懂得何所为，何所不为

不能选定并记住实现目标所需要的信息，以后就无法回忆起这些内容。那就意味着，到头来你要么会把本该做好的事情搞砸，要么就是净做些画蛇添足的事情。

当你面临挑战的时候，假如你以前曾经解决过类似问题，那是会大有帮助的。再碰到类似问题的时候，你可以利用此前已经具备的知识和经验来解决新的困难。

你需要思考从以前的任务中学会的经验教训，从而可以更加准确地判断出如何在以后的新形势下运用那些知识（前提是可行）。从一开始就确立明确的目标，恰恰可以帮你做到这一点。

灵活变通

如你所见，在开始一项任务或实施一个项目之前，确定目标是至关重要的。而对这些目标有详尽明确的认识更加重要。目标越明确、越详尽，实现目标就越容易，衡量结果也越容易。

我关于有序组织的第十一条原理就是：在实现目标的方式上要灵活变通。

这个结果之所以能够出现，就是因为我有足够的灵活性，适时修正了之前确定的目标。一旦灵活变通地修正目标，我就找到了通向目的地的一条新路。为了一个可以实现的目标，制订一个可以接受的计划，胜过为了一项不可能完成的任务而制订一个堪称理想的计划。

轻装上阵

现在你已经做好制订计划的准备，你的计划要把自己的真正制约（以及你将如何应对这些制约的办法）以及明确详尽的目标考虑在内。

实际上，你要努力做到的就是什么也别想。让自己的内心就像一张白纸，这样你就可以有一个全新的开始。

无论你喜欢采用什么办法，都要放下心头的包袱，从这样的状态出发是十分重要的。达到这个目的的办法不计其数：独坐冥思，练习瑜伽，出门散步，公园小憩，跟孩子嬉戏，与小狗玩球，不一而足。

事实上，对于你面对的那个任务和问题，或者是类似的任务和问题，有些人在有些地方可能已经完成或解决了。你要从头再来，那就像是要再发明一次车轮一样，浪费宝贵的时间和脑力。一旦确定了某个项目的目标，我总是会四处看看，确定一下自己可能面临的问题是否已经有人解决了，别人所用的解决办法中的哪些要素可以采纳或借鉴，原因就在这里。

假如没有棘手的事情做，生活岂不是太单调沉闷了！

不管怎么样，在经过自我审视、外人反馈和外力帮助之后，如果你还是坚定地认为阻碍你的制约因素依然无法克服，那也没有关系。你不应该在毫无进展的事情上浪费时间，出现这种情况，你应该做的或者是改变目标，或者是把任务委托给更加合适的人选。

这就是为什么说切实了解自己的制约和目标是如此重要的原因所在。知道自己的强项是什么，弱点在哪里，你就更有可能因自己的弱点而寻求帮助，而不是一个人在那里手忙脚乱地苦苦挣扎。

如果你不能学会委派，你就无法把自己解脱出来，从而无法专注于对你而言真正重要的工作。

如何进行决策

那个人通常可以帮我检查出决定背后的逻辑问题。如果不是这样，那么他也会让我增强信心，知道自己做出了一个很好的决定。

形象地展望一个决定可能产生的不同结果，可以帮你明确什么才是你真正想要的。

花点时间在值得信赖的优秀网站上搜集信息就行了，不要被过多的信息困扰。

如果你确实一筹莫展，无所适从，那就列张清单，不管采取什么行动，都要把由此带来的利弊得失全部写上去。

尽量把那些利弊得失按照重要性区分出优先次序。

你已经辨别出全部制约，针对自己明确而详尽的目标下定了决心。你已经制订好了行动计划。你也明确了绕开制约、实现目标所需要的资源和策略。

你一定要知道的

对目标（以及实现目标的行动计划）有一个清晰的认识，可以为你做的每一件事提供背景和目的，可以帮你更加有效地安排自己的行为。
知道自己的目标，就更容易知道哪些事情重要，哪些事情不重要，哪些信息需要记在脑子里，哪些信息不需要记住。这会让高效工作、井然有序的目标更容易实现。
对自己的目标有一个明确而详尽的认识至关重要。目标越明确、越详尽，实现起来就越容易，结果的衡量也越容易。
对于目标产生的结果，要学会灵活变通，这样就可以保持开放状态，如果第一种办法不成功，随时可以找到实现目标的新途径。
为了确定明确详尽的目标，要问自己几个此类问题：我真正需要首先实现的目标是什么？我为什么要实现这个目标？如果我不这么做，会出现什么情况？我必须采取的行动是什么？
面对一项重要任务或一个重大项目，一旦你知道了自己的目标和与此相关的制约，在动手工作之前，要留出些时间，理清思路，轻装上阵。然后要最终决定该不该承担这项任务，要不要委托或请求别人帮忙。
计划越宏大，你的决定可能就越大，事项也越多。遗憾的是，我们很不擅长做决定。不过，我们可以学会克服这一弱点，起码可以通过学习来弥补决策技巧的不足。在此提出如下几点建议：
1. 找个信得过的人，把你的决定告诉他，听听他的意见。这个人可以帮你发现工作中的逻辑问题和主观偏见，不然的话，他也可以让你增强信心，确信自己做出了很好的决定。
2. 比较看看你的决定在不同情况下产生的结果。形象地展望一下这些结果，花点时间“现场体验”一会儿，找找每个决定的感觉。
3. 做好自己的调查研究。补充信息有助于你做决定，不过，不要走火入魔。没有节制的过量信息实际上会让你更难做决定。
4. 针对你的决定可能产生的结果，列出所有的利弊得失，尽量按照重要程度把它们的优先次序排列好。
5. 对于正在考虑的决定，把支持和反对的理由都写下来。一天之后，再去阅读你写的内容，要大胆质疑自己所做的假设。

第一部分中有关有序组织的原理

为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
让信息尽可能快地离开大脑。
多重任务通常会让你降低效率。
利用故事去记忆。
仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做。
知识不是力量，共享知识才是力量。
进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
要懂得什么时候忽略制约。
在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
在实现目标的方式上要灵活变通。

第5章超越泰勒主义 ——为什么说搜索很重要

应对和管理我们生活中的信息以及压力。

我的目标并不是让你采用同样的组织策略，而是要给你提供借鉴，让你从中学会创建一套对自己来说行之有效的组织方法。

组织方法为什么不能千篇一律

人不是生来就擅长组织管理的，必须去学习组织技能。就像后天学来的其他任何东西一样，“有序组织”的学习方式因人而异。

信息搜索的必要性

把信息资料分门别类地存放在文件柜里，以后需要时再从文件柜里取出，这种方法要求你得确切地知道未来会怎样使用相关资料，这样你才可以进行恰当的归类。如果做不到这一点，等到用的时候，你就没有办法找到想要的资料。

人们不必把信息存放在个人计算机的固定硬盘或移动磁盘上，而是可以利用上述服务，在互联网（“云”）上存放所有信息。

第十二条原理：不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。

搜索是我们在信息时代生存发展的必需技能，搜索是新式组织管理的基础。

你一定要知道的

每个人的组织模式不是一模一样的。“同一套组织方法放之四海而皆准”的观念源远流长，这种组织方法没有考虑我们的个体差异、个体经验、个体制约和个体弱点。
鉴于过去几年间出现的种种技术进步，以往那些旧的组织规则已经过时了，再也无法满足我们今天的需要了。
我们今天需要的是一种全新的有序组织方法，这种方法能够辨别我们的个体差异，考虑我们自身的制约和弱点，充分利用无所不在的可能技术。这种新式组织方法甚至赋予我们脱离组织的自由。
搜索功能是新式组织管理的基础。我们不必在文件归档方面耗费时间和精力，也用不着为了找到重要信息而劳神费力。我们要做的所有工作就是搜索。

第6章是法国的巴黎，还是拉斯韦加斯的巴黎？ ——如何玩转搜索

计算机搜索已经把我们从本不完美的大脑造成的混乱当中解放出来。
借助搜索功能，你再也不必像过去那样，费尽心思要把自己的信息资料归置得井井有条了。这就好比你再也不用一件一件地把所有衣服都挂好一样。

具备实施目标明确的快速搜索能力，有助于尽快找到自己需要的信息。

搜索引擎的设置

爬虫程序会频繁地访问网络站点，读取并捕获网页上的大部分文本信息，同时也会跟踪进入该网站的其他页面。

Google公司的PageRank（网页等级）算法是Google搜索区别于其他搜索引擎的重要一点。

获取相关度最高的搜索结果

尽量增强搜索条件的描述性。

在搜索条件短语中使用引号。在搜索条件的几个词上加上引号，Google搜索以及其他搜索引擎提供的搜索结果中就只有那些精确包含引号中所引用内容的页面。

使用形容词搜索。

可以缩小搜索范围。

“paris hotels”~affordable（这个窍门在其他的搜索引擎中一般不管用）。在一个单词前面加上波浪号，这是告诉Google要搜索的网页中应该包含这个词（在这里是affordable）以及和这个词类似的其他同义词（比如cheap、budget等）。要注意的是，波浪号和单词之间不能有空格出现。

OR是一个标准的搜索操作符号，因而在大多数搜索引擎中都可以使用。

排除不想要的结果。

digital camera-Nikon（或者更加精确一些，输入“digital camera” -Nikon）。

通过数值范围获取特定信息。

省略号（…）可以用来表示数值范围。

搜索特定网站。

可以使用Google搜索某个特定网站上的网页内容。

搜索特定网站内容的命令格式是site：网址，冒号和网址之间不加空格。

在Google搜索引擎上进行标准搜索：“paris hotels”site:nytimes.com。

搜索特定类型的文件。

“personal budget”filetype:xls。

搜索引擎还是一个计算器

货币兑换。

100 euros in dollars

度量衡转换。

mile in km

单词“in”在这里的作用跟在货币兑换中一样，是告诉Google搜索把度量衡单位从一个体系转换成另一个体系。

时间查询。

time Paris

天气情况。

weather Paris

地图服务。

航班状态。

外语翻译。

词语释义。

电话号码。

股票行情。

快递状态。

算术计算。

拼写检查。

电影放映时间。

Google搜索的小窍门

诸如a、and、how、where及the等大部分通用字词，没有必要在查询条件中输入。

加上引号的“james a martin”会把搜索结果限制在特定范围内。

Google搜索会自动查找包含关键词的常用变体形式信息的网页。

利用Google实现本地搜索

利用Google公司免费的Google桌面服务（desktop.google.com），可以在运行Windows、Mac及Linux操作系统的计算机上搜索全部内容。

这些搜索工具都会为计算机上存储的大量文件建立索引，同时也会为计算机各个存储盘（比如备份硬盘）建立索引。

大部分情况下，我只是把文件存放在一个主要的“文档”文件夹中。

关键在于：我要说明的是，不要仅仅因为那是你过去习以为常的行事方式，你就必须始终按照那种方式行事。

你一定要知道的

因为有了搜索功能，你再也不必像以前组织管理有形文件一样进行分门别类地存放，所有的电子资料可以在计算机中任意存储。
搜索是我们今天需要采用的组织方法的基础。即使在年之前，这些办法都不可能用得上，因为直到最近我们才拥有这些组织方法需要用到的工具。
学会使用计算机搜索，这是十分重要的，因为这已经成了我们日常生活中必不可少的组成部分。
对搜索技术理解得越透彻，你滤除次要信息的效果就越好，速度就越快，这样你就可以集中精力解决核心问题。
没有哪两个搜索引擎的运行机制是一模一样的。在不同的搜索引擎上使用同样的条件搜索，可能得到不同的搜索结果，原因就在于此。
很多简单易行的办法有助于Google搜索，从而获得最佳搜索结果。学会这些搜索窍门，可以节省时间和精力，最重要的是，可以获得自己需要的信息。

第7章彩色笔与过滤器：我们为什么一定要养成信息过滤的好习惯

虽然信息看起来是无限的，但是我们的时间和精力肯定不是无限的。

大部分信息都不值得我们记忆。

在日常生活中每次需要了解一条信息的时候，都登录Google搜索，这不是真正的高效，甚至也不现实。

目标是信息存储的向导

如果一条信息与自己的目标无关，你的大脑可能就会忽略这一信息，相关内容在大脑的短期记忆中就会转瞬即逝。

引出我关于有序组织的第十三条原理：大脑中只保存真正需要记忆的内容。

信息过滤的诀窍

过滤技术帮助我避免记忆那些自己不需要的信息。过滤信息的时候，我会根据针对信息设定的目标，把自己认为重要的信息分离出来。

对于新出现的术语和概念（目标是记住它们），用黄色荧光笔标记。
对于数学等式和推导过程（用以证明数学公式），用粉红色荧光笔标记。
对于自己不懂的内容，用蓝色荧光笔标记（便于找到这些内容，并更加认真地重新阅读）。
对于书上例题的解题过程，用绿色荧光笔标记（目标是与我自己的解法进行对比）。

我用不同的颜色对书中的信息分门别类，把看似毫无关联的大块文字分解成相互联系的小段内容。这样一来，任务得到了分解，效率得到了提高。

在快速翻阅一页页的教科书时，我会找出那些需要记住的关键主题和重要法则。除此之外的绝大部分内容都会被我过滤掉，从而避免无关紧要的内容把我的大脑弄混。对于那些需要记住的信息，我会把阅读过程中最重要的部分——领会和理解书本中的信息——分解成一次可以消化的许多小块。

有序组织的第十四条原理：大块内容要化整为零。

要把这一原理付诸行动，应该努力养成把全部信息一分为二的习惯：可以置之不理的信息和今后可能用到的信息。然后再把第二类信息分成两种：可以借助外在设备（纸质载体或电子设备）存放的信息和需要记住的信息。为了帮助自己记住某个信息，要么围绕信息编一个故事，要么为这一信息设定一个目标，以此形成有关这一信息的背景。

把简单易做的修改放在每天的最后工作时间进行，这个时候我会比较疲倦。对于那些相对困难的修改工作，则是安排在精力充沛、思维敏捷的时候进行。

每周都会安排时间阅读本周所有的会议笔记。

回顾信息的好处

把相关信息按照存放位置分类存放的处理过程虽然有些单调乏味，不过却能帮助我更轻松地建立起笔记内容相互之间的联系。

第十五条原理：每周拿出些时间回顾关键信息。

不管是通过哪种方式获取的信息，面对某一信息的时候，复读一下信息内容，这都有助于你判断哪些信息不重要，哪些信息该记住。如果每周都能有规律地花一些时间来重新看看有关信息，那么在需要之时记起所需信息的可能性就会提高，因而变得更加井然有序的可能性也会提高。

帮助孩子充分利用好学习时间

设计故事。

时常重复。

重复可以加强记忆

区分次序。

区分优先次序具有重要意义，因为孩子也像大人一样，记忆力是有限的。此外，这种做法也可以帮助孩子养成任务过滤的习惯。

确定极限。在长时间集中精力方面，人人都有一个极限，一旦达到极限，效率就会显著下降（是的，这意味着通宵熬夜是没有用的）。

养成信息过滤的习惯

把自认为重要的信息分离出来，而把其余信息抛诸一边，可能会错失实际上很重要的内容（只是当时没有意识到这些内容的重要性罢了）。

这样做也会有丢失孤立信息的初始含义及知识背景，进而得出错误的推导结论的危险。有些时候，人们并没有为过滤出来的信息设定明确的目标。

你一定要知道的

鉴于每天都有大量信息汹涌而来，只把真正需要记忆的内容记住，这是十分重要的。清除杂乱信息的第一步就是过滤。
为了实施信息过滤，在阅读之前或者阅读过程当中，尽量明确围绕这些信息需要实现的目标。不管是一本书、一篇文章、一个网帖，还是一堆邮件，都应对相关材料进行通读。根据此前设定的目标，立足对信息所做的不同处理，将其分门别类：可以忽略的内容，记下来以备今后复习的内容，以及需要当场记住的内容。也可以根据有关信息的背景，把需要记住的信息划分成更小的类别。
明确获取信息的目标，有助于组织信息，同时也有助于记忆信息。因为知道自己今后计划如何使用信息，你就能形成有关这一信息的背景，或编成一个故事，而这些做法都有助于记住信息。
如果没有目标，过滤会更困难，不过，也能实施过滤。重复和回顾通常可以帮你确定目标。
要么用笔记下来，要么重读有关内容，重复的方式都能加强记忆效果。每周都抽出一定的时间，回顾温习本周搜集的信息——会议记录、电子邮件、收藏网页，如此等等。需要关注某个主题的时候，再次回顾温习相关信息，有助于记住这些信息。需要用到信息的时候能够轻松记起，就会更加有条不紊，也更容易取得成功。
只要有可能，就把大块信息（或行动）分解成小块。这样一来，就不会感觉那么困难，而且也能提高记住相关信息的可能性。此外，信息分解会让你找出其中的规律和主题，从而可以在目标的指引下，采用最有效的方式来组织信息。
尽早根据自身情况开始养成信息过滤习惯。万一今后在危急之中面临信息冲击，信息过滤会让你处乱不惊，有条不紊。

第8章纸质文档与电子文档，哪个更好

年龄偏好会是一个影响因素。

根深蒂固的习惯是另一个影响因素。

我们害怕变革，或者说我们深信不同的做法需要花费更多的时间和精力，因而会得不偿失。

还有一个影响因素是我们的依赖感。

在需要决定如何处理信息的时候，这种依赖感可能会阻碍我们做出最佳决定。

缺乏信任是另一个影响因素。

如果把重要信息放在网上，我们经常会担心病毒攻击和系统崩溃会造成信息的永久丢失。无独有偶，如果把内容记在纸上，我们也会害怕把记录这些内容的纸张弄丢。

第十六条原理正是：没有一个完美无缺的组织方法。

一个好计划就是尽量确定拐点在哪儿，并能找到绕开拐点的途径。

可以说明纸质工具和数字工具虽然各不相同，但是都能服务于一个重要目的。其中的诀窍就是要知道哪种工作采用哪种工具最好。

何时适宜使用纸质文档

把材料从大脑中移走。

即使实际上根本就没用到这些内容，自己的压力也会陡然减轻，从而得以集中精力于某个问题。

解决问题。

每当我要竭力解决一个复杂问题，或是试图弄明白难以理解的内容的时候，我都会在白板架子上粘贴的大幅白纸上写下来。

消化吸收写下来的信息。

接收账单。

保存法务文档。

纸质文档的不利之处

为亟待处理的事情写便条，为一筹莫展的事情寻找灵感，给有待解决的问题找方案，为金融税务及法律事务存文件，纸质文档在这些方面发挥的作用十分出色。

在以下场合，我建议你不要使用纸质文档。

内容繁多的时候。

自己不知道何时何地用到的时候。

利用数字化工具，你无须事先确定将来在什么地方、什么时候，以什么方式使用相关信息。

别人可能需要使用的时候。

当你关注环保问题的时候。

云存储的好处

对于那些极为重要的资料，可以分别在DVD、硬盘及网络上留存备份，以此对冲一些风险。

做笔记的重要性

准备几个不同的记事本，每一本都用来记录某一方面的内容，这样就能把在纸上做笔记的不便减小到最低程度。

无纸化办公的前世今生

所有低效率的制度叠加在一起，成本就开始攀升。
纸质传媒依然重要，不过……

针对需要处理的信息，你要确定什么时候最有可能用到，如何去使用，需要保存的期限是多长，以及你打算与谁共享。然后找出一套自己能够坚持执行的、合理方便的办法。

你一定要知道的

组织个人信息时，很难决定什么时候用纸质工具，什么时候用数字工具，原因如下：在随时记录信息方面，纸张是一个极好的工具。不过，纸质工具也有很多局限，特别是跟数字信息存储方式比较，局限尤其明显。
依赖情结、长期习惯、年龄偏好以及信任问题也会影响我们选择哪种工具来组织信息。
我们正处于从纸质工具向数字工具过渡的过程中。一些机构并没有让这种过渡变得更容易。电子文档只是纸质文档的翻版而已，因而无法发掘新兴传媒更好地满足人们要求的方式。
在任何时候，都要尽可能地利用生活中处理信息的目标来引导存储信息的方式——是以纸质形式存储，还是以数字形式存储。

何时使用纸质工具

记在纸上是触发灵感、计上心来的好办法。如果你的目标是解决某个问题或提出一种想法，那就把你想到的随时写在纸上，然后撕下纸贴起来，让写有相关内容的纸片靠在一起，这样可以帮助你纵观全局，把握主题。
如果目标是记住或者真正吸收信息，那就把它打印出来，而不是对着电脑显示器看。在纸上可以注意到从电子文档上无法捕捉到的内容。
如果头脑中考虑的事情很杂乱，那么把它们写到纸上。这个办法简便易行，可以帮助你理清思路。
要确保使用数字格式的信息比用纸质信息更高效。账单就是一个典型的实例，管理电子账单要比使用纸质账单更费劲。
把纸质形式的法务文档存放在安全的地方。不过也要给自己发封电子邮件，以提示自己这些文件放在哪里，同时要把法务文档的PDF版本作为附件。有谁应该掌握这些文件的副本并且应该知道原始文件的存放位置，也可以把电子邮件抄送给他们。
随身携带一个小记事本。不能在电脑或手机上输入文字的时候，你可能需要这样一个小本来快速记事。

什么时候选用数字工具

当有很多随机信息的时候，或者需要与别人共享信息的时候，应该首选数字化信息存储，而不是使用纸张工具。采用数字化信息存储，会有更多的信息访问方式，你也不大可能找不到信息，信息共享和信息搜索都很容易实现。
虽然应该保存（诸如遗嘱与合同之类）重要文件或机密文件的纸质版本，但也应该留存其电子版本，以备原始文件丢失或损毁时使用。这些电子文件同样也可以快速搜索查看。
可以考虑把较为重要的文档存放到网上，这样就不必担心信息的存储介质日后会过时和遭到淘汰。
如有可能，尽量使用语音信息转换成文本内容的业务。这样就不必在收听语音信息的时候手忙脚乱地做记录。这还能提供一个可搜索的书面文档，便于与别人共享。

第9章用活电子邮箱：把它变成可搜索的历史档案库

既然信息对实现有序组织至关重要，那么就有理由认为，信息的获取越简便，做到井然有序的机会就越大。

就我本人而言，我不是把信息看作一系列毫不相干、迥然不同的数据堆，而是将所有数字信息当作单一的实体——明确地说，我是把信息看成一个一直在扩建的大楼。

为了跟自己的思维方式、工作方式和生活方式相匹配，我可以量身打造自己的脚手架。

Gmail：与你息息相关

把公司邮箱用于私人通信可不是一个好主意。你的确应该有自己独立的私人电子邮件账户

把所有邮件集中放置在一个地方（Gmail），能帮助你更好地实现有序组织。首先，你可以快速而又便捷地查找不同邮箱里的所有邮件。这样一来，你就更有可能找到某封特定邮件。其次，把所有邮件放在Gmail中，可以充分发挥其巨大存储空间的好处，从而永久保存所有电子邮件。

意料之外的重大创新

类似于文件夹，Gmail邮箱中有标签。

有了标签技术，我可以给邮件分类，形象直观地将其扫描成为附加特定标签的文件，从而缩小电子邮件的搜索范围。

我还有一个十分有用且频频使用的“待办”（To Do）标签。

把Gmail中的标签看作不同文件夹的结合，可以使其发挥最佳作用。

Gmail的邮件标签是一个组织管理邮件信息的弹性系统，根本不必浪费时间和精力去实际处理那些邮件。
在Gmail地址上填个加号

如果你的Gmail邮箱地址是yourname@gmail.com，提供给购物网站的邮箱就可以是yourname+shopping@gmail.com，无须开设新的电子邮箱。

可以给所有发向yourname+shopping@gmail.com的邮件自动加上诸如“购物”之类的标签。然后可以根据需要，对与电子商务活动有关的邮件进行查看或归类。

待办事项清单及Gmail的其他用途

跟踪处理待办事项

二者都是给邮件加上一种形象直观的提示标记，以提醒用户及时跟踪处理。

向自己和别人发送提醒邮件

有序组织的第十七条原理正是：在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。

我在本章前面部分曾经指出尽可能地使用既有工具，而不是随意增加新工具的重要性。但是在组织管理信息的过程中，针对每种办法使用合适的工具也是同样重要的。你可以看到，这两个原则有时候会发生冲突。

Gmail，你可以这样用

我在电子邮件中可能会写下这样的提示信息：“夫人家乡名字中的前四个字母+妈妈的生日+我最不喜欢的城市名字中的后六个字母”。

你一定要知道的

对数字信息而言，脚手架是存储信息、组织信息及搜索信息的一种数字化工具。Gmail是一种近乎理想的脚手架，该工具简单易用，不收费用，容量极大。
Gmail使用的是标签功能，类似于文件夹，却比文件夹更有效、更灵活。Gmail可以给一个邮件添加多个标签，然后根据指定的标签过滤邮件，这种功能在文件夹中无法实现。
Gmail会给所有邮件添加上下文背景，因为它会把邮件划分成不同的会话。通过会话功能，你可以迅速弄明白一个邮件的缘起和发展，中间有谁参与，最新发言是什么。
在Gmail邮箱地址后面填个“+”，只把这个地址留给特定的发件人，就可以自动过滤来自这些发件人的邮件。
Gmail的星号功能可以给那些需要后续处理的邮件加上形象直观的提示。查看带有星号的邮件，实际上就是随时掌握一个不断更新的待办事项清单。
每天至少查看一下带星号的邮件，以此确保做出必要的处理。
可以使用Gmail给自己和他人发送纸质文件保存位置的提示信息，也可以用来保存和搜索原始文档的数字化备份。
只要有可能，最好使用自己已经掌握的工具，而不是继续投入时间和金钱去购置新工具。
把密码的提示线索（而不是实际密码）保存在Gmail邮箱之类便于访问的安全场所（也就是网络上）。

第10章为什么应该在网上保存日程表

可以搜索和共享的Google日历

不过，组织管理待办事项未必就是日历程序的强项。因此，我选择使用一个叫作“Things”（culturedcode.com/things）的应用程序，这个程序专门用来管理待办事项。

红色=工作日程，蓝色=娱乐日程

你一定要知道的

微软公司的Outlook/Exchange在工作日程和私人安排之间设置了障碍，跟我们的生活方式相抵触，无助于我们实现有序组织。
在网上建立多个日程表，然后跟最有可能与此相关的人士共享日程安排，这是一个较好的办法。Google日历让这个目标很容易实现。
Google日历的搜索功能很强大，搜索速度很快，搜索范围很全面。Google日历的服务是免费的。
跟你分享Google日程安排的人可以不是Google日历的用户，只要其设备有网络浏览器和联网功能，他们就能查看你的日程安排。
跟特定人士共享特定日程，其实就是为他们过滤你的日程信息。
在跟别人协调日程安排的时候，共享日程表也能减少因此而出现的反复联系。

第11章如何轻松管理文档及网上内容

Google文档（docs.google.com）

存放重要文档。

组织一个待办事项总清单。

掌握资金使用情况。

利用Google文档实现实时协作

过去那件劳神费力的活计——开会时在纸上奋笔疾书——已经演化为一项实时进行的协作工程。

Google文档更适合处理会议记录之类简单文档，在这种情况下，关键目标在于实时协作。

对于复杂文档来说，我发现使用Microsoft Word之类功能全面的文字处理软件（它们不同于Google文档，允许我使用“标记修订”功能）撰写草稿更简便。

Google阅读器，随时随地的方便阅读

把我感兴趣的最新新闻报道、博客文章及其他信息汇总到一个地方，从而让我能在几分钟之内看完这些内容。

Google阅读器（www.google.com/reader）是一个RSS（聚合内容阅读器）。

未雨绸缪

因为实现信息的有序组织如此重要，所以我鼓励你开始考虑建立自己的脚手架，或者说建立自己组织管理不断拓展的信息大厦的系统方法。现在使用的脚手架是怎样误事的呢？它们的局限性表现在哪些方面？应该怎样改进呢？

搜索不应该只是为了找到别人放在互联网上的材料，搜索应该整合到处理自己信息的所有环节中。

应该尽量把搜索当成一个事先考虑周全的计划，而不是作为事后才去采取的措施。

你一定要知道的

只要有可能，我都会使用Google文档创建和保存私人文档。
Google文档可以满足我跟别人协作处理文档的需求，这个办法对于简单文档特别有效。我经常会使用笔记本电脑把会议记录现场输入到Google文档的文本文件中，同时授予与会者实时访问及编辑该文档的权限。大家一道创建一个内容翔实的会议记录文档。
网上内容带来了很多组织管理方面的困难。如果你使用多台电脑，可以利用mark之类的额外功能，实现不同电脑之间书签收藏的同步更新。通过这种方式，在一台电脑上保存的网页书签会自动复制到其他的电脑上。
随着时间的推移，网页书签可能变得杂乱不堪。使用火狐浏览器——我认为是最好的浏览器——可以在网页书签上增加标签，从而可以很容易地找到它们。
网页内容可能是临时性的。如果你觉得网页上的内容确实很重要，那就将其复制下来，粘贴到电子邮件中，让它成为可供搜索的档案资料的组成部分。
网上信息的组织管理同样重要。使用Google阅读器之类RSS聚合阅读器，可以自动获取自己感兴趣的内容，并能将这些内容集中在一个地方。

有关有序组织的原理

为了实现大脑压力最小化，要把生活组织得有条不紊。
让信息尽可能快地离开大脑。
多重任务通常会让你降低效率。
利用故事去记忆。
仅仅因为一直都是按照某种特定方式做某事，并不意味着就该永远这样做。
知识不是力量，共享知识才是力量。
进行组织安排时，要绕开的是实际制约而不是假性制约。
对自己要坦诚，但是千万不要自我评判。
要懂得什么时候忽略制约。
在发动汽车之前，一定要确切地搞清楚自己要到哪里去，还要知道选择什么途径去。
在实现目标的方式上要灵活变通。
不要给信息归档，用的时候去搜索就行了。
大脑中只保存真正需要记忆的内容。
大块内容要化整为零。
每周拿出些时间回顾关键信息。
没有一个完美无缺的组织方法。
在数字信息中加上相应的关键词，以便日后容易找到。
尽量使用已经上手的工具。

第12章避免大脑压力，集中精力工作

当你原本专注于处理某种类型的信息、挑战或任务，随后又切换到不同事情上的时候，你的思维随之发生变化。这种转变有时候很突兀，有时候甚至都不会引起注意。

思维转换可以是好事。比如说你被一个项目搞得焦头烂额，始终没有什么进展，因而越来越灰心丧气。

然而，频繁的思维转换很容易导致精力分散，从而严重影响专心致志于手头工作的能力。

精力不济的时候，你无法清楚地思考自己面对的挑战，不管这些挑战重大还是微小、紧迫还是从容、预期之中还是意料之外。

如何减轻大脑压力

这些信息此时此刻会再次出现在短期记忆中，直至你写完那封电子邮件——甚至在此之前就会消失。随后信息又会返回长期记忆，如果日后不再回顾，大部分内容都会随着时间的推移，在长期记忆中消亡。

思维转换次数越多，彼此之间的相关性就越差，大脑转换、存储、清空信息的难度就越大。

调整大脑适应新的思维，这是一件很难的事情。漫长的一天熬下来，每次转换思维，都得耗费若干倍的精力。因此，仅仅为了决定晚饭吃什么，你就得苦苦思考，这实在是不足为奇。

一天到晚，大量的思维转换也会给你增加压力。如果你力图专心致志地完成一项特定任务，却一直心绪烦乱，结果就会灰心丧气。一旦出现灰心丧气的情况，剩下的就是向压力的火山口慢慢靠近了。压力越大，越难集中精力。突然之间，恶性循环又会不期而至。

减少思维转换的策略

第十九条原理：及时加注解，有助于以后了解背景信息。

在任何可能的时候，尽量把一天的工作安排结构化，以便具有类似背景的任务和会议——不管它们涉及同一个主题，或者跟同一个主题相关，还是同样会用到大脑的某个部分——能够连续进行。

第二十条有序组织原理：把类似的任务放在一起。

把思维背景要求较低的任务留到精神可能最疲惫的时候去完成。

每天安排有限的几次时间查收和回复电子邮件即可。

因为在手头工作和电子邮件对应的思维之间，每天只是转换几次而不是几十次，这会提高你的工作效率和专注程度，并且也能让大脑所受的压力减到最小。

尽量约束这些容易让人分心走神的东西，使之出现在大块的工作之间。不管有些人会怎么想，适当的休息实际上可以提高而非降低工作效率。在解决棘手工作的中间，让大脑稍事休息，有助于养精蓄锐，从而可以精神抖擞地着手解决新任务。窍门在于要把休息当成对已完成工作的奖励，而不是逃避工作的门道。

最好的会议应该是富有成效的，最坏的会议会让你感觉自己原本工作做得好好的，结果硬是给拉过来，坐在那里听别人说些言之无物的废话。

在你召集会议的时候，一定要有明确的目标。要问问自己，通过发邮件、打电话之类的方式，是不是就能实现这些目标呢？

要确保你召集开会的每一个人都确实有必要出席这个会议。

如果会议确实有必要召开，要尽量使人人都能比较容易地进入这个主题。

知道只有30分钟的开会时间，这有助于所有与会者集中精力讨论会议主题。

如何才能不分心

倒水聊天可以催生新想法，激发创新思路，起码能增进同事情谊。

你一定要知道的

你正处于一种特定环境之中，或者正全神贯注于克服一个挑战，或者正集中精力处理一组信息，随后去做一些毫不相干的事情，这就是转换思维。
转换思维的时候，大脑必须要把短期记忆中的当前内容转移到长期记忆中，以便为新信息腾出空间。这样一来，有些信息就会丢失。
思维转换次数越多，各种思维背景之间的关联度就越低，大脑的工作难度就越大。
你无法消除思维转换，但是可以减轻转换造成的影响。例如：
1. 随手给自己加上以后转换思维时需要参照的注解，这样思维转换更容易完成。
2. 把类似的任务或会议安排在一起。
3. 分辨是哪些分神因素导致频繁进行并不必要的思维转换，然后减少这些因素。
4. 定期查收电子邮件，而不是让它们随时破坏你聚精会神的状态。
5. 需要心无旁骛的时候，关闭电话振铃声，隐藏来电显示，让自己不会因想知道谁来电话、为什么来电话而好奇不已——这本身就是一个背景切换。
6. 如果在隔间里工作，需要赶任务的时候，挂上一个写有“请勿打扰”的牌子。戴上耳塞，阻止环境噪声干扰自己。背对隔间入口而坐，避免旁边走过的人分散自己的注意力。
7. 每个工作日都给自己留出点时间，哪怕只有10~1分钟。在共享日程表中留出这块时间，就不会有人在这段时间打扰你。
8. 对每个提议召开的会议，都要考虑一下召开的必要性。要确保开会有明确的目标，并且与会者都能理解这个目标。事先发放相关资料，有助于别人进入主题。

第13章在海滩上收邮件：怎样把工作和生活完美融合

第二十一条原理所阐述的内容：把工作和生活融为一体，而不是力图在二者之间求平衡。

转换思维

首先，要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。

我已经放弃了尽量强迫自己“工作归工作、生活归生活”的目标，那样的安排曾让我举措失当、疲惫不堪。

在组织管理日程安排的时候，不要区分工作日程和私人日程

在效率下降的时候自我放松一下，同时需要工作的时候随时工作——哪怕是晚上10点，这样的做法恰恰是根据工作的实际需要来调整作息习惯，而不是力图根据想当然的方式来安排生活。

把工作和生活融为一体，还有一个重要策略：聪明地工作。

通常情况下，站在商场收银台前（或在药店买药，或等着洗车，或在干洗店取衣服）排长队的时候，很容易把那些任务从待办事项清单上删去。这就是我所说的“工作生活一体化”的含义。

出差旅行如何能不受煎熬

把长途跨国差旅中的无效时间尽量充分利用起来。

你一定要知道的

很多人在考虑如何把工作安排得井井有条的时候，“工作生活两不误”是其心中的理想目标。然而，考虑到我们今天生活的这个世界，那只能是一个不切实际的目标。
在谈到“工作生活两不误”的时候，大多数人其实是想“少点工作”。不过，在今天这种高度竞争、密切联系的环境中，那的确是不可能的事情。更现实的目标是通过某种方式把工作和生活融为一体，这种方式能让你减轻压力、消除怨愤、提高效能，而且也能让你更好地同步体验生活中的乐趣和挑战。
把工作和生活融为一体，需要以不同的方式来思考和认识二者。首先，要认识到工作和生活不是泾渭分明的两件事。相反，要接受这样的事实：有时候我们拼命工作，有时候我们尽情玩乐。工作未必要给生活让路，正如生活未必要凌驾于工作之上一样。
把工作和生活融为一体，可以先从自己的日程安排表开始。要根据访问人员来安排日程表，而不要在工作和生活之间人为划分界限。
上班期间，在效率下降的时候，休息一下。这样做能帮助你放松身心，理清思路。休息之后，在后面几个小时的工作中，你就不会有那种丢三落四的感觉，也就不必工作得那么吃力。因为你给大脑提供了休息和充电的机会，因而你工作起来会更机智、更灵巧。
周末休息时，在那些不需动脑的无聊时段，如果能偷闲处理一下工作上的琐碎事情，一般不太可能牢骚满腹，原本会白白浪费的无聊时光变成了富有成效的工作时间。
如果上班时间的工作安排不合理，那就是不给大脑休息的机会，平白延长工作时间。工作时要做到全神贯注、有条不紊，这样就会有更多的美好时间分配给家人和朋友，甚至是自己。
度假的时候，应该查收邮件，还是撒手不管？答案取决于你的度假目标、自身需求以及制约条件。不管答案是什么，在动身之前都要制订一个计划。
在如何兼顾工作和生活方面，频繁的跨国差旅是最大的挑战之一，照顾好自己是十分重要但也是完全可能的事情：在宾馆房间里稍事锻炼，早点上床睡觉，和自己心爱的人保持联系。不要玩命工作，这时的大脑不需要任何额外负担。出差在外，由于脑力下降，因而尽量把有关信息记录下来。把待办事项和提示信息存到手机上，或者写在记事本上，什么方便用什么。

第14章如何处理意外事件

关键是要在危机发生之前未雨绸缪，拿出时间做好应急安排。这样一来，就能帮助你在意外发生时泰然处之。要把自己的组织管理技能看作防止撞车的保护措施。

一连串的误解

应急通信计划。

减轻压力

在压力很大的时候，面对不得不做的决定和必须应对的挑战，我们从来就不会真正做好准备。让生活中所有相对次要的压力最小化，全力以赴地处理真正要紧的事情，这是我们的最佳选择。我们必须接受这样的事实：在压力很大的时候，容易犯错误。这样的错误可能让人觉得比一般情况下还要严重。不过，为了不让自己事后悔恨不已，我们必须努力接受上面的教训。

信息共享

在你面对重大挑战的时候，典型反应就是寻求更多信息。信息有助于我们找到胜券在握、胸有成竹的感觉。不幸的是，搜集而来的全部信息铺天盖地，很容易让我们感觉无所适从。如果这些信息相互矛盾，或者超出了自己的知识范围，尤其如此。

未来无法预见，但要做好准备

但是，我们可能过于关注以后的事情。在我们预先做出太多的计划，力图预测将来可能出现的所有危机的时候，我们实际上大大加重了当前需要承担的脑力负担。换言之，在我们过分考虑未来情况的时候，经常会失去对当前的把握。

对于将来可能发生的事情，如果过分关注，为此承受很大压力，结果是事倍功半，因为将来什么事情都有可能发生。

掌控当前局面的能力，需要实践经验的积累。

你一定要知道的

在面临意想不到的重大挑战时，生活中的任何事情都会变成严峻考验。在这种情况下，尤其难以做出不受情绪影响的合理决定。你无法做到专心致志。你会因为压力大而健忘，同样也会因为健忘而压力大。换句话说，你跌到了谷底。
要接受这样的事实：在承受巨大压力的时候，你会犯错误。这种错误会比一般情况下会犯的还要严重。应该尽可能地绕开这种制约，尤其应该借由来自朋友、同事和你信任的任何人的帮助，达到这个目的。
多跟那些不同于自己的朋友沟通交流，这在艰难时期更加重要。在你不够坚强的时候，你需要他们足够坚强；在你思路不清的时候，你需要他们头脑清醒。这就是朋友之间的互相帮助。
在你面对重大挑战的时候，典型反应就是寻求更多信息。信息有助于我们找到胜券在握、胸有成竹的感觉。不幸的是，搜集而来的全部信息铺天盖地，很容易让我们感觉无所适从。如果这些信息相互矛盾，或者超出了自己的知识范围，尤其如此。尽可能使用那些已经上手的工具去组织管理信息。对信息进行过滤筛选，给信息加上大量注解说明，跟需要信息的那些人在线共享相关内容。
你无法预知未来，但你可以确认正在发生的坏事表现出来的征兆。你可以未雨绸缪，以便坏事发生时，知道如何应对。
无论如何都要“把握当前”。在危机出现之前，如果已经做到未雨绸缪、胸有成竹，那现在就会更加从容不迫、有备无患。