从管好事提升管理水平--使用计划

从管好事提升管理水平–使用计划

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概述

计划为什么重要？！

因为计划过程，就是在事前对风险、可行性、成本和交付做一个通盘的考虑。只有考虑成熟了，才能制定出一个较为合理的可行计划。

作为积年的项目经理，笔者深知计划和风险管理对成败的关键性作用。但针对风险，jxTMS并没有提供风险管理的工具，这是因为风险管理是否有效和经验有很大的关系，需要执行者预想要做的事在当前局面下会有什么样的风险，并估算各风险的发生概率和可能损失，然后准备如何应对。

所以考虑再三，jxTMS本次没有提供风险管理工具，因为笔者认为，想系统性的做好风险管理需要企业整理自己既往的经验教训，然后针对不同类型的事：

• 在事前计划阶段，向执行者提供相关案例和风险汇编，供执行者梳理潜在风险并估计概率与损失，并指导拟定风险管理计划

• 在事中执行阶段，利用我们最后要介绍的信息抓取机制对潜在风险做智能判断，然后向执行者与相关干系人发出实时的风险提示

这将是jxTMS进行风险管理的努力方向。

因此，综合考虑下来，jxTMS选择以计划作为抓手来推动事前的评估工作。

创建计划

当任何事在执行状态时，执行人都可以点击工具条中的【修改计划】来创建一个新的计划：

上图中已经为计划【计划测试1】创建了一个节点【计划1】，由于功能太多，所以制定计划使用了各种图标来执行功能，把鼠标移到相应的图标上就会显示一个文字tip来提示该图标的功能，如把鼠标移动到笔记本的图标上时会显示【试算计划】

计划中各项节点分为两类：

• 分支节点，即可进一步再细分的节点

• 叶节点，也叫计划任务，即没有进一步细分的节点，可以直接设置执行人员，当该计划项被激发时，jxTMS自动创建一个同名的任务指派给所设置的执行人员执行

每个叶节点都有前置节点和后继节点，其中：

• 本节点执行完毕，会触发所有后继节点

• 当所有前置节点都触发了本节点后，则本节点自动投入执行

上述计划叶节点的行为逻辑用术语来说，就是：所有的叶节点都是与节点【and节点】，即and入、and出。作为对比，我们流程中的节点叫做或节点，即or入、or出，即有一个前置节点触发本节点都会执行【如经理审批，既可被申请人申请触发，也可被总经理打回触发】，本节点可选择一个后继节点执行【如经理可选择同意申请，也可以选择拒绝申请】。

此外，计划还有两个特殊的节点：

• 开始节点，是整个计划的根节点和起始节点

• 结束节点，是整个计划的最后一个节点，本节点被触发即意味着计划执行完毕

1、整个计划的工具条：

从左至右分别是：

• 添加子计划，为整个计划添加一个最顶层的计划项

• 试算计划，计划制定完毕，必须加以试算。以开始时间为起点来计算计划的关键路径并据此确定各项计划任务的执行日期以及整个计划的总耗时

注：计划用时有两种计算方式：按天计算、按工作日计算【即非工作日自动展期】，默认是按天计算

2、位于各计划项最右侧的工具条：

从左至右分别是：

• 显示时间等执行信息，试算后，点击该图标弹出下面的对话框

• 设置执行人员，可指定本计划任务的执行者

• 设置时长，可指定本计划任务的执行天数

注：执行人员和时长只有叶子节点才需要设置，而且必须设置。分支节点不需要设置，也不能设置

• 设置前置任务，叶节点才需要设置，即本叶节点在哪些节点全部执行完毕后执行，没有设置则默认开始节点

• 设置后继任务，叶节点才需要设置，即本叶节点执行完毕后要执行哪些节点，没有设置则默认结束节点

注1：前置和后继任务不需要双向设置，只需要在最方便的点或设置前置任务、或设置后继任务即可。经过试算，jxTMS会自动补全。如：

注2：大家看到计划2和计划3前面比计划4多了一个警铃的图标，这表示这二者位于关键路径之上，如有拖延就会导致计划延期

• 添加子计划，为该计划项添加一个子任务

• 在本计划前添加一个平级的新计划

• 在本计划后添加一个平级的新计划

• 显示，如果该计划投入执行并已经为该计划项创建了计划任务，则显示该任务的执行情况

• 删除，删除该计划项

创建完计划，并进行过试算，则可点击【保存计划】按钮进行保存。计划创建后，我们重新查看所在任务的详情页，这时就会发现计划列表中就出现了我们刚创建的那个计划：

修改计划

点击计划列表中各计划最后的查看按钮，我们就可以查看我们之前创建的计划。大家可以再去点一下计划中的诸如添加子计划、设置时长等图标，就会看到如下的提示：

同时，大家会看到页面上方出现了一行可执行操作的选项：

如果查看计划的不是任务的执行者【也自然是计划的创建者】，那就没有可供选择的操作。而任务的执行者，就会看到有两个选项：启动计划和修改计划。

选择修改计划后点击【执行操作】按钮，就会弹出一个对话框供修改计划。修改计划的动作和创建计划是一样的，即上面查看时不允许操作的图标现在都可以操作了，而且允许保存计划了。计划修改后，我们再刷新任务详情页，就会看到任务列表中的该项任务的版本号增加了：

注：是的，如大家所看到的，可以制定多个不同的计划，如采购计划、施工计划、验收计划等等，因为一事就一个计划可能会导致总计划太过庞大繁杂，能控制好这样一个计划的人员成本是非常高的，还不如用一系列小计划分阶段、分专业分别执行来得更容易控制。这也是jxTMS坚持要在所有事中都启用计划的要求

执行计划

任务的执行者在查看计划时，可选择【启动计划】的操作来执行计划。计划在投入运行后会根据计划在制定时所设置的各计划任务的前置-后继关系，从开始节点逐一启动各计划项。其规则为：

• 当某计划任务执行完毕后，其触发所有的后继任务

• 当某计划任务有多个前置任务时，其只有从所有前置都接收到触发才会投入运行

• 任务从开始节点启动，其会立刻触发自己的所有后继任务

• 当某个分支节点启动后，其会立刻触发自己的所有后继任务【从这个意义上将，开始节点就是一个分支节点】

• 当结束节点被启动后，整个计划执行完毕

计划任务被启动后，其就是一个普通的任务被分发给设置的执行人员：

从上面的图片中大家可以看到：

• 计划投入执行后所创建的任务其类型是：计划任务

• 计划任务在相关情况后有一个【查看】的工具条，点击则会显示创建计划的父任务

• 一般的任务执行完毕或终止是点击工具条中的【完成任务】与【取消任务】，但计划任务则没有这两个工具条，而只有【完成计划任务】

注1：取消一个计划任务，会导致整个计划卡在该任务处无法推进，所以不允许取消一个计划任务，而只能是终止整个计划的执行

注2：目前要调整一个执行中的计划是不可以的，只能终止整个计划的执行，然后再将剩下的任务结合当前的态势来制定一个新的计划投入运行

大家从上图中也看到了，事由、目标、要求、说明这四样中计划只能自动生成事由。但如果要求在计划过程中就必须设置目标等信息，则计划就可能太过繁琐，就只适用于复杂项目，而不利于jxTMS所期望的做事前要先做个计划。

对于复杂项目，计划过程本身就是一件非常精细、非常专业的业务过程，也就超出了本文所列举的功能。而对于较简单的事情，计划的要求就是要细分到个人需要一定时间、独立完成且交付目标单一而明确以降低计划所造成的风险。

也就是说，jxTMS中目前提供的计划能力，所想定的场景是基于相应的管理尺度的，即计划任务的订立标准是可由一人按惯例完成【执行者知道怎么做、制定计划的人也知道，具体的要求通过项目交底、各种会议、非正式沟通等来完成，可反映到请示汇报和文档中】，而不是事无巨细的全部纳入到计划中。

因此，针对计划任务，可以执行一次【设置目标与要求】操作。

结束计划

计划有两种结束方式：

• 自然结束。即所有的计划任务都通过【完成计划任务】执行完毕，则该计划自动结束

• 强制结束。当计划启动后，计划的制定者，在查看计划时，就只有一个【结束计划】的操作可选择，如果选择了该操作，则正在执行的计划就会被强制结束，当前所有正在执行的计划任务也同时被强制取消