电子文件存档管理制度

1、 公司各部门的电子文档（件）应当在主管或经理计算机上或者文件服务器上建立专门的部门分类

文件夹进行保存。 各部门主管负责本部门电子文件的积累、保管和归类整理工作。

2、 任何人员不得将公司相关资料包含电子文件通过任何途径传递出公司，一经发现重罚。

3、 电子文件的管理由行政部门负责，各部门要提供协助和支持。

4、 归档的电子文件同时存在相应的纸质或其他载体形式的文件时，则应在内容、相关说明及描述上

保持一致。

5、 各部门具有重要保存价值的电子文件，必须适时生成纸质文件等硬拷贝进行备份保存。进行归档

时，必须将电子文件与相应的纸质文件等硬拷贝一并归档。

6、 用文字处理技术形成的电子文件，收集时应注明文件存储格式和属性。

7、 用扫描仪、计算机辅助设计或绘图等设备获得的图像电子文件，如果采用非标准压缩算法，同时

应注意其对设备的依赖性，以及易修改性等问题，不可遗漏相关软件及数据参数。

8、 用音、视频设备获得的动态图象文件，收集时应注意收集其压缩算法及属性标识和相关软件。

9、 通用软件产生的电子文件，收集时应注意收集其软件型号和相关参数。专用软件产生的电子文件，

收集时必须连同相关软件一并收集，以便于以后查询使用。

10、

各部门对保存的每份电子文件均需在本部门的电子文件登记表中进行登记并附有纸张打印

件，部门主管与经理应在打印件上进行签字确认。

电子文件登记表应与电子文件的备份一同保存。

11、网络管理员在对电子文件进行刻录时应根据各部门的实际情况进行归类集中，制成归档数据集，

拷贝至耐久性的易保存的刻录载体上，至少一式两套，一套封存保管，一套供查阅使用。必要时，

复制第 3 套，异地保存。对于加密电子文件，则应解密后再完成上述工作。

12、常用的储存载体应按此载体优先顺序分别使用：只读光盘、一次写光盘、可擦写光盘、磁带等。

存储电子文件的载体或包装盒上应贴有标签，以标明电子文件的类别及内容，同时附带电子文件

登记表一同保存。

13、归档的电子文件封存载体不得外借，各部门需要借阅查询相应的电子文件时，应到行政部完善相

应的借用手续。

14、行政管理部门应对储存的资料数据每半年或每一年进行检查，检查其适用性、可读性。