时间管理总结论述

经典论言：
   时间就像海绵里的水,只要愿挤,总照旧有的。
   节流时间,也就是使一小我私人的有限的生命越发有用,而也即等于延伸了人的生命。
   時間就是生命，無端的空耗別人的時間，其實無異於謀財害命的。
   速度即态度；

 

时间管理的原则：
  对于管理和事物工作的分配做有效的时间管理；
  对你的员工和经理及时地回复与响应；
  不要在小事上花太多的时间；
  不要“忙死”，也不要“闲死”；

 

将工作按照重要性以及急迫性进行分类，横轴是急迫性，纵轴是重要性，形成四个象限。
  将各项工作按其价值的大小区分，1、2象限为重要，3、4象限为不重要；
  根据各项工作的完工期限，远近分为1、4象限为急迫的；2、3象限为不急迫的；
  如下图所示：

时间管理的四象限工作性质分析（如下表）：

 

四象限的管理技巧：
第一象限：抓紧做；返回第二象限；
第二象限：重点做；按计划有步骤做，为明天做准备；
第三象限：不花时间；少花时间；授权部下去完成；
第四象限：平衡好被支配的事情，不被迷惑；争取返回第一、二象限；
平衡好自己的时间来处理重要性与紧迫性的关系，其实紧迫性往往代表当前手头的工作，而重要性更加代表明天的发展方向与战略，如何处理好两者的关系就代表了你的个人管理水平；

 

15项浪费时间的主要因素：
控制：
    电话打扰；
    不速之客、顺便来访；
    信息资料不全；
    缺乏自我约束；
    不善于拒绝；
计划：
    试图完成过多的工作或不切实际的时间预算；
    “消防救火”式或“危机型”管理；
    没有目标、优先次序、每日计划；
    搁置未完成的任务；
信息传递：
    频繁的会议；
    信息不足、或不清、或过多；
决策：
    优柔寡断或拖延；
组织
    混淆职责与职权；
    办公桌杂乱无章；
指挥
    无效的授权；
如何来控制这些浪费时间的主要因素，建议大家使用量化管理模型进行统计分析，针对量化模型统计的结果的分布性进行制定相应的对策进行处理；

 

怎样处理并减少工作中的“救火”现象：
方法一：科学全面做计划
     将容易出现的问题在计划阶段作出预防，分析原因，制定策略；
     严格信息管理，尽量采取预防措施，防患于未然；
方法二：严格计划控制过程
     明确计划控制点（尤其是关键控制点）；
     检查计划进展情况，健全各类检查信息反馈表；
     预测可能发生的问题，做好必要的应急计划；
方法三：对已出现的“救火”问题
    及时处理、绝不拖延；
     及时总结，将例外问题转入例内管理；
针对这个“救火”的话题，笔者曾经碰到不少这样的案例，可以简单地归纳为如果你自己经常疲于奔命地“救火”，那我们得坐下来好好思考你的工作模型出了大问题，应该从工作量以及自己的全局计划、执行角度进行分析，笔者发现很多“能人”将活全部揽到自己头上，结果导致了个人工作量过大，来不及处理，自己能耐了，其他人还未必说你好，整个部门不和谐，因此必须从工作量角度进行合理分配，对工作过程进行指导，容忍工作结果中的“沙子“，切忌过于追求”完美“；
   追求完美的心态可以理解，但需要注意过程以及方式，能否容忍结果中的”沙子“成为检验一个管理者心态是否成熟的一个标准；
注重单位时间的价值，而非单位时间的效率（一二象限）；
超越时空（今天要管理明天的时间，第二象限）；
系统的而非个人的时间管理；

 

时间管理的量化模型：
个人时间记录：
   建议每个成员对自己的时间都做完整的记录；
   记录表单的统计页面:
  
   记录表单的详细页面:常用的大类包含会议、沟通、学习、培训、设计、编码、测试、其他等，具体格式见下表的样例图；
  

  
组织级别的时间利用分析图：
  常用的统计方式是根据各单人的时间详细报表进行累计可以按照如下的维度进行维度分析
     时间总量维度：
     从这个维度可以看出组员的出勤率、稼动情况、整体以及个体上是否存在负荷偏大、个体异动（含病假、离职倾向等）等情况，及时发现异动情况，有助于从整体上防止这些问题的发生，特别有助于从组织的整体工作量（不超负荷太多、不能常加班等）方面来把握整个量上的入口；
    大类以及小类维度：
     从这个维度可以看出时间的有效分配情况，帮助分析员工的时间类别消耗，发现技能方面的问题以及无效的时间消耗，譬如会议过多等时间消耗问题，保证大家能够将时间合理地分配在有价值、有意义的工作上，减少不必要的时间浪费；
   员工维度：
    从这个维度可以看出员工个体的工作意愿强弱、其个体的时间分配以及消耗情况，并可以跟组织的平均水平比较，有助于发现员工的个人喜好（譬如喜欢编程、喜欢写文档等）、检测出个体的工作技能以及方式等方面的问题等等；
   年度维度：
    从这个维度可以看出不同年限之间的组织整体的工作意愿强弱、员工个人在不同年限之间的工作意向的强弱，有助于解析组织整体的工作意愿，从而从组织方式、激励方式等各个方面进行加强，确保整体战斗力的旺盛；

 

其实如果你仔细地对时间管理的数据进行细心的分析，发现的问题还远不止上面的这4个维度。

因此做好时间管理确确实实能够给整个组织的管理决策带来非常好的决策依据；