项目管理之精准管理规划：引领团队迈向成功之路

心灵彼岸-诗和远方

于 2024-10-09 12:53:43 发布

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分类专栏：项目管理文章标签：产品经理

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从基本含义上理解，管理规划是管理者在脑海中构建的管理蓝图与愿景。从展现方式来看，管理规划是管理者与上下级共同制定的一份“工作契约”，旨在促进高效的上下协同。就其核心内容而言，管理规划要求管理者清晰阐述：“我接下来将如何引领这个团队？”

若需向上级汇报，我们通常会从投入与产出两个维度来阐述。而作为管理者自我反思时，则需从以下四个方面来全面考量：

1.团队职能：明确团队的核心职责与使命，即团队存在的根本目的以及上级为何设立此团队。

2.预期目标：界定团队的产出目标，深入理解上级对团队成果的期望与要求。

3.团队现状与发展：评估团队当前的状态，包括成员构成、技能水平、工作氛围等，并展望团队的未来发展路径，同时理解上级对团队成长的期望。

4.实施路径与资源需求：详细规划为实现团队目标所需开展的主要工作，包括具体任务、时间节点、责任分配等，并明确所需资源，如人力、物力、财力等，以及需向上级申请的支持与协助。

我现在所带的项目经理大多数是技术转行，现在的项目规划仅仅停留在具体任务、时间节点、责任分配等。然而，他们缺乏对团队存在目的和使命的深入理解，往往只是机械地完成一个个项目。在回答上级关于预期目标的问题时，他们的答案通常局限于在成本范围内按时、保质地完成项目。同时，他们忽视了团队现状的评估与未来发展的规划，实施路径单一且缺乏根据环境变化进行调整的灵活性。在资源需求方面，他们也往往处于被动等待上级安排的状态。

如果你是项目经理，并且也面临同样的问题，那么我们亟需携手合作，共同探索并制定一套全面而有效的管理规划策略。

一、规划基石：明确团队职能

1、职能是什么

团队职能，即团队存在的根本目的和任务。它回答了“我们团队为何而存在？”以及“我们的独特价值是什么？”这两个关键问题。明确职能不仅有助于团队内部统一思想，还能确保团队在公司整体架构中发挥应有的作用。

2、明确职能的意义

2.1 增强凝聚力

清晰的职能定位让团队成员明白共同的目标，从而加深彼此间的认同感和归属感。

2.2 激发动力

当员工了解工作的价值和意义时，他们的工作将更具成就感，进而形成自我激励。

2.3 提升主动性

明确的职能定位鼓励员工主动思考如何更好地完成任务，以及如何提升个人能力以支持团队发展。

3、职能的层次

职责层面：这是团队对上级和公司的基本承诺，是职能的底线，主要解决日常生产问题。职责通常由上级设定，因此与上级沟通明确职责至关重要，以避免“失职”风险。

使命层面：这是管理者对团队未来的规划和愿景，类似于个人的自我实现目标。明确的使命能够激发团队成员的主动性、归属感和成就感。

4、如何设定职能

4.1、信息收集

通过向上、向下及横向沟通，全面了解各方对团队的期待和要求，以及团队业务的核心价值和发展趋势。

向上沟通:听听上级对团队的期待和要求，以及希望用什么维度来衡量你做得好还是不好。

◆接下来这个季度，哪几件事是我们必须要保证的？

◆未来半年，你觉得我做好哪几件事就可以认为我的管理做得不错？

向下沟通: 和大家一起对团队业务的看法和理解，以及对未来发展的期待，为以后的沟通做好铺垫。
左看右看：主要是看职能定位的边界在哪里，最好和兄弟团队的职能是无缝对接的。
你的理解：你对业务的理解，你对领域的理解，你对团队的期待，以及你对自己的期待。

4.2 提炼和升华

职责的提炼：结合上级的期待和要求，以及你对业务核心价值的理解。用上级、团队成员和兄弟部门都易于理解的语言，对职责进行简短化提炼，并尽可能长时间稳定下来。
使命的升华：基于基本职责，寻找团队对于部门和公司的独特价值，并和行业发展趋势结合，设定自己的期待。要注意使用基于"结果"的描述，而非基于"过程"的描述。

如: 负责周报系统研发；

以高质量周报系统研发，交付高质量周报系统；

确定衡量维度：为了告诉上级和团队，我们将从哪些角度去评价我们做得好还是不好。

4.3 确认和主张

和上级确认——得到上级的支持和认可；
向平级、下级主张——在合适的场合，比如季度会、合作沟通会等，有计划、有步骤地把团队的职责和使命宣贯给大家。

这是一个持续的过程，需要定期回顾和调整以确保职能定位与团队发展保持一致。

二、规划航标：设定预期目标

预期目标主要回答“团队如何展现其价值”的问题，即团队需达成何种成果来突显其重要性。

1、目标设定的意义

体现期待：目标反映了你和上级的期望与愿景。
优化资源配置：明确的目标指导资源的高效分配，确保投入到最关键领域。
增强执行力：清晰、稳定的目标是提高执行效率的关键。
加强凝聚力：共同的团队目标能显著提升成员间的团结与协作。
激发激励：明确的团队目标能赋予员工工作的意义，从而提升其自驱力。

2、目标设定的原则

SMART原则：Specific、Measurable、Attainable、Relevant和Time-bound，也就是目标的明确性、可衡量性、可达性、相关性和时限性。

Attainable：踮起脚或跳一跳能够到的目；目标是设定给团队的，而不是设定给上级的。当你为了容易交差而给团队设定一个没有挑战性的目标时，团队成员是得不到激励的，完全没有挑战性的目标无法让员工进入"心流"状态。

Specific和Measurable:目标要明确，如：

反：我们需要保证项目进度正常；

正：本月底保证周报系统完成进度20%，达到需求交底状态；

Relevant：不跑偏，工作内容必定是和上下游及上级目标相关联的；

Time-bound：所有的目标都是基于一定时限的，没有时间限制的目标没有意义。

SMART原则主要是针对单个目标而言的，在设定我们管理规划中的目标时，还有一个原则就是目标尽可能少。因为，一旦目标设置过多，就违背了目标的初衷——优化资源配置。目标过多必然导致资源分散，很难达到优化配置的效果。一般来说，不超过三个是最好的，视情况，五个以内也可以，超过五个就显得多了。

3、目标设定的维度

业务目标：与公司业绩和战略目标直接相关的成果。
团建目标：根据团队建设的需要，可选择性设定的目标。
专业目标：反映团队在专业能力提升方面的追求。

4、目标设定的形式

OKR和KPI都是目标管理的手段，它们都包含了目标的设定、路径的选择以及对结果的考核等要素。只不过OKR适用于开放性强、追求创造性的组织；而KPI更适用于规则成熟、追求执行性的组织。

KPI过于强调对结果的考核，从而导致目标实现手段的变形，也就是人们常说的"为达目的不择手段"，以至于常会发生目标和手段的脱节的情况。OKR对于目标管理的优化之处，就在于"O"和"KR"的两层表述形式，确保了目标和手段的一致性：因为所有的"KR"都是为"O"服务的，和"O"相背离的"KR"不能放进来。如此一层层拆解下去，各个层级的团队就无法"不择手段"了。但是OKR并没有放弃考核，显然每个团队要达成的"KR"也是要考核的。

4.1 可以量化的指标

就是大家常说的KPI；常见句式是：到某时间点，什么指标达到什么数字；KPI里暗含着"O"，没有O就定不出KPI。

KPI的两个核心要素都非常重要：明确——可量化的目标；考核——对目标的达成情况进行评估。

4.2 不可量化的目标

用关键结果来衡量，就是我们常说的目标与关键结果(objectives & key results，OKR)，就是对关键结果的一种描述。它们的描述形式大体是：到某时间点，完成什么工作，该工作实现了哪些功能或达到了哪些效果。

OKR里包含着KPI，OKR里面的"KR"就包括可量化结果(KPI)和不可量化结果(KRA)。

5、目标设定的挑战

资源限制：应基于预期目标合理调配资源，而非仅依赖现有资源设定目标。
目标模糊：需强调结果导向，明确目标完成后的预期效果。
沟通不足：确保目标在团队内部得到充分传达和理解。
目标变动：通过设定稳定的专业目标来应对外部业务目标的频繁调整，确保团队有持续的内在追求。

面对外部业务目标的频繁调整，我们应通过设定稳定、专业的内部目标来为团队提供持续的导航。这样，无论外部环境如何变化，团队都能有条不紊地追求其核心价值和能力的提升。

（1）明确关键提升维度：

聚焦体现团队核心职能的技术领域；
识别并攻克重大技术难题或偿还技术债务；
提前布局和储备新技术，为未来发展奠定基础。

（2）设定具体目标：

根据团队的核心评价维度，设定量化的KPI或非量化的KRA；
这些目标应能反映团队的核心能力和价值，成为团队自我提升和追求的方向标；
当外部业务目标发生变动时，内部专业目标的稳定性将帮助团队保持定力，减少焦虑，避免无效努力。

面对内外目标的冲突，我们可以借鉴“重要紧急”四象限的权衡方法：将内在的专业目标视为“重要但不紧急”的事项，持续投入和推进；而将外部压来的业务目标视为“紧急”事项，灵活调配资源以应对。这样，我们既能确保团队长期能力的提升，又能有效响应外部的短期需求。

三、规划依据：分析团队现状与发展

在探讨团队规划时，我们需要从多个角度审视团队的现状与未来。这涉及到对团队规模、分工、梯队建设的深入思考，以及如何合理配置资源和培养关键人才。

1、团队规模与分工的展望

规模预测：明确团队当前人数，并结合业务发展需求，规划未来一段时间内的团队增长规模。这包括实际在岗人数和未来预算内将增加的人数。
分工布局：了解团队当前负责的业务板块，并根据各板块的重要性和发展潜力，合理配置人力资源。同时，确保人员职责清晰，与业务目标紧密对齐。

2、团队梯队建设的考虑

成熟度评估：梯队成熟度是团队稳定性和持续发展能力的关键指标。一个成熟的梯队能够抵御外部冲击，保持团队效能。
建设策略：通过内部晋升、外部招聘和培训发展等多种手段，构建健康、有层次的团队梯队。

3、资源投入与产出的权衡

业务目标与资源需求：根据业务目标和期望成果，合理估算所需投入的人力资源。同时，考虑实现目标的不同手段和路径对资源需求的影响。
行业参照与成本效益：参照行业内相似团队的资源配比情况，确保团队资源配置既符合行业标准，又具有良好的成本效益。

4、关键人才的培养与引进

内部培养机制：识别团队中具有潜力的成员，为他们提供必要的培训和发展机会，以促进其快速成长并承担更重要的职责。
外部人才引进：根据团队需要，积极引进外部优秀人才，为团队注入新鲜血液和创新力量。
团队消化能力评估：评估团队现有成员的带教能力，合理安排新人融入计划，确保新人在得到有效指导的同时，不影响团队整体业务进展。

5.、团队规划的可视化呈现

组织架构图：清晰展示团队的规模、分工和梯队分布情况，便于上级和团队成员快速了解团队结构。
资源盘点表：详细列出团队各级别人员的数量和预算情况，为资源配置和成本控制提供依据。
重点培养对象名单：明确标识出团队中的关键人才及其发展方向，以便给予更多的关注和支持。

四、规划行动：制定实施路径与资源调配

在实现目标的过程中，我们需要明确几条关键路径，即通过哪些核心工作来达成预定目标。同时，我们必须充分考虑每项工作所需的资源投入，包括时间、信息、人力等各个方面。由于上级通常对资源使用效率有着极高的关注度，因此在汇报管理规划时，详细阐述这些关键路径及相应的资源需求显得尤为重要。这不仅能帮助上级判断我们实现目标的策略是否合理，还能让他们更加清晰地了解我们所需资源的合理性和紧迫性。接下来，我们将深入探讨如何选择合适的工作手段以及如何进行合理的资源分配。