优秀的项目经理和PMO如何开好项目会议？【附会议召开详细步骤】

项目管理是一个庞大，系统，且应用十分广泛的技能。它涉及十大知识领域，五大过程组、八大绩效域。

项目会议是沟通管理的核心，它扮演着工具、平台和手段的三重角色。不同类型的会议，如启动会、例会、客户会议、里程碑会议、决策方案会、变更管理会和总结会，都承载着不同的目标和任务。

一、启动会（kick-off）

启动会：项目的第一枪

启动会，或称为kick-off会议，是项目开始的标志。它的目的在于统一团队对项目的认知，明确各自的职责，并为项目的顺利进行打下基础。

会议前的准备：确保团队成员名单完整，明确责任分配；制定详尽的项目计划，涵盖进度、成本、资源等；与高层沟通，确保项目得到必要的支持；提前将相关资料发给参会人员，以便他们有充分时间准备。

会议中的执行：项目经理需主持会议，确保议程按时进行，记录决策和未解决的问题，并确保每个成员对达成的共识表态。

会议后的跟进：更新未解决的问题列表，安排后续讨论；整理并分发会议纪要，明确行动项和期限。

阶段	任务	负责人	完成日期	备注
会议前准备
确定团队成员	列出所有项目团队成员及关键利益相关者	项目经理		包括外部合作方
责任分配	明确每个成员的角色和职责	项目经理
项目计划	制定项目计划，包括进度、成本、资源分配	项目经理/规划团队
高层沟通	确保项目得到必要的支持和资源	项目经理
资料分发	提前发送会议相关资料给参会人员	行政/项目协调员		确保有时间准备
会议中执行
主持会议	确保议程按时进行	项目经理
记录决策	记录会议中达成的所有决策	记录员/专员
问题记录	记录未解决的问题和讨论	记录员/专员
成员表态	确保每个成员对共识明确表态	项目经理
会议后跟进
更新问题列表	更新未解决的问题和后续讨论安排	项目经理
会议纪要	整理会议纪要并分发	记录员/专员		包括行动项和期限
行动项分配	分配具体行动项给相关责任人	项目经理		明确期限

Tips：会议纪要需要与会议记录区分，会议纪要要有达成一致的点，有Action，并且有期限，一份完整的会议纪要是要收件人知道自己开完会要做什么，而不是会议的纪录片。

二、项目例会

项目例会：项目的生命线

项目例会是项目进行中的常规检查点，用于跟踪进度、评估问题和解决方案，以及更新风险管理。

• 会议内容：回顾上周工作，规划本周任务，讨论未解决问题和资源协调。

• 会议技巧：保持会议简短高效，避免深入技术细节，专注于项目整体的把控。

序号	会议环节	描述	负责人	预期成果	注意事项	参考资料
1	明确会议目的	确定会议的具体目标和期望结果	项目经理	明确会议目标	确保目标具体、可实现	56
2	提前发送通知和资料	发送会议通知，包括目的、时间、地点、议程和所需资料	行政/项目协调员	参会人员准备充分	资料应提前发送，以便参与者有足够时间准备	5
3	指定主持人和规则	指定会议主持人，制定会议规则以控制节奏	项目经理	会议有序进行	主持人负责引导讨论，确保会议不偏离主题	56
4	参会人员范围	确定必须参与的人员和可选择参加的人员	项目经理	有效参与	避免不必要的参与，提高会议效率	56
5	会前准备	确保所有相关资料和设备准备就绪	相关责任人	会议顺畅进行	检查技术设备，分发资料	5
6	进度和风险同步	同步项目进度，讨论存在的问题和风险	项目经理/团队成员	识别问题和风险	确保所有关键信息被讨论和记录	6
7	问题解决	讨论解决方案，分配任务	问题相关责任人	解决方案和行动计划	确保问题得到及时解决	5
8	会议记录	记录会议讨论内容、决策和行动项	记录员	准确记录	记录应详细，便于后续跟进	5
9	会议结论	汇总讨论结果，明确下一步行动	项目经理	明确行动计划	确保每个行动项都有明确的责任人和期限	6
10	会后跟进	安排后续任务，确保决策落实	项目经理	任务完成	跟进任务进度，确保按时完成	6

Tips：我们怎么保证项目成员能够按时参加？对于迟到的人可以设置一些小惩罚：做俯卧撑，请大家喝春夏秋冬的第一杯蜜雪冰城等等。当然规矩是要在例会之前通报大家并达成一致的。

三、 变更管理会

变更会：项目的方向盘

变更管理会是专门用来处理项目过程中出现的变更请求。变更管理是项目管理中一个关键组成部分，变更管理会对于维护项目的健康和成功至关重要，因为它们帮助项目团队系统地处理变更，减少风险，并确保项目目标的实现。几乎所有项目在实施过程中都会遇到需求变化、环境变化或计划调整等情况。

目的：

变更管理会的目的是提供一个正式的平台，让项目团队能够评估、讨论和决定如何处理项目范围、时间、成本或质量等方面的变更请求。

会议内容：

1. 变更请求审查：评估收到的变更请求，包括它们对项目的影响。

2. 影响分析：讨论变更对项目进度、成本、资源和风险的潜在影响。

3. 决策制定：基于分析结果，决定是否接受变更请求，以及如何实施变更。

4. 行动计划：为接受的变更制定详细的行动计划，包括责任分配和时间表。

5. 沟通策略：确定变更批准或拒绝后，如何与项目干系人沟通。

会议技巧：

• 提前准备：确保所有变更请求及其影响分析在会议前准备完毕。

• 结构化议程：使用清晰的议程，确保会议有序进行，每项变更都得到充分讨论。

• 全员参与：鼓励所有关键团队成员参与，确保从不同角度审视变更请求。

• 决策机制：采用明确的决策机制，如多数投票或项目管理层决策。

• 记录和跟踪：详细记录会议决策和行动项，确保后续跟踪和执行。

会议后行动：

• 更新项目文档：将批准的变更更新到项目计划和相关文档中。

• 通知干系人：及时通知所有项目干系人变更的决策和影响。

• 实施变更：按照行动计划执行变更，并监控实施过程。

序号	环节	描述	负责人	预期成果	注意事项
1	变更识别	识别项目执行过程中的变更需求	项目经理	变更需求列表	需全面识别，避免遗漏
2	影响评估	评估变更对项目的影响	项目团队	影响评估报告	考虑范围、成本、时间
3	变更规划	制定变更实施计划	项目经理	变更管理计划	明确变更范围和目标
4	决策会议	召开会议讨论变更请求	决策团队	变更决策	确保关键干系人参与
5	批准流程	根据会议结果执行批准流程	项目经理	变更批准/拒绝	遵守变更管理流程
6	行动计划	制定并分配变更实施任务	项目经理	行动计划	明确责任和期限
7	沟通策略	确定变更批准或拒绝的沟通方式	项目经理	沟通计划	确保信息准确传达
8	文档更新	更新项目文档以反映变更	项目文档管理员	更新的项目文档	保持文档与实际一致
9	跟进与监控	监控变更实施进度	项目监控员	变更实施报告	及时调整偏差
10	会议记录	记录会议讨论内容和决策	记录员	会议纪要	详细记录，便于追踪

四、 总结会

总结会：项目的智慧结晶

总结会是项目结束的标志，它不仅是对过去工作的回顾，也是对未来工作的展望。

• 会前准备：要求每个成员提供个人总结，项目经理提炼共性问题。

• 会议过程：鼓励团队成员发言，深入讨论项目中遇到的风险和改进空间。

• 会后行动：形成最终版的项目总结报告，分享通用型经验，必要时召开经验分享会。

序号	会议环节	描述	负责人	预期成果	注意事项
1	会议目的明确	确定总结会的目标，如分享经验、讨论改进措施	项目经理	明确会议目标	目标应具体，与项目成果和过程相关
2	准备总结报告	团队成员准备个人或小组的总结报告	各团队成员	完整的总结报告	报告应包括成功要素、遇到的挑战、改进建议
3	邀请参与者	确定并邀请所有项目干系人参加会议	行政/项目协调员	全体干系人参与	确保所有关键干系人能够参加
4	会前资料分发	将总结报告和其他相关资料提前发给参会人员	项目协调员	参与者准备充分	提供足够的时间让参与者阅读和理解资料
5	会议主持	引导会议进程，确保按议程进行	项目经理	有序的会议流程	主持人应具备引导讨论和总结的能力
6	成果和挑战回顾	讨论项目的主要成果和遇到的挑战	项目经理/团队成员	识别成功和挑战	客观分析，避免责任归属
7	经验教训分享	团队成员分享个人的经验教训	各团队成员	经验教训总结	鼓励开放和诚实的沟通
8	改进措施讨论	基于经验教训讨论可能的改进措施	项目经理/团队成员	改进措施列表	确保措施具体、可执行
9	记录和确认	记录会议讨论内容和决策，并得到参与者确认	记录员	准确记录	记录应详细，便于后续查阅和跟进
10	后续行动计划	制定具体的后续行动计划，分配责任人和期限	项目经理	行动计划明确	确保每项行动都有明确的责任人和完成时间
11	感谢和认可	对团队成员和干系人的贡献进行感谢和认可	项目经理	增强团队士气	认可每个人的努力和贡献