制造业ERP采购数字化管理系统的搭建及SRM系统介绍

在我国社会经济高速发展、科学技术日益进步过程中，各行各业的企业为了达到高效管理、效益提升的目的，在采购管理中充分应用ERP系统。

本文主要基于制造业ERP的采购管理系统，同时结合ERP系统的延伸供应商管理系统，对采购系统流程中的采购询价、采购任务分配、采购信息优化及与供应商的订单往来、收货、对账等系统功能进行介绍，为采购过程中的高效管理及有序溯源等工作提供参考方向。

01、采购管理系统定制

在ERP系统中，采购组织定义了一个组织单位可采购一个或多个工厂产品，同时采购组织下细化设定多个采购组，负责该采购组分配下的各类产品采购工作，同时采购组可在多个采购组织下，负责采购各工厂的同类物料。

ERP系统下采购管理的重要数据组成为采购产品的价格，而产品询价最重要的是货比三家、价格透明度高。目前国内大部分企业主要采用邮件往来询价等传统方式，效率低且在存在采购价格数据溯源、归档不齐等不足。

较为先进的电子采购询价系统主要采用类似SRM系统（供应商关系管理系统），采用线上方式询价供应商清单中合适厂家，货比三家，选择优质、合适的供应商。这类SRM系统造价较高，主要为大企业使用，中小企业因为实际业务情况不是非常复杂，可根据自身需求找相应软件服务商开发定制采购询价系统，有效管控各项目清单、预算及各采购组的工作时效性。

02、erp采购主系统构建

2.1、主数据的构建与管控

ERP系统中，主数据主要包含物料主数据及供应商主数据。物料的主数据包含了对所有企业所采购、生产和存储在库存中物料的描述，主要包含基础数据、采购数据、工厂/库存地点数据，财务数据。

基础数据指物料的编码、名称、基本单位等；采购数据指记录物料采购相关的控制数据，如采购组织、采购组、采购单位、工厂及安全库存等；工厂/库存地点数据指物料库存工厂、库存库位/地点、发货单位等；财务数据指物料编码所在公司代码，价格控制方式等。供应商主数据包含基本的供应商代码、联系方式、开票信息、付款条款等。物料主数据及供应商主数据是类似产品“出生证”的两本凭证，也是ERP系统最基础的组成。

2.2、采购信息及货源清单管控

主要是对于物料与供应商之间的关系管控，提供持续更新的信息记录，同时对采购提供决策支持。

采购信息记录主要包含订单的单位、价格、价格变化等历史采购数据等信息；货源信息主要包括供应某一物料的所有供应商以及各供应商供货的有效时间。采购信息及货源清单类似产品的“户口本”，“户口本”信息包含了产品的出生信息，如编码、价格、采购组织及变更记录等，也包含了物料的“父母”信息，如供应商基本信息。

制造型企业中，ERP系统的采购信息及货源清单的有效管控，对后续货源申请、订单下达等起到指导性及决定性的作用。其中，采购价格有效期的管控上尤为重要，即价格的有效期内物料方可开展如下达订单等采购活动。采购价格的有效期管控主要有以下三种优点：

第一，价格有效期可有效的区分各阶段产品的价格，如样品价格及批量价格的区分，及时采取降本谈判工作，保证物理的合理采购价格；

第二，产品价格主要影响因素为原材料的物料，可有效分析一个周期内，各个时间段内的价格变化情况，为未来的不同时期的采购决策提供基础信息；

第三，结合物料的采购历史及采购总额，以ERP系统限制订单下达等方式，督促采购人员的主动开展谈判降本工作。 同时，ERP系统的采购信息及货源清单的审核，应满足基本的便捷、高效的导入、批准诉求。

03、采购管理系统的延伸 -SRM系统

ERP系统中的采购管理主要在企业内部开展管控，随着科技的发展与信息传递快速需求，源于ERP系统数据，基于协同的共享采购信息平台的需求形成了SRM系统。

SRM系统作为采购管理系统对外的延伸，打通供应链采购脉络，使来自神经末梢的信号可以快速传递到神经中枢，实现了企业与供应商之间采购工作的自动化。为科学、高效的采购管理系统提供强而有力的支持。

3.1、信息公告模块

主要采购方发送涉及公司假期通知、收货地址变更等与供应商相关的公告信息，便于供应商的科学合理的安排发货。

3.2、协同采购功能

第一，标准采购合同的管理，有效的管理各供方合同信息的传递及确认；

第二，采购订单管理功能，SRM系统中线上无纸化的订单确认、变更可有效的降低成本，同时供需双方均在SRM系统中确认及变更订单，也避免订单少发、漏发等现象；

第三，系统生成供应商送货单功能，生成的送货单包含如二维码等便利识别码，便于及时收货核对；

第四，对账功能，供需两方及时了解物料的入库信息、库存信息，根据入库对账信息合理开具发票、校验发票，同时结合供应商可开具单张发票最高额度及本批次货物发票总额，合理统筹分配发票的开票数及各发票开具明细；

第五，售后服务等质量信息的反馈功能，便于供应商的及时响应，及时统计供应商合格率等考核指标

3.3、待办提醒及系统预警功能

主动式预警的方式，降低订单及合同未确认、货物未及时发货等未完成工作风险，同时减少供需两方确认工作的人力消耗。