《人人都是项目经理V2.0》读书笔记——第7章 规划采购——弄清楚想要什么

1. 项目采购管理计划——让专业的人做专业的事

• 制定《采购管理计划》的目的
  保证有效管理整个项目的采购工作，明确哪些需求要通过外购产品或服务来满足。
• 采购管理计划的内容
  主要包括：
  • 采购流程、角色及其职责权限。
  • 采购清单、针对其中的每一个采购项，都应该详细说明：采购对象的功能与性能要求；预算；采购过程中的里程碑时间点要求，如招标、签订合同、到位、初验、终验、正式移交等；拟采用的合同类型；责任人等。
  • 标准化的采购文件模板。
  • 风险管理事项。
  • 供应商管理规则。
  • 招标管理规则。
  • 合同管理规则。
  • ……
• 完成指定《采购管理计划》后是否该启动采购工作？
  还不能，完成的项目计划是个层级结构，《采购管理计划》处在第二层，它只是对项目采购管理工作的一个概要描述，真正付诸实施的，是下边的第三层——《（单项）采购计划》。
• 《采购管理计划》和《（单项）采购计划》的关系
  《采购管理计划》概要说明了整个项目“买什么、花多少钱、谁负责、有哪些模板”等；而每一个采购项（专业术语为“采购包”，因为可能一次采购多种产品和服务）都需要各自经历从计划、实施直到收尾的整个过程，它有自己的生命周期（“合同生命周期”）。对买方来说，它是项目的“子项目”；对卖方来说，他就是一个独立、完整的项目。《（单项）采购计划》规定了如何买，是这个采购子项目的项目计划。
• 这两种计划什么时候写？
  《采购管理计划》应该较早制订，并且逐步完善；而《（单项）采购计划》在采购子项目的早期制订即可。
  本书红烧肉项目的采购计划如图所示：

2. 明确采购需求——大主意还得自己拿

《采购管理计划》规定的是“如何对整个项目中的采购工作进行管理”，还需要针对各个采购对象，明确采购需求（花多少钱、解决什么问题）。
采购工作实际上可以采用很多种方式进行，项目管理学科总结了其中最复杂的一种——招标（对乙方而言就是投标）。

• 什么是《招标计划》
  《招标计划》是在招投标活动中使用的，用于征求潜在卖方建议书的文件，即每个采购包打算如何招标方面的计划。它是采购子项目的计划。
• 《招标计划》的内容
  由于它是采购子项目的计划，因而理论上来讲，应该包括《项目管理计划》中的所有内容。考虑到采购子项目的性质和特点，则主要包括：
  • 对采购包的详细说明，详细描述拟采购的产品、服务或成果，以便供应商确定他们是否有能力提供；
  • （客观或主观的）供应商选择标准，包括对需求的理解、生命周期成本、技术能力、风险、管理方法、技术方案、财务实力、企业规模和类型、卖方以往业绩、知识产权等；
  • 应答格式要求；
  • 所需的合同条款等。
    上面这些内容是给乙方看的部分。
    为保证招标过程的公平公正，《采购管理计划》中的一些内容是商业机密，如：预算（在实践中往往叫做“标底”）、评价小组成员、评分结构、合同管理（指合同签订及其后的管理工作）等。