20、【易混淆概念集】-第十二章 采购甲乙双方的职责 合同类型 采购工作说明书 索赔管理 采购管理

本讲主要介绍PMBOK第十二章中的重要知识点，帮助你进一步理解。

本节目录

一、采购甲乙双方的职责

二、合同类型

三、采购工作说明书

四、索赔管理

五、采购管理 11 问

 

一、采购甲乙双方的职责

在复杂项目中，可能需要同时或先后管理多个合同。这种情况下，不同合同的生命周期可在项目生命周期的任何阶段开始与结束。买卖方关系是采购组织与外部组织之间的关系，可存在于项目的许多层次上。

 

甲方（买方）可以是：最终产品所有人，分包商，收购机构，服务需求者或购买方。

乙方（卖方）可以是：承包商，供货商，服务提供商或供应商。卖方是受正式合同约束的外部承包商。

 

二、合同类型

合同主要作用及内容

概念：合同是发包单位和承包单位为了完成其所商定的工程建设目标以及与目标相关的具体内容。

主要作用：明确双方相互权利及义务关系的协议。合同是在建设目标完成过程中的最高行为准则，是规范双方经济活动、协调双方工作关系、解决合同纠纷的法律依据。

主要内容通常包括以下6个方面：

①确定合理的工期

②明确双方代表的权限

③明确工程造价或工程造价的计算方法

④明确材料和设备的供应

⑤明确竣工交付的标准

⑥明确违约责任

 

合同类型

【出处】PMBOK P471，12.1.1.6 组织过程资产。

所有法律合同关系通常可分为总价和成本补偿两大类。此外，还有第三种常用的混合类型，即工料合同。

1、总价合同

此类合同为既定产品、服务或成果的采购设定一个总价。这种合同应在已明确定义需求，且不会出现重大范围变更的情况下使用（对项目范围很明确）。总价合同的类型包括：

①固定总价 (FFP)

FFP 是最常用的合同类型。大多数买方都喜欢这种合同，因为货物采购的价格在一开始就已确定，并且不允许改变（除非工作范围发生变更）。

②总价加激励费用 (FPIF)

这种总价合同为买方和卖方提供了一定的灵活性，允许一定的绩效偏离，并对实现既定目标给予相关的财务奖励（通常取决于卖方的成本、进度或技术绩效）。FPIF 合同中会设置价格上限，高于此价格上限的全部成本将由卖方承担。

③总价加经济价格调整 (FPEPA)。

这种合同适用于两种情况：卖方履约期将跨越几年时间，或将以不同货币支付价款。它是总价合同的一种类型，但合同中包含了特殊条款，允许根据条件变化，如通货膨胀、某些特殊商品的成本增加（或降低），以事先确定的方式对合同价格进行最终调整。

 

2、成本补偿合同

此类合同向卖方支付为完成工作而发生的全部合法实际成本（可报销成本），外加一笔费用作为卖方的利润。这种合同适用于：工作范围预计会在合同执行期间发生重大变更（对项目范围不太明确，了解有限）。成本补偿合同又可分为：

①成本加固定费用 (CPFF)

为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并向卖方支付一笔固定费用。该费用以项目初始估算成本的某一百分比计列。除非项目范围发生变更，否则费用金额维持不变。

②成本加激励费用 (CPIF)

为卖方报销履行合同工作所发生的一切可列支成本，并在卖方达到合同规定的绩效目标时，向卖方支付预先确定的激励费用。在 CPIF 合同中，如果最终成本低于或高于原始估算成本，则买方和卖方需要根据事先商定的成本分摊比例来分享节约部分或分担超支部分。例如，基于卖方的实际成本，按照 80/20 的比例分担（分享）超过（低于）目标成本的部分。

③成本加奖励费用 (CPAF)

为卖方报销一切合法成本，但只有在卖方满足合同规定的、某些笼统主观的绩效标准的情况下，才向卖方支付大部分费用。奖励费用完全由买方根据自己对卖方绩效的主观判断来决定，并且通常不允许申诉。

 

3、工料合同 (T&M)

工料合同（又称时间和手段合同），是兼具成本补偿合同和总价合同特点的混合型合同。这种合同往往适用于：在无法快速编制出准确的工作说明书的情况下扩充人员、聘用专家或寻求外部支持（对项目范围完全不明确）。

 

在项目实践中，单次采购合并使用两种或更多合同类型的情况也并不罕见。对甲方风险大小来排列，由低到高可以分为：固定总价<总价加激励<成本加激励<成本加固定费用。

 

三、采购工作说明书

【出处】PMBOK P477，12.1.3.4 采购工作说明书。

即（采购）工作说明书SOW，是由项目经理依据范围基准，为每次采购而制定，用于向供应商提供足够的细节来确定他们是否能够提供要求的外包部分进行定义。

该采购说明书会充分详细描述采购的产品、服务或成果，以便潜在卖方确定是否有能力提供此类产品、服务或成果，内容包含：规格、所需数量、质量水平、绩效数据、履约期限、工作地点和其他要求。

与采购文件的区别

采购说明书，是采购文件的一种。采购文件会包括规定的应答格式、相关的采购工作说明书，以及所需的合同条款，其他常见的采购文件有: 建议邀请书/方案邀请书(Request For Proposal，RFP)、报价邀请书（Request For Quoting，RFQ）、信息邀请书/征求供应商意见书（Request For Information，RFI）、投标邀请书(Invitation For Bid，IFB)、招标通知、洽谈邀请以及承包商初始建议征求书等。

 

四、索赔管理

【出处】PMBOK P498，12.3.2.2 项目和开发生命周期。

如果买卖双方不能就变更补偿达成一致意见，或对变更是否发生存在分歧，那么被请求的变更就成为有争议的变更或潜在的推定变更。此类有争议的变更称为索赔。

如果不能妥善解决，它们会成为争议并最终引发申诉。在整个合同生命周期中，通常会按照合同条款对索赔进行记录、处理、监督和管理。如果合同双方无法自行解决索赔问题，则可能不得不按合同中规定的程序，用替代争议解决方法（ADR）去处理。谈判是解决所有索赔和争议的首选方法。

 

五、采购管理 11 问

1、如何进行自制与外购分析？

自制就是项目内部消化，需要制定相关的计划。外购就是外包或采购，通过采购合同来管理。

如何选择？要根据需求量去衡量成本，总成本随着需求量的变化而变化。需求量较少时选择自制方案；反之选择外购方案；且通过计算能够算出自制和外购成本相同时的需求量。

2、为什么规划采购的输出中有变更请求？

规划采购的输出中，有可能对项目的基准有所变更。

3、采购过程大多发生在计划批准前还是后？

计划批准后，只有才有计划批准了才会去实施采购。计划批准在计划过程组，实施采购在执行过程组。

4、投标人大会的时间、目的、和原则？

投标人大会在空白标书下发给潜在干系人后，正式投标之前进行。目的是让潜在干系人向买方充分了解需求，以便更好地制订标书。且必须遵守公平原则。

在投标人大会上，买方对任何一个潜在卖方问题的解答，必须让所有潜在卖方知道，并且要以修正案的方式，更新到采购文件中。

5、实施采购时，如何保证所有潜在卖方对采购有清楚且一致的理解？

通过投标人会议来保证。该会议是在招标前举行，召集所有符合条件的潜在的投标方即卖方来讨论招标文件，且达成一致的理解。

6、为什么需要进行独立估算？

对于大型的采购，采购组织可以自行准备独立估算，或聘用外部专业估算师做出成本估算，并将其作为评价卖方报价的对照基准。如果二者之间存在明显差异，则可能表明采购工作说明书存在缺陷或模糊，或者潜在卖方误解了或未能完全响应采购工作说明书。 简单的说：通过标底价，来防止串标/围标；通过拦标价，来废标。

7、协议就是合同吗？

不是。协议可以是合同、服务水平协议（SLA）、谅解备忘录、协议备忘录（MOA）或订购单。

8、采购绩效审查，怎么理解？

关注合同执行情况，依据的是合同条款和买方的采购SOW，形式是开审查会听取卖方汇报数据或执行针对卖方的质量审计。重点是看卖方在范围、进度、成本、质量方面是不是按照合同进行的，有没有需要变更的地方，如果卖方绩效太差的话赶紧中止合同或更换卖方。

9、采购合同收尾流程是什么？

1）确认全部工作和可交付成果均已验收、通知

2）处理未决索赔

3）处理未决争议

4）采购审计

5）更新记录以反映最后的结果

6）组织过程资产更新

10、采购合同收尾与项目收尾的行政收尾区别 ？

联系：
都需要进行产品核实，都需要总结经验教训，对相关的资料进行整理和归档，更新组织过程资产。

区别：
1）行政收尾是项目和项目各阶段的，不仅整个项目要进行一次行政收尾，而且每个项目阶段结束时都要进行相应的行政收尾；而合同收尾是针对合同的，每个合同需要而且只进行一次合同收尾。

2）从整个项目说，合同收尾发生在行政收发之前；如果是以合同形式进行的项目，在收尾阶段，先要进行采购审计和合同收尾，然后再进行行政收尾。

3）从某一个合同的角度说，合同收尾又包括行政收尾---即合同的行政收尾。

4）行政收尾要由项目发起人或高级管理层给项目经理签发项目阶段结束或项目整体结束的书面确认，而合同收尾则要买方的采购管理员向卖方签发合同结束的书面确认。

11、规划采购与实施采购的区别？

规划采购属于计划，是记录项目采购决策，明确采购方法，识别潜在卖方的过程。本过程的主要作用是，确定是否从项目外部获取货物和服务，如果是，则还要确定将在什么时间、以什么方式获取什么货物和服务。货物和服务可从执行组织的其他部门采购，或者从外部渠道采购。

 

实施采购是执行，是按照规划采购的输出进行执行的过程。