关于Microsoft Office 学习方法（二）

关于Word的一些高级应用：

 

        使用表格

n       表格菜单的简介：

u       拆分表格：将表格拆分成两个表格。

u       标题行重复：当处理大型表格时，它一定会在分页符处被分割。当表格有多页时，可以调整表格以确认信息按所需方式显示。只能在页面视图或打印出的文档中看到重复的表格标题。

n       格式设定：

u       插入表格： “表格”菜单 ＞ “插入” ＞ “表格” ＞ 在“插入表格”对话框中 ＞ 选择列数和行数 ＞ “确定”

u       表格属性： 在表格左上角的“十字”形状上 ＞ 单击右键 ＞ “表格属性”
或者在表格任意位置单击 ＞ “表格”菜单 ＞ “表格属性” ＞ 设置表格的具体属性。

u       自动套用格式： “表格”菜单 ＞ “自动套用格式” ＞ 选择适当的格式

u       拆分单元格：在要拆分的单元格上单击 ＞ “表格”菜单 ＞ “拆分单元格” ＞ 输入拆分成的“行数”和“列数” ＞ “确定”

u       合意单元格： 选中要合并的单元格 ＞ “表格”菜单 ＞ “合并单元格”

n       添加计算：

u       应用公式：在要存放计算结果的单元格上单击 ＞ “表格”菜单 ＞ “公式” ＞ 在“粘贴函数”下拉列表中选择要使用的公式，或者自己自定义输入公式

        使用下列功能，同时处理文档的不同部分

n       拆分窗口：将同一篇文档在不同的窗口中编辑。
操作：“窗口”菜单 ＞ “拆分” ＞ 选择拆分的位置 ＞ 点击

n       重排窗口：实现将多篇文档同时显示在屏幕上。
操作：“窗口”菜单 ＞ “窗口重排”

        在文档中使用分栏：选中要分栏的段落 ＞ “格式”菜单 ＞ “分栏” ＞ 设置“分栏”选项 ＞ “确定”

        邮件合并

n       相关概念：

u       主文档：在 Word 的邮件合并操作中，所含文本和图形对合并文档的每个版本都相同的文档，例如，套用信函中的寄信人地址和称呼。

u       数据源：包含要合并到文档中的信息的文件。例如，要在邮件合并中使用的名称和地址列表。必须连接到数据源，才能使用数据源中的信息。

u       合并域：可插入主文档中的一个占位符。例如，插入合并域“城市”让 Word 插入“城市”数据字段中存储的城市名称，如“巴黎”。

n       创建主文档： 启动“ Word ” ＞ “工具”菜单 ＞ “邮件和信函” ＞ 根据向导： 输入主文档的内容 ＞ 利用“邮件合并工具栏” ＞ 选中要成为合并域的字符 ＞ 选择“邮件合并工具栏”中的“插入域” ＞ 选择要插入的字段 ＞ “确定”

n       创建数据源：利用“MS-Access”或Excel 创建指定格式的数据源，要有标题。

n       合并邮件： 利用“邮件合并工具栏” ＞ “合并到新的文档”或者打印
或者使用向导 ＞ “撰写信函” ＞ “预览” ＞ 完成合并   

        使用文字和语言工具，例如：

n       字数统计：“工具”菜单 ＞ “字数统计”（统计全文的字数）

n       自动更正：若要自动检测和更正键入错误、错误拼写的单词和不正确的大写，可以使用“自动更正”。 例如，如果键入“teh”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“the”。如果键入“This is theh ouse”和一个空格，“自动更正”将键入的内容替换为“This is the house”。 注释  不会自动更正超链接中包含的文字。

n       拼写和语法：在默认情况下，Microsoft Word 在您键入的同时自动进行拼写检查。用红色波形下划线表示可能的拼写问题，用绿色波形下划线表示可能的语法问题。
启用自动拼写和语法检查功能：在“工具”菜单上，单击“选项”，再单击“拼写和语法”选项卡。＞ 选中“键入时检查拼写”和“键入时检查语法”复选框。
如果您希望在完成编辑后再进行文档校对：输入完毕后 ＞ “工具”菜单 ＞ “拼写和语法检查”

        保存和保护文档：“工具”菜单 ＞ “选项” ＞ “安全性”选项卡 ＞ 设置打开密码和改写密码

        如何使用“页面设置” 和“打印”选项

n       页面设置：“文件”菜单 ＞ “页面设置”
设置完成后 ＞ 单击“确定”使设置生效

n       打印：“文件”菜单 ＞ “打印”
设置打印范围和份数 ＞ 单击“确定”开始打印

n       打印预览：可以“文件”菜单 ＞ “打印预览”进行预览打印出来的格式。