百家典型OA项目实施案例总结

　  协同办公系统并不像其它业务系统(如财务系统、ERP系统等)在一个企业的经营当中非常重要的，然而协同办公软件所涉及到的流程也都不如其它业务系统流程处理那么规范，因此在项目推广应用的过程当中，也可能会出现各种不同的想法，有的人感觉实施协同办公系统的意义并不大，且不能直接带来实际效益，成本也不低，因此会使决定层出现动摇，责任人也会出现很到的压力，项目的推广也会出现失败的可能性。所以，我们在进行协同办公系统项目的建设初期，就不能够轻视系统实施的重要性这一方面，推广中的任何一个环节出了问题的话，也都将造成整条链的断裂。OA协同软件上百家典型OA项目实施案例总结的实施策略总结如下：

　　1、单位领导牵头推广
 
　　若是由单位领导带头坚持使用和推广，那么协同办公系统变回迅速、切实地应用起来，不是空头支票；若领导不使用，那么，无论是信息部门怎样努力的推广，也很难推广开来。OA毕竟是“一把手工程”。一些领导由于各种原因对新技术的抵触等，尤其能够造成应用不成功的例子，虽然现在有很多的OA厂商在开发中也都考虑到这些实际情况，在OA中做了一些便利的方法，但是一般来说，领导使用OA最重要功能是审批，OA厂商把一些领导常用的审批用语通过管理员录入到企业的OA当中，只需要领导轻点鼠标便能够轻松进行审批，且可以通过手写方式配合使用，这样也能很好的适应领导的要求，也就降低了协同管理层对协同办公系统的抵触了。
 
　　2、系统实施要分步实施、从易到难，忌贪一步到位
 
　　一般单位都会在这样想，既然我都已经付了这么多钱了，那么服务就是越多越好了，所以在协同办公系统功能上就要求多而全。为了确保项目的顺利实施，以及实施和推广的效率，务必要先选择一些最为常用的、非常必要的、容易推广的功能和设计相对简单的工作流程作为初期实施功能。如邮件系统、公司的公告、论坛、文档资料的授权等信息发布性质的功能、以及一些简单的流程等。至于一些复杂的流程及辅助办公性质的如车辆管理、会议管理、资产管理、图书管理、办公用品管理、表单管理等模块，OA模块化的设计，还可以让单位省去这部分费用，这些暂时不用的功能的模块暂时不购买，实施顺利后再进行购买，或者把购买的这些模块暂时放到回收站中，在系统应用良好情况下系统管理员再逐步的从回收站取出来，进行设置，继而推广，这样的好处是减少员工的心里压力，如果员工进入OA系统之后看到那么多陌生的功能模块，心里难免有抵触心里。
 
　　3、各部门协调配合
 
　　OA办公自动化系统往往涉及单位各个部门、人员，面较广，而其又体现了新的管理理念和模式，很大程度上改变了员工传统的作业习惯，因此在推广过程中，难免要遇到这样或那样的抵触。高层领导必须与OA的管理部门(尤其是行政部/办公室)密切配合，制定使用OA的规章制度，明文要求系统的使用，尤其要切断非必要的传统纸质信息流转形式。
 
　　4、前期准备事关重要
 
　　建议有必要专门成立临时组织，要求该主管积极参与，结合OA厂商提供的资料要求，快速地、系统地完成数据整理工作，如组织结构、流程、各种电子文档资料等，这样可以快速启动系统的试运行，并很大程度降低了系统推广难度。

　　5、确定专门的系统管理员
 
　　系统管理员主要负责协同办公软件系统的系统初始化以及今后的系统维护，一般来说一个系统管理员就足够，系统管理员一般都要计算机专业科班出身的人员才合适，系统管理员的责任心以及技术水平与今后协同办公软件的使用情况有直接关系。另系统管理员的离职交接工作一定要做好，否则新来的系统管理员不熟悉软件情况，一切又要重新依赖OA供应商，这样给单位带来很大的被动，也给OA厂商添加很多麻烦。