企业信息化建设

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概述

信息化不仅是技术变革,也是管理变革,企业无论采用怎样的技术与管理手段,其最终目的都是为了实现企业战略。目前,绝大多数企业没有明确清晰的战略,即使有,也是模糊地存在于最高管理者的脑海中,IT规划的制定者要想运用企业战略指导信息化建设,无疑存在一定困难。

企业信息化建设的难点

IT规划即信息化建设规划,是指在企业发展战略目标的指导下,结合企业管理需求、业务流程和信息化基础,对信息化目标和内容进行整体规划,全面系统地指导企业信息化建设。

普遍反映IT规划难于制定,即使花费很多心血和精力制定出来,也往往难以实施。总结起来,IT规划的制定有以下五个难点:

一、信息化技术迅速更新。信息化技术发展迅速,更新换代频繁,新功能的实现速度远远超过可规划的范围,两年前的信息技术就已经非常落后,两年前的IT规划自然也就无法满足企业信息化需求。

二、市场与需求不断变化。变化迅速不仅是信息技术,企业所面对的市场和客户需求也在日益变化,由此造成的业务流程和经营管理变化,使得企业信息化建设不能墨守陈规。

三、实施时间长,并行难度大。企业信息化建设的实施时间一般较长,这使得IT规划的周期难以确定。

四、企业缺少专业人才。IT规划是通过企业的组织调整、流程优化甚至是绩效体系的改变来促进企业战略实现,这就需要规划者对企业管理、业务流程、信息化建设等方面有系统的理解和把握。可以想象,能够同时掌握信息化技术和业务流程的人才已经非常难得,如再具备企业的管理能力,并亲自制定IT规划的可能性也是微乎其微。

五、难与战略保持一致。信息化不仅是技术变革,也是管理变革,企业无论采用怎样的技术与管理手段,其最终目的都是为了实现企业战略。目前,绝大多数企业没有明确清晰的战略,即使有,也是模糊地存在于最高管理者的脑海中,IT规划的制定者要想运用企业战略指导信息化建设,无疑存在一定困难。

企业信息化建设的策略

如何才能克服以上的难点呢,在实施中应注意以下七个关键点:

一、与企业战略相符。没有明确清晰的战略,IT规划就无从谈起,也就没有存在的价值和必要性。在整个信息化规划的过程中,其实信息技术方面的规划并不是最难的,难的是战略评估和管理诊断,做好这两步,IT规划才能做到对症下药,有的放矢。

二、各部门的共同支持参与。企业信息化建设绝对不单纯是企业IT部门的事,它要求企业所有相关部门参与目标制定规划建设和实施,IT部门是信息化建设的推动者,而信息化的主人是企业所有的部门和每一位员工。充分了解各部门的需求之后再做出IT规划,才可以避免单一部门做无用功。

三、形成管理闭环。不仅IT规划难以制定,企业中任何领域的规划都是一个复杂的项目,都应该是一个闭环的管理过程,即"制订规划--进行实施--总结反馈--修改规划",如此不断前行。IT规划作为企业发展的重要方向之一,应当是一个中长期的规划,在时间上的跨度可以是三至五年,但是每年都应当根据周围新的环境,企业新的发展以及技术新的趋势等因素进行补充和调整,形成滚动计划,长期规划与每年规划一次并不是矛盾的对立面。

四、不断完善IT管理体制。企业信息化规划不但要有硬件、网络、技术的规划,同样重要的是对IT管理机制的发展规划。例如,信息安全制度的建立、信息沟通体系的完善等。信息化发展中经常要对各种IT项目进行分析,确定这些项目的优先顺序,分配有限的IT资源。作为这种分配的基础,企业必须能够建立起一套成熟的IT管理机制。

五、选择最匹配而非最先进的技术。信息化建设与企业发展相匹配是最好的选择,不能期望信息化的建设能拔高企业的成长,盲目追求最先进的技术,信息技术不可能起到雪中送炭的作用,它的作用更多的是锦上添花。《哈佛商业评论》的一篇文章《当IT的战略优势已成往事》曾经引起了广泛的关注。这篇文章认为:随着信息技术大众化的趋势的继续,铺张浪费所带来的惩罚只会加重。要想以信息技术投资来获得竞争优势越来越难,而招致成本劣势倒是容易得多。

六、从核心基础项目着手。对于信息化项目需求的轻重缓急应当具有明确的规划,先实施企业最需要的基础核心项目,并以此为基础量体裁衣,衍生其它项目的建设,保证数据的整体统一,也可以保证预算的准确性。

七、借助外部IT技术公司的力量。实力雄厚的IT技术公司可以解决公司专业人才缺乏的问题,并可以从客观的角度提出专业建议,如果企业具备足够的条件,也可以选派专职人员进行相关的培训学习。

总结

企业信息化的本质特征在于推动创新,推动企业不断变革。信息化的目的在于提升企业在经济全球化时代的核心竞争力。信息化成功的关键不是信息技术与设备,而是创新思想和人才队伍建设。随着政府不断颁布强制性的节约资源、保护环境的政策,包括税收、技术标准、法规、环境监管、经济激励等措施,再加上通过市场机制的作用,就会形成迫使企业增长方式转变的强大经济驱动力。各企业为获取自身利益的努力就会与提高整体经济效率的目标相一致,转变发展模式就会成为企业的自愿选择和强烈追求。

信息已成为当今企业发展中的重要生产要素,是转变企业经营发展方式的重要特征。信息技术的发展和应用加快了知识更新速度,降低了知识传播成本,提高了信息和知识共享水平,加快了科学技术在生产实践中的应用。企业信息化促进了经济发展方式从粗放型向集约型转变。

息技术应用是提高经济运行效率的重要手段。随着市场经济发展的深化,市场范围和容量日益扩大、交易日益频繁、交易组织的网络化程度日益提高,在一定程度上增加了交易成本和风险。信息技术的快速发展和应用,使煤炭企业的信息获取更加便捷、及时,有利于支持决策、捕捉商机、拓展市场,有利于降低交易成本和提高经济运行效率。

信息化是推动技术改造和提升传统产业的重要途径。应用信息技术改造和提升传统产业,可以提高企业生产的安全可靠性,改变传统设计、生产和流通方式,有利于推动企业流程再造与组织结构调整,提高传统产品科技含量,降低资源消耗,提高生产效率。

信息化是推动技术创新和体制创新的重要引擎。对技术创新而言,通过信息技术推动相关科学知识、技术、人才等创新要素信息扩散,可以促进创新所需知识和信息的获取,降低创新成本。同时,利用信息技术手段,可以缩短新知识创新周期,加快技术创新步伐。对体制创新而言,应用信息技术,不仅要改进生产手段、优化生产流程,而且要求调整组织与管理体制,并建立与之相适应的组织架构、管理模式。

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目 录 1综述 5 2系统方案建议 5 3设计目标和建设原则 6 3.1系统需求 6 3.2设计目标 7 3.2.1基本目标 7 3.2.2特色管理目标 8 3.3管理原则:分层管理,责权分明 9 3.4操作原则:操作简便,数据共享 9 3.5系统实施原则 10 4总体结构设计 10 4.1系统体系结构 10 4.2网络体系结构 11 4.3系统性能 12 4.4权限管理体系 15 5系统总体结构 15 6经营管理子系统 16 6.1市场(客户)信息管理 16 6.1.1客户单位管理 16 6.1.2客户资料 16 6.1.3客户满意度 18 6.1.4客户投诉 18 6.2项目前期管理 19 6.2.1合同洽谈 19 6.2.2招投标管理 19 6.2.3合同评审 22 6.2.4委托书管理 25 6.3合同管理 26 6.3.1合同台帐 26 6.3.2收费管理 27 6.3.3工作量管理 27 6.3.4费用管理 28 7项目管理 28 7. 1设计流程管理 28 7.1.1项目信息 29 7.1.2 委托登记及评审表 31 7.1.3任务策划 34 7.1.4 质量计划和设计计划 38 7.1.5 工程调研/勘察计划 41 7.1.6 方案讨论记录表 43 7.1.7阶段成果记录表 45 7.1.8 设计输入评审 46 7.1.9 任务下达 48 7.1.10 工程设计延迟申请 52 7.1.11 工程备忘录 55 7.1.12互提资料 57 7.1.13工程咨询设计文件审核记录表 59 7.1.14设计质量审核评定 62 7.1.15 基础数据统计表 65 7.1.16 出版统计表 66 7.1.17 设计分发 66 7.1.18 设计归档 67 7.1.19 设计更改 67 7.2项目进度管理 70 7.2.1进度控制 70 7.2.2项目周报 71 7.2.3项目月报 72 7. 3电子文档管理 73 7.4统计分析 73 8图文档管理子系统 74 8.1档案管理 74 8.2图书管理 77 8.3资料管理子系统 77 8.3.1技术资料管理 77 8.3.2技术成果管理 78 8.3.3上岗资格管理 78 8.3.4技术学习园地 78 8.3.5内部质量审核 78 8.3.6管理评审 78 8.3.7 ISO9000文件 78 8.4知识管理 78 9人力资源管理子系统 80 9.1人事档案 80 9. 2请假申请 81 9. 2.1业务流程 82 9.2.2流程图说明 83 9.2.3其它权限说明 83 9.2.4程序文件 83 9.3出差申请 84 9.3.1业务流程 85 9.3.2流程图说明 85 9.3.3其它权限说明 85 9.3.4程序文件 86 9.4培训管理 86 9.4.1培训申请表 87 9.4.4 公休假申请 94 9.5 劳动关系管理 94 9.5.1劳动合同续签审批表 95 9.5.2员工借调审批表 99 9.5.3员工转正申请表 102 9.4.6 工资管理 104 10办公自动化子系统 104 10.1个人办公子系统 104 10.1.1待办事宜 105 10.1.2我的邮箱 105 10.1.3日程安排 105 10.1.4通讯录 105 10.1.5即时通信 105 10.1.6岗位工具 106 10.2信息管理子系统 106 10.2.1公司通知 106 10.2.2 公司新闻 108 10.2.3部门通知 110 10.2.4规章制度 112 10.2.5标准规范 113 10.2.6培训资料 114 10.2.7设计图纸 115 10.2.8质量体系文件 116 10.2.9技术资料管理 117 10.2.10在线投票调查 118 10.2.11金点子 118 10.2.12员工论坛 118 10.3公文管理子系统 118 10.3.1收文管理 118 10.3.2发文管理 121 10.4行政办公子系统 124 10.4.1 工作便签 125 10.4.2车辆管理 127 10.4.3会议管理 131 10.4.4综合服务 137 10.4.5物资采购 140 10.4.6 资产管理 143 11分工安排 150 12测试及验收 154 12.1安装和调试 154 12.2验收 154
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