《人人都是项目经理V2.0》读书笔记——第7章 规划采购——弄清楚想要什么

1. 项目采购管理计划——让专业的人做专业的事

  • 制定《采购管理计划》的目的
    保证有效管理整个项目的采购工作,明确哪些需求要通过外购产品或服务来满足。
  • 采购管理计划的内容
    主要包括:
    • 采购流程、角色及其职责权限。
    • 采购清单、针对其中的每一个采购项,都应该详细说明:采购对象的功能与性能要求;预算;采购过程中的里程碑时间点要求,如招标、签订合同、到位、初验、终验、正式移交等;拟采用的合同类型;责任人等。
    • 标准化的采购文件模板。
    • 风险管理事项。
    • 供应商管理规则。
    • 招标管理规则。
    • 合同管理规则。
    • ……
  • 完成指定《采购管理计划》后是否该启动采购工作?
    还不能,完成的项目计划是个层级结构,《采购管理计划》处在第二层,它只是对项目采购管理工作的一个概要描述,真正付诸实施的,是下边的第三层——《(单项)采购计划》。
  • 《采购管理计划》和《(单项)采购计划》的关系
    《采购管理计划》概要说明了整个项目“买什么、花多少钱、谁负责、有哪些模板”等;而每一个采购项(专业术语为“采购包”,因为可能一次采购多种产品和服务)都需要各自经历从计划、实施直到收尾的整个过程,它有自己的生命周期(“合同生命周期”)。对买方来说,它是项目的“子项目”;对卖方来说,他就是一个独立、完整的项目。《(单项)采购计划》规定了如何买,是这个采购子项目的项目计划。
  • 这两种计划什么时候写?
    《采购管理计划》应该较早制订,并且逐步完善;而《(单项)采购计划》在采购子项目的早期制订即可。
    本书红烧肉项目的采购计划如图所示:在这里插入图片描述

2. 明确采购需求——大主意还得自己拿

《采购管理计划》规定的是“如何对整个项目中的采购工作进行管理”,还需要针对各个采购对象,明确采购需求(花多少钱、解决什么问题)。
采购工作实际上可以采用很多种方式进行,项目管理学科总结了其中最复杂的一种——招标(对乙方而言就是投标)。

  • 什么是《招标计划》
    《招标计划》是在招投标活动中使用的,用于征求潜在卖方建议书的文件,即每个采购包打算如何招标方面的计划。它是采购子项目的计划。
  • 《招标计划》的内容
    由于它是采购子项目的计划,因而理论上来讲,应该包括《项目管理计划》中的所有内容。考虑到采购子项目的性质和特点,则主要包括:
    • 对采购包的详细说明,详细描述拟采购的产品、服务或成果,以便供应商确定他们是否有能力提供;
    • (客观或主观的)供应商选择标准,包括对需求的理解、生命周期成本、技术能力、风险、管理方法、技术方案、财务实力、企业规模和类型、卖方以往业绩、知识产权等;
    • 应答格式要求;
    • 所需的合同条款等。
      上面这些内容是给乙方看的部分。
      为保证招标过程的公平公正,《采购管理计划》中的一些内容是商业机密,如:预算(在实践中往往叫做“标底”)、评价小组成员、评分结构、合同管理(指合同签订及其后的管理工作)等。
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