SharePoint Portal Server徹底研究

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第一節 文件檔版本(Version)的設定與管理 　　 　　在這個小節中，主要與讀者探討的主題為SPS服務中有關於文件本版控制的原理與實作說明。在過去傳統對於文件檔案的管理方式中，想必絕大多數的知識工作者應該都是以存檔時的檔案名稱搭配相對的資料夾，來作為分類每一個檔案本版的方法，例如：公司會議記錄報告、員工工作報告…等等，在儲存到指定的資料夾時，通常對於該檔案的命名方式為901025、90-10-25、2001-10-25等幾種加上日期的命名方式，以當天日期作為該檔案命名時的關鍵字，接著再以E-mail或分享該資料夾的方式，將該檔案傳送給所有的員工來閱覽。 　　在筆者上述過去傳統對於文件檔案的管理方式中，很明顯的可以看到許多對於文件版本控制處理上的不便，簡單的說就是沒有達到每一份文件版本自動化控制的運作，因為從作者存檔時的那一刻起一直到發佈該檔案到網路上時，所有每一個檔案的版本控制以及發行作業，皆是需要以人工手動的方式去設定以及注意的，然而對於每一份文件在這樣版本的日積月累之下，對於後續的您在每一次想要去開啟最新一次的檔案時，您可能還必須得先注意每一個檔案或資料夾的命名後再開啟，這是因為在傳統的資料夾中，是無法只呈現最新一次版本的檔案，對於上述有關於傳統檔案版本在管理上的缺失之下，SPS提供了下列幾項有關於在檔案本版控制上的服務機制： 一般讀者（Reader）只能夠讀取到最新一次的發行檔案，對於過去所有舊的版本資料唯有作者（Author）以及協調者（Coordinator）角色才有權限取得。 過去的所有歷史版本皆記錄著該檔案簽入時（Check-in）與發行時（Publishing）兩種版本的日期、時間。 記錄著每一個階段版本的作者與當時所留下的註解說明。 作者或協調者可以取回過去的歷史檔案資料到其他位置或另存新檔。 看完了以上有關於SPS在版本控管上的功能之後，接下來請讀者先看看下列這張有關於SPS在檔案版本控制上的基本架構圖：（『圖4- 1』） 『圖4- 1』 上圖中（『圖4- 1』）主要說明的是：當作者（Author）在製作每一份文件檔案時，每當簽入（Check-In）該檔案時，此檔案皆會有Check-In時的版本記錄，例如：0.1、0.2、0.3等等，然而在發行（Publishing）之後，同樣會有發行之後的版本記錄，例如：1.0、2.0、3.0等等（注意！讀者的角色（Reader Role）只可以讀取到最新一次發行版本的相對檔案）。 接下來讓我們先來看看有關於SPS中，檔案的簽入（Check-In）與發行（Publishing）功能，以便於在後續的操作練習中，可以檢視與對照Check-In與Publishing時的版本記錄，首先先請讀者來看看有關於檔案Check-In的使用，如下圖範例所示：（『圖4- 2』） 『圖4- 2』 如上圖範例所示（『圖4- 2』），請讀者在工作區的【Documents】資料夾下的任一個檔案，按下滑鼠右鍵點選『Check-In』，（請讀者先注意一下！在視窗右半部的版本顯示狀態，目前為Ver .0.0）此時便會出現如下圖（『圖4- 3』）所示的描述檔（Profile）設定視窗： 『圖4- 3』 如上圖範例所示（『圖4- 3』），當您每一次對於一個檔案進行Check-in時便會出現此描述檔的相關設定畫面，這是因為在每一次作Check-in動作時的作者可能是不同一個人，或是該檔案的內容有修改過，需要在另外新增新的關鍵字等等的因素下，因此便需要作每一次描述檔（Profile）的修改，此外如果您想要在作Check-In動作完成之後便立刻發行（Publishing）至網路上供其他讀者來閱讀，則您可以將上圖中筆者框起來的部分勾選，接下來我們先來看看Check-in之後的顯示畫面，如下圖範例所示（『圖4- 4』）。 『圖4- 4』 如上圖範例所示（『圖4- 4』），雖然該文件尚未正式發行至網路上，但是此時所有Check-In時的版本記錄，便會開始在此工作中儲存著，在上圖中筆者圈起來的部分目前版本顯示為Ver 0.1，在看看先前便還只是 Ver 0.0 的版本。接下來讓我們來將該檔案正式發行至網路上吧！如下圖範例所示：（『圖4- 5』） 『圖4- 5』 如上圖範例所示（『圖4- 5』），要發行此文件時您可以選擇是否要經由Approval routing 的設定，等全部審核過在後再發行，如果是則請點選『Publish』，如果您想跳過Approval routing的設定則可以點選『Bypass Approval』選項，請注意！要選擇『Bypass Approval』選項功能，您必須是隸屬於Coordinator角色的成員，才能有此特殊權限，在這裡我們先點選『Bypass Approval』選項，執行完成後讓我們再來看看發行後的版本記錄，如下圖範例所示（『圖4- 6』）。 『圖4- 6』 在上圖中（『圖4- 6』），我們可以清楚的看到正式發行後的版本顯示（ Version 1.0 Published），然而往後如果有作者再一次Check-Out以及Check-In此檔案，則此檔案再第二次發行前的Check-In版本便會是Ver 1.1、Ver 1.2、Ver、1.3 ~ Ver1.10、Ver 1.12 的方式記錄以此類推下去。 對於SPS工作區中檔案的Check-In、Check-Out、Publish功能的啟用，除了可以經由進入Web資料夾來使用之外，您當然也已透過Office 2000 /XP或者是透過瀏覽器、來瀏覽SPS Dashboard Site來啟用它都是可以的，接著我們再來看看有關於從Office 2000 來執行Check-In、Check-Out、Publish功能的顯示畫面，如下圖所示：（『圖4- 7』） 『圖4- 7』 在上圖畫面中（『圖4- 7』），即是筆者透過Word來直接開啟SPS工作區中的文件時的顯示畫面，由上圖畫面中筆者圈起來的部分，即是SPS 所提供的Check-In、Check-Out、Publish功能，此功能的使用當然必須是在開啟SPS工作區中的檔案時才能夠使用的，在上圖的範例中，由於目前該檔案是處於Publish的狀態下，因此當要編輯此檔案時，必須先得執行上圖中（『圖4- 7』）的簽出（Check-Out）功能才可以進行編輯。 接下來讓我們一同來看看SPS 所提供的Check-In、Check-Out、Publish功能，在儀表板站台時的顯示畫面，如下圖範例所示（『圖4- 8』）。 『圖4- 8』 如上圖範例所示（『圖4-8』），首先您必須點選上圖中筆者圈起來的『Show Actions』選項，此時便會出現如下圖所示：（『圖4-9』） 『圖4-9』 如上圖範例所示（『圖4-9』），筆者框起來的部分即是經由Dashboard Site中，來執行Check-In、Check-Out、Publish功能的方法。 緊接者讓我們來看看SPS對於每一份文件的史版本所有記錄位置所在，請讀者們依照下列操作步驟來檢視： 首先請以作者或協調者的身分，經由【網路上的芳鄰】連結到工作區中的【Documents】資料夾中，並且對於發行過一次以上的文件檔，按下滑鼠右鍵點選『Properties』選項如下圖所示：（『圖4-10』） 『圖4-10』 在上圖的範例中（『圖4-10』），筆者主要針對於一份已經發行過兩次版本的Word文件檔案，來作此次版本檢視的說明，當點選了『Properties』選項之後便會出現如下圖所示：（『圖4-11』） （『圖4-11』） 如上圖範例所示（『圖4-11』），請讀者切換到『Versions』屬性頁面中。在上圖中的『Document Versions』的內容中，讀者所看到的便是對於此文件過去所有Check-In與Publishing時的版本記錄，可以很清楚的看到每一個版本的作者以及建檔時的日期與時間，除此之外如果您需要檢視某一個版本當時的內容，您可以點選上圖中的『View Document…』按鈕，相對的如果您要檢視當時的描述檔設定資訊（Profile），您也可以點選『View Profile…』按鈕，但是！必須注意的是這些所有的歷史記錄資訊開啟後皆是唯讀的（Read Only），因此如果您想要修改某一階段時的檔案內容，除了點選『View Document…』之外，您還必須在此檔案所相對應的編輯軟體中（例如：Word、PowerPoint、Excel等等）選擇『另存新檔』即可。

除了上述中經由SPS Web資料夾來進入檢視文件檔案的版本歷史紀錄之外，同樣的您也可以經由SPS所內建的儀表板站台（Dashboard Site）的連線來檢是它，如下圖範例所示：（『圖4-12』）

『圖4-12』

如上圖範例所示（『圖4-12』），首先您必須經由連結SPS內建的儀表板站台首頁之後，接著點選『Documents Library』選項，並且在指定的文件項目中執行『Action』選項。

在執行了指定的文件『Action』選項命令後，接著請如上圖所示點選『Version History』選項，執行後如下圖範例所示：（『圖4-13』）

『圖4-13』

如上圖範例所示（『圖4-13』），即是筆者經由SPS儀表板站台中的『Version history』選項，來檢視另一個Power Point 簡報檔的歷史版本紀錄範例畫面。

在看完了上述有關於如何取得舊本版的檔案記錄時，不知道讀者是否有個疑問！那就是這些歷史記錄檔究竟是存放在哪裡呢？事實上呢這些記錄檔案是存放於SPS工作區（Workspace）中的一個隱藏目錄下，當然啦！想要能夠檢視到這個隱藏目錄，您必須修改您系統檢視檔案資料夾的設定，筆者在此以Windows 2000為例子，如下圖範例所示：（『圖4-14』）

『圖4-14』

如上圖範例所示（『圖4-14』），您必須先連結到SPS工作區中之後，再點選【工具/資料夾選項（O）】，此時便會出現如下圖範例所示（『圖4-15』）。

『圖4-15』

如上圖範例所示（『圖4-15』），請先點選『檢視』的屬性頁面中，並且將『顯示所有檔案資料夾』選項勾選即可，當勾選完畢並且點選【確定】後，此時您會發現在SPS工作中的隱藏資料夾便會全部顯現出來，如下圖範例所示：（『圖4-16』）

『圖4-16』

如上圖範例所示（『圖4-16』），筆者圈起來的部分便是存放所有資料檔案歷史版本資訊的資料夾，在這裡請您直接點選它，讓我們一同來看看它所存放的版本資訊，如下圖所示：（『圖4-17』）

『圖4-17』

如上圖範例所示（『圖4-17』），筆者框起來的部分即是與先前在『Documents』資料夾中，點選已發行的文件檔的屬性內容下所看到的版本資訊是一樣的，其中Microsoft（0.1）.doc與Microsoft（0.2）.doc檔案，便是過去執行Check-In時的版本記錄，然而Microsoft（1.0）.doc與Microsoft（2.0）.doc兩個檔案當然就是過去所發行過的文件檔案，在此資料夾中您同樣可以開啟指定的檔案，但是如果您是要刪除這些歷史記錄則便會出現如下圖所示的錯訊息（『圖4-18』）。

『圖4-18』

依據上圖中的錯誤訊息（『圖4-18』），主要是告訴您要刪減版本的歷史記錄，是無法經由『Shadow』資料夾中直接刪除來達到的，對於要如何縮減版本記錄檔的數量呢？別擔心！在本小節內容的最後會有詳細的說明。

接下來！如果您是想經由SPS所提供的Dashboard Site來檢是檔案的版本記錄，也是可以的如下圖所示：（『圖4-19』）

『圖4-19』

如上圖範例所示（『圖4-19』），首先您必須點選上圖中筆者圈起來的『Show Actions』選項，此時便會出現如下圖所示：（『圖4-20』）

『圖4-20』

接著如上圖所示（『圖4-20』），請點選『Version History』選項，執行後如下圖所示畫面：（『圖4-21』）

『圖4-21』

在上圖畫面中（『圖4-21』），即是經由瀏覽SPS內建的Dashboard Site 所顯示出來的版本記錄資訊，依據以上所陸續介紹的三種檢視版本的方法中，您便可以依照最符合自己的方式擇選其一來使用即可。

在上述的內容中，相信讀者對於SPS中的檔案版本（Version）的運作原理，以及它所存放的實體路徑有了進一步的了解，可是讓人不經想到的便是：如果在SPS工作區中有上百個甚至於上千個檔案時，每一個檔案都有它自己本身的歷史版本記錄，這樣一來伺服端的硬碟空間即使有再大的容量也不夠儲存，因此這時候我們就必須對於此工作區中檔案的建立，設定歷史版本（Version history）記錄時的最大存放數量。

有關於工作區中歷史版本檔案的最大數量設定，您可以經由【網路上的芳鄰】來連結到工作區中的【Management】資料夾中的『Workspace Settings』選項來設定，如下圖所示：（請注意！您必須具備協調者（Coordinator）角色的權限，才能夠看到【Management】資料夾）

『圖4-22』

除了上圖中（『圖4-22』）經由SPS Web資料夾來進入『Workspace Settings』選項設定之外，您同樣也可以經由SPS伺服端的【SharePoint Portal Administration】管理程式來設定工作區，如下圖範例所示：（『圖4-23』）

『圖4-23』

如上圖範例所示（『圖4-23』），請您點選【程式集/系統管理工具/SharePoint Portal Server Administration】選項，來進入有關於SPS管理工具，進入後如下圖所示：（『圖4-24』）

『圖4-24』

如上圖範例所示（『圖4-24』），請點選指定的工作區並且按下滑鼠右鍵點選『內容』選項，便會出如下圖中（『圖4-25』）的屬性頁：

『圖4-25』

在上圖中（『圖4-25』）的『General』屬性頁裡，筆者所框起來的部分即是設定此工作中，每一個檔案的最大歷史記錄檔數量，在預設的情況下為『Unlimited』未限制的，然而它實際的存放最大檔案數量為999個，在考慮到硬碟空間的因素下，筆者建議您在此設定一個上限值給它。

請注意！在上述中有關於版本歷史記錄檔的設定值，當此值設定完成後，必須等到下一次執行Check-In或 Publishing時才會套用，然而如果您目前現有的版本紀錄檔數量已經是大於此設定值時，則在下一次執行Check-In或 Publishing時，便會自動縮減掉現有的版本紀錄檔數量來符合您所設定的值。

要進入到SPS工作區中設定每一份文件最大的版本數量紀錄，除了可以經由【程式集/系統管理工具/SharePoint Portal Server Administration】選項來設定之外，您也可以經由Web資料夾中的『Management/Workspace Settings』選項，來進入此工作區的相關屬性設定，如下圖範例所示：（『圖4-26』）

『圖4-26』