外贸出口管理系统亮点及重点

外贸出口管理软件，主要包含的功能模块分类主要有5部分：基本数据、业务工作台、财务工作台、历史价格查询、和领导平台。作为ERP来讲，大家知道，首先是要有基础数据，主要是为了数据只录入一遍可以全程调用，减少重复劳动，提高工作效率，减少出错率。下面我们来看一下基本数据和主要的业务流程。

 

【账号权限】外贸软件的账号，是通过不同的权限来划分，是金字塔式按级别进行管理。最高级别的领导，可以看到公司内所有的数据，同级别之间的数据，共享权限可以自定义选择。

【预警管理】软件登录后，第一个界面为工作预警界面。预警的内容可以是通用模式的，也可以按照客户要求进行个性化设定。主要展示的内容有：交期提醒，收款提醒等等，防止业务员疏忽造成延期。

 

【基础数据管理】

主要包括：单位地址，客户管理，供应商管理，产品管理，以及其他辅助的功能模块。

单位地址：公司地址支持管理多个公司抬头，且各个公司统计互不影响，包括离岸帐户的管理。

【客户管理】

1）客户信息经过确认以后不允许随便修改，防止工作人员误改客户信息。

2）客户分级，控制风险，可控制最大欠款额度、最大单笔成交额，以及允许成交方式等，减少企业风险。一旦设定了最大欠款额度，在做销售合同的时候，如果超出了设定的客户欠款额度，系统就会提醒已经超出该客户的最大欠款额，是否还要执行合同？帮助企业规避风险。

3）支持单证用地址，也就是最终出货地址。选择客户就可以把最终出货地址直接调取上，减少重复录入工作。

4）成交按钮，可以查看某个客户哪一年度的累计贸易量。

5）列表方便查询以及观看客户审核状况。T为绿色表示通过，F为白色表示提交尚未审核，Z为红色表示错误打回。如果审核级别多的话，可能还有其他颜色。

6）筛选功能，可以进行模糊查询，方便查询客户或者供应商等信息。

7）附件功能，汇信软件每个模块都有附件功能，像客户的名片等信息都可以以附件信息挂入系统。

8）客户转出功能，一旦有业务员离职的情况，可以一键转出给另一个人去跟踪。

【供应商管理】除了管理供应商的主要信息之外，主要有工厂评审功能，俗称验厂。根据工厂的研发能力，生产能力，设备情况等对工厂进行评审。

【商品管理】

1）产品分类，可以按客户、贸易地区、产品等进行分类商品。

2）通过五大码来管理货物：我司货号、工厂货号、客户货号、海关编码、条形码来管理一个产品。

3）可以管理产品图片，并支持多图片。汇信软件的图片是通过上传FTP来管理的，不占用数据库资源，不影响软件运行速度。图片可以双击放大，不进行压缩处理，不影响图片的清晰度。

4）商品库管理上面的成品信息对应每个产品的子配件信息。

 

【报价管理】

工厂报价：根据客户的询价，我们要找工厂进行产品询价。系统中支持从商品库调取产品，价格我们不知道可以空着，生成产品询价单发给工厂，工厂把价格报回来后，我们可以直接把价格导入或者复制到工厂询价模块中。并可查询历史工厂的价格。

对外报价：客户询价后，可支持快速报价。存盘重算后自动生成外销价格，快速生成报价单。可以根据客户提供的公式来进行快速报价和倒算厂价。

1）快速查看历史报价，避免翻查海量历史文件，大大提高工作效率。

2）快速查看历史成交价格。方便价格对比。

3）可以分单产品设定利润率，系统选项中的“换汇成本/利润率”选中时表示统一利润率，取消后可单独设置各商品的利润率。

4）快速生成报价单，可根据客户需求自定义模版。

【销售合同】

1）通常销售合同有几种方式，第一种如果前期有报价，就可以从报价直接调取信息；第二种如果产品有翻单，可以直接点击复制按钮，生成翻单的外销合同，提高工作效率。第三种，客人经常变更产品或者追加减少产品以及数量等，可以通过变更功能快速的完成变更合同，变更后的合同可以查看变更记录，并可以看到第一次和第二次，第三次等的不同，系统通过不同的颜色来区分查看。

2）外销合同的成本预估，这块也是领导比较关心的，要看一下接这个合同大概我的利润是多少，可以通过成本预估或者是成本测算单来作为领导审核的依据。

3）还有一种，如果是针对外销人员和采购人员是同一个人的情况，我们有一个外销合同导出采购合同的功能，只需要在产品后面把工厂选择好，系统就会自动分工厂生成采购合同。不需要我们再制作采购合同，只需要把交期补充一下就可以了。

【采购计划】如果是正常的销售和采购是分开的。系统根据销售合同可以自动生成采购计划，我们只需要知道哪些产品到哪个工厂进行采购，选择工厂，然后点击转单即可自动生成采购合同。同样的，采购合同我们只需要把交期等信息补充一下就可以了。不需要再重新制作。

【采购合同】

除了可以从前面采购计划或者销售合同生成采购合同之外，系统还支持翻单和变更功能。另外，系统还可以：

1）自动统计采购信息，分批次出运时自动统计，防止少采购、多采购、漏采购。

2）可支持一对多采购，多对多采购，一对一采购等。

【合同进度跟踪】跟进需要跟踪的各个环节，根据客户的跟踪节点进行自定义，包括合同的一些基本信息可以从采购合同或者销售合同自动刷新过来。另外，跟踪的节点等像上线时间、完工时间、验货时间等根据客户要求进行自定义。

【预付款管理】根据采购合同中，如果有预付款标记的，比如要付30%预付款，在预付款管理，只要调取采购合同，就可以根据采购合同金额，结合预付款比例，系统自动算出预付款金额，业务人员申请付款，财务通过即可支付。

【单证制作】

备货通知：分工操作模式时可以做到外销人员和单证人员的业务的衔接，属于备选模块。

单证制作：货物备好后，则储运人员根据备货通知进行单证制作，汇信软件主要是以单证模块起家的，通过系统可一次性生成四套单据格式，给客人清关的，结汇的，报关的和商检的，数据可以从备货单或者从外销合同调取过来，可支持分批出运或者合并出运，一对一，一对多，多对多都可以。做到单单一致，单证一致，提高工作效率。未出运的明细也会自动冲减，并可进行统计查询。报关按钮进入后，为了方便快速通关，可以根据海关编码或者品名自动捏合，合并数据，并可进行手工修改，生成报关的箱单发票。

【水单管理/议付收汇】

水单管理：发货后，要进行款项的回收工作。通常我们以前的业务模式是拿个大本子当台帐来签字确认或者是用EXCEL表格来确认。那么通过系统的话，财务人员去银行拿来水单，不管理预收款还是正常货款，财务人员把水单信息录入系统后，哪个客户的，哪个银行的，有没有银行扣费，来了多少金额，业务员进入系统进行认领工作。如果是预收款，则认领到合同项下，如果是正常货款就认领到发票号下。

议付收汇：进入议付收汇模块后，一点刷新就把水单所有的信息刷新到了议付收汇模块，可以看到哪个客户，哪个发票，哪个合同，总共多少款，还有多少欠款未收回，可以做预警提示。在进入模块时显示红色的或者在一进入系统时做预警提示都可以。

 

【开票管理】为了方便退税管理，一般我们会要求工厂按要求开具发票给我们。系统可以根据报关单或者采购合同或者发票进行数据调取进行开票通知。具体模版可根据客户要求设计。

【增值税发票管理】收到工厂发票后，财务人员可右键从开票通知把数据提取过来，不需要重复录入，只需要把增值税发票号录到系统即可。方便后续对帐和统计用。

【进货付款】根据收到的发票，或者预收款，或者入库等，业务员申请给工厂支付剩余货款。系统支持以上几个来源调取数据。通常系统可以管理我们的付款金额小于等于我们的采购合同金额，不允许多付。一旦付款金额如果大于采购合同金额，系统会做出提示，提示业务员是否是输入错误或者是在备注中填写多付款项的原因。如果确实需要多付，则在申请时需要特殊说明让领导审批通过。系统还可查询针对该次付款合同号项下的历次付款记录。

【库存管理】主要包括入库管理、出库管理和库存查询三个模块。入库可以根据采购合同数据直接调取过来，不需要再重复的录入，只需要把本次入库的数量填写一下，单价金额填写一下，就可以管理到库存的成本了。出库根据销货进行出库，通过销售合同把数据调取过来。这样一入一出就形成了库存的数据冲减，然后可以进行库存的查询。查看库里的每一种产品还有多少数量。

【统计查询】系统可支持交叉多维度统计分析。通常按五种方式统计：按客户、按业务员、按工厂、按贸易地区、按产品。可先选择一个时间段，按月，按季度，按年都可以，并可进行年度对比分析。还有进行毛利润的核算。并可通过图表进行统计查询。支持饼状图，柱状图，折线图等等，方便领导统计。所有的统计只要系统里有数据，都可以通过我们的工程师来自定义写语句的方式来实现个性化的统计要求。

【签字审批】领导可以在这个模块进行签字审批管理。双击合同号可以直接到模块中去查看具体的信息，也可以直接在审批模块挂报表进行查看，如果没问题直接点击通过，如果有问题，错误打回。通过的在模块列表会显示绿色，错误打回的显示红色，业务员还可以点击模块中的“签字”看到领导的具体批复意见。