我们处在这样一种时代,从未可以如此迅速地完成一件事情,也从未要面对如此不堪重负的信息。每个人都过得紧张而压抑,手机从不离身,邮件立即回复,连倒杯水都要挤时间起身。重压之下,慢的风潮开始流行,效率博客大行其道,告诉被信息所迷的我们,工作要慢慢来。
“慢”工作并非磨蹭拖拉,而是把精力集中在较少的事情上,辅以 IT 特色的效率工具,实现长期的价值的方法。我花了几个月时间实践“慢”工作理念,从建立工作任务 .TXT 、清空收件箱,到思考提高效率的目的。以下就是我总结的一套行之有效的“慢”工作推行步骤:
1 、确定重要的事情,按时间纬度分为本日、本周、本月、本年,并不断检查这个清单
如 果有一大堆工作和任务要做,你必须简化它们——确定出什么是最重要的。今天的主要任务是什么?本周要集中精力完成什么项目?而每天的工作是为了什么样的月 度和年度任务服务?你必须尽可能多的去除那些目标沾不上边的项目和任务,不断检查清单可以确保持续地往正确的方向在努力。
2 、建立一个工作任务的文本文件,一天整理一次
编写工作任务清单是思考今天要做什么的过程。不要用复杂的工具,简单的方式能把注意力完全放在内容本身。我用 UE 来编辑工作任务,其中分为上午、下午、电话 / 邮件、研究、遗留、本周、本月等 7 个部分,每个部分用书签标示,每一项任务都分解到能在 2 小时内完成的工作量。有了这个清单,我既能够把精力放在主要工作上,也不会漏掉该回复的电话和邮件。
3 、每天上午和下午开始工作时,各完成工作中最重要的一项任务
不 要一开始工作就去检查邮箱,紧急而不重要的邮件会毁了接下来的工作时间。尤其是早上,一定是做一天里最重要的工作。也不要为一个小问题立刻上网查资料或者 打电话求助,把这些都记录在工作任务的邮件和研究栏里,把事情做完了再来处理。大脑不是多线程处理器,必须集中精力完成一项任务,不要在邮箱、浏览器和文 档之前频繁切换。
如果你实在难以集中精力,试试这个对我奏效的办法——把网线拔掉。不要太焦虑,地球暂时没有你参与照样转的很好。
4 、每天上午和下午各单独安排半小时,集中处理邮件、电话和查资料
把邮件提醒关掉,把要联络的人和事宜列在电话 / 邮件栏,把要查的资料记录在研究栏,每天只在固定的时间打电话、处理邮件、上网浏览。告诉主管、客户和同事,如果有急事要处理,请给你打电话。我个人的心得是,这个固定时间最好在下班前 1 小时,或者在你完成了一项重要任务以后。
集中处理似乎有点不可思议,但如果不做信息降噪的控制,一天下来花上三、四个小时都不算多,八小时的工作时间一下子就耗掉一半,那还剩多少时间处理重要任务?等大家都下班了,没有电话和邮件骚扰再专心工作,这种延长工作时间损害健康的方式不可取。
5 、清空收件箱,并建立处理中、待处理、归档这三类文件夹
很多人的邮件从来不整理,满了就再建一个新邮箱,邮箱里满是红色未读的宣传邮件、群发邮件,附件从来不拆离保存,而某个任务邮件参杂其中,拖拖拉拉滞留在邮箱里,反复查看却总是没有完成。
清 空收件箱——我知道这一项做起来非常难,但是必须要做!新的邮件有这样几个选择:删除、放入归档文件夹、立即回复(归档或删除)、转发(归档或删除)、放 入待处理文件夹(并在工作任务中记录)。总之不要把邮件留在收件箱里,你要大胆的删除看起来是信息的垃圾邮件。你还要少而精的回复一封邮件,因为写的越 少,收件人越容易理解你要表达的重点。
6 、留一点时间给思考
当 你全神贯注的完成一项任务后,是不是有种从异次元回到现实的感觉,同时带着满满的成就感?别急着开始下一项工作,站起来活动一下,甚至可以到楼下的花园走 走,使自己保持清醒的头脑。在看似没有产出的散步中,大脑正在飞快地运转,困扰你多时的问题也许就“叮”的一声茅塞顿开。思考绝非浪费时间,而是让你有时 间思索下一步工作的方向和步骤。
7 、彻底熟悉你使用的工具软件
每天我们使用的工具软件不外乎 Notes, Office, UE 等,如果你肯花一点时间掌握这些工具的特性,绝对能有事半功倍的效果。以前我只会用样式刷做排版,彻底抓狂之后决心认真学习 WORD 排版,甚至把一本叫《 Word 排版艺术》的书从头啃到尾。“浪费”了几十个小时之后,我就能利用模版和快捷键快速完成排版,把精力全放在内容上,专心写作。
8 、养成每天提升一点的习惯,以确保成功
长时间的一点一点慢慢做出改变,能够使你坚持这些改变,远比你一下子做出巨大的改变好得多。就拿处理邮件为例,把一天十次缩减为一天八次,坚持一个礼拜,再逐渐缩减为一天两次。 习性难以改变,所以每天改变一项,每天改变一点,可以确保改变持续的时间更长久。