webERP的深入浅出系列——1 基础数据准备初始化

 

 webERP的进销存和会计系统的实战纪录：
1：基本设定：Setup
  (1)Company preference:
     将公司名称，地址电话，email输入，这些会出现在PO,Invoice的文件的表头。
     Home Currency选择美金。也就是财务报表的货币单位
     其他不变
  (2)Configuration settings:
     New User Default Theme: fresh,,这个比较好看
     Invoice Orientation: Portrait,亚洲这里还是习惯直式的文件
     Dispatch cut-off time:18，香港的Fedex,UPS一般18点收件，所以18点都还来得及接单子
     Allow Sales Of Zero Cost Items,设为 Yes
     Financial yesr end on: December,香港会计年度决算在12月
     其他先不变
  (3)User accounts:
     使用者管理，这个没什么好说的
  (4)Bank Accounts:
     可以增加银行账号的会计科目，不过要先在General ledger里先增加GL account,如1041 HSBC-USD..多货币的报表依据什么汇率换算，帐怎么做，，这个我要了解一下
  (5)Currency maintenence:
    在这里增加交易的币别和汇率,增加RMB,Euro,HKD。。不过汇率常常变化，怎么管理呢？
    注意，刚刚在Company preference的Home Currenct设定为美金，所以这里的Functional currency 就是美金
  (6)Sales Type:
     设定为Trading , Agency, and service.
  (7)Sales People:
     输入Sales的资料
  (8)Sales Area:
     输入销售的地点
  (9)Inventory Locations maintenence:
     输入交货地点，香港，台湾，上海，深圳，，等。
(11)Unit of Measure:
     输入产品的计量单位，如pcs,ctn,kgs...
(12)Inventory Category Maintenance:
     输入产品大项，如perfume compounds,Medical machine等等
     注意：Stock GL code要设为  1460 Finished Goods Inventory,这样在收货完成时，才会自动抛转传票为Debit: 1460 Finished Goods Inventory,Credit:Account Payable
接下来，要设定customer,supplier,item
(13) 在Receivables的add customer里新增customer,Customer要设Branch。
(14) 在Payables的add supplier里新增supplier.
(15) 在Inventory的add a new item新增item

2:设定后，我们假设以下交易，来输入资料（不考虑运费，关税等因素）
  2007/09/30 向Supplier买进香精200kgs,单价25美金
  2007/09/30 销售香精150kg给customer 1,单价26美金
  2007/09/30 销售香精50kg给customer 2 ,单价25.5美金
  (1) 在Purchases的Perchase Orders里打PO,打完之后查一下，General Ledger的Trial Balance，Cost of sales应该要有金额5000，可是没有。为什么没有过帐呢？因为还没有收货阿。在Suppliers的receive/outstanding purchase orders里点击search purchase orders,就会看到刚刚打的PO,点Receive。在This Delivery Quantity输入200，然后process purchase order.到这一步，还没过帐呢。再来，在Suppliers的Enter a supplier invoice,点击Enter against goods recd，将PO打勾，点击Add to invoice,然后back to invoice.在Supplier invoice reference输入supplier的invoice number.点击 enter invoice.看看Trial balance吧，Account Payable,已经过账了，而且finished goods 也过账了，合理啊，收到供应商的货物，产生应付账款跟存货。但是Cost of sales还没过账，为什么呢？先不管他，，以后再说
(2) 在Sales的Place an Order打SO,打完之后，看一下Trial Balance,发现没有？当你出完Invoice，就自动过账了：finished goods转成Cost of Sales,Product/Service Sales 和Account Recievable也过账了。

  接下来，，就是要收款付款了
(3)收款
    目前的AP应该有5000，AR = 5175 ，Cost of Sales = 5000 ,Product/service sales = 5175。接下来要收钱了，假设是银行转账，做法如下：
   在Gerneral Ledger的Bank Account Receipts,选号收钱的银行户口会计科目，选择付款客人，系统就会列出客人的应付款项内容，输入金额，然后Access and process batch,看一下Trial Balance,该银行户口会计科目应该增加了收款金额，而AR减少了对应的金额。还没有结束，因为还要记录这笔钱是付那一张Invoice的。在 Receivable的Allocate Receipts or Credit Note,选在将这笔款项冲销的invoice,在this allocation打勾，然后Recaculate,Process。这样就把这张invoice的款项冲销了

(4)付款
  在 Suppliers的Enter a payment to the supplier,这里比较奇怪，系统不会列出你应付的PO,选好付款的银行户口会计科目，Accpet and Process payment.这时AP和银行户口的金额，也都过账了。还没结束，我们要冲销。在Payable的Supplier Allocations做allocation,,不再赘述。

另外一个例子：

2、数据的初始化
     数据的初始化分两部分，一个是财务数据的初始化，这个主要是中文财务科目的导入，在PHPMYADMIN中，使用weberp-new.sql导入新公司的数据表后，也包括了一些必须的数据，这里就有财务科目，如果重新插入，会出现记录已存在的错误，全部删除重新录入就要重做索引之间的勾稽关系，没做过，我的方法是使用REPLACE 语句导入，再在WEBERP的操作界面上把英文科目删除，即可。
     生产数据的导入工作量大些，先从材料清单开始，在这里初始化的时候，我还没搞定PHPMYADMIN的中文输入问题，所以这部分是逐个输入的，请同事做的，后来搞定了，其它表就是直接导入了，包括订单及订单明细，BOM，供应商清单等等。导入文件是先在EXCEL里按照表的格式做好，再转换成SQL 格式，然后导入，工作有点复杂，我用的是EXCEL结合一个文本编辑软件，叫NOTPAD2的，可以检查程序语法的，这样编辑SQL文件时，可以看到哪里不对。
3、各模块数据的初始设置和功能实现
     销售：
     销售是先从订单录入开始的，在订单录入之前，应先录入客户，在客户下面再录入客户的分支机构，客户的分支机构主要用于订单发货，因此客户分支机构的地址和联系人是一定要有的，有了客户，还要有针对该客户的销售产品，这个也要一并录入。这些工作完成后，就可用录入订单了。

     采购：采购的初始化要从供应商开始，在物料信息录入后，要录入供应商信息，之后建立物料和供应商的对应关系，设置价格。同一个物料可以有多个供应商，但只能设定其中一个为首选供应商。设定这些后，要在系统设置里设定审核订单的权限，主要是审核金额的权限，这个在应收/应付的设置菜单下。具有订单录入权限的人员录入采购订单后，需要有审核权限的人审核通过后才能答应，而且只能答应一次，如需重复打印，需修改打印状态，改为可以打印，否则后面只能打印样单，上面会有文字提示供应商，这不是正式订单。
     仓库：采购收货，采购订单打印后，就可以收货了。

     生产：
     生产模块里的操作只有工单录入和查询的菜单，但是在工单管理中，却包含了发料和成品收货的管理，而这部分功能应该是在仓库做的，这就要求仓库也要有工单管理的权限才能继续。在WEBERP中，日常发料和打印发料单的功能是通过移库功能实现的，用起来会不太方便，按照移库的概念，移库之后，物料还是没有消耗的，必需再做一个工单，把他消耗掉。因此，如果是正常生产，实现发料的做法是：首先先做一个生产临时仓库，这个功能要在主菜单>设置> 仓库设置的功能下增加，然后在主菜单>生产>物料清单下设置BOM，物料来源选择生产临时仓库，之后可用制作工单，在该工单发料之前，先要从主物料仓库移交物料到生产临时仓库，这个功能在主菜单>库存>批量移库下的发料和收料实现，之后用生产临时仓库发料的工作可有生产人员自行完成。