企业如何管控员工外发的文件？公司文件外发管控的5个方法

在信息化时代，企业文件的外发已成为日常工作的重要组成部分。然而，文件的外发也带来了数据泄露和信息安全风险。如何有效管控员工外发的文件，确保企业机密不被泄露，是每个企业面临的关键问题。

小编在本文将从技术和制度两个层面探讨几种行之有效的文件外发管控方法，保护企业的文件安全。

1. 文件外发审批流程——制度化管理

为了防止敏感信息的随意外发，企业可以制定文件外发审批流程，对所有涉及外发的文件进行严格的审批和记录。明确哪些类型的文件需要审批，并设定审批的层级，如部门经理、信息安全负责人等。利用电子审批系统或企业内部的工作流管理工具，确保审批流程的高效和透明。

对每次文件外发的审批记录进行存档，以备日后审查。外发后，定期检查文件的实际去向和使用情况。通过建立文件外发的审批制度，企业可以确保每个外发的文件都经过了必要的审查和批准，从源头上减少泄密的可能性。

2. 使用安企神——全方位外发管控解决方案

安企神是一款专业的企业级信息安全管理工具，能够帮助企业从技术层面对文件外发进行全方位的管控，确保文件外发过程中的每一个环节都受到严格监控。

外发管控功能：

文件加密：能够对外发文件进行自动加密，即使文件被外发到外部环境，未经授权的人也无法打开和查看内容。

外发管控：可以禁止指定程序外发如禁止QQ、微信、邮件等通讯软件外发，同时设置外发需申请，对外发的文件设置打开次数与有效期天数，还可以设置密码和阅读者打印权限。

外发权限控制：管理员可以根据员工的职务和职责设置不同的文件外发权限，限制哪些员工可以外发哪些类型的文件。

外发追踪与日志记录：自动记录每一份外发文件的操作日志，包括外发时间、文件接收者、外发路径等，方便后续追踪和审查。

敏感内容检测：在文件外发前，系统可以自动检测文件中是否包含敏感信息，如个人信息、财务数据等，并根据设置自动阻止或提醒。

通过该系统，企业可以对员工的文件外发行为进行全方位的技术监控和管理，从而有效防止因文件外发不当导致的安全隐患。

3. 网络与邮件安全策略——防止不当外发

网络与邮件安全策略 是管控文件外发的另一道防线。通过配置企业网络和邮件系统，企业可以进一步防范不当的文件外发行为。配置企业邮件系统，启用内容过滤功能，自动扫描邮件内容和附件，阻止敏感信息的外发。限制企业网络中对特定外部平台（如社交媒体、个人邮箱等）的访问权限，防止员工通过这些平台私自外发公司文件。

对于涉及外发敏感文件的邮件，启用双重审查机制，确保邮件内容经过严格审查后才被发送。通过强化网络与邮件安全策略，企业能够有效减少员工通过邮件和网络途径外发敏感文件的风险。

4. 文件外发水印技术——追踪与溯源

文件外发水印技术是一种被动防御的有效手段。通过在外发文件中嵌入隐形水印，企业可以在泄露事件发生后追踪文件的去向，并溯源至具体的外发者。如安企神的水印技术可以在每一份外发的文件中嵌入独特的水印信息，记录文件外发者的身份、时间、设备等关键信息。

一旦外发文件被泄露，可以通过提取文件中的水印信息，迅速追查到文件的最初外发者，并采取相应的补救措施。使用文件水印技术，企业可以在泄露发生后快速找到责任人，并追究相关责任，起到一定的警示效果。

5. 员工安全意识培训——制度与文化建设

员工安全意识是企业信息安全的重要基石。通过制度化的安全培训和文化建设，企业可以提高员工对文件外发风险的认识，从根本上减少泄密的可能性。企业应该为员工提供定期的信息安全培训，讲解文件外发的风险、公司外发文件的政策和操作规范等。

制定并推广员工行为规范，将文件外发的流程、审批要求、操作注意事项等明确写入公司规章制度中。通过制度化的安全培训和文化建设，企业可以在员工层面上减少因人为因素导致的文件外发不当问题。

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小编：闫闫