项目kick-off meeting流程总结（涉外）

 

项目kick-off meeting流程总结（涉外）

仅供参考！如有好的建议，定将添加完善！

第一步 agenda的准备

此步骤主要涉及以下几个部分：

1. 会议时间、与会人员、电话号码的准备与确认。

2. agenda的内容最好采取总分的模式，层次清晰、用词简练。（如果内容较多可以单独成一份文档）。

3. 如果有文档、模板的讨论，应先准备好相关材料压缩后作为邮件的附件。同时要熟知每个文档的主要内容。

4. 至少要保证提前1天发送agenda邮件给与会人员。并且邮件正文里要对agenda做主要的介绍（如果agenda的议题不多，可以全部在正文里列出）。如果有附件，邮件中也应提醒客户提前预览附件，方便会议时及时讨论。

5. 英文拼写力争没有错误、格式排版尽量干练。

6. 对于内容预演10遍以上（每一遍都录音分析）。

备注：对于agenda的内容准备有如下建议：

Ø 议题的讨论最好让对方只有”yes”和”no”的回答，不要产生模棱两可的答案。

Ø 针对每一个问题，自己都应该已经提前准备好了相关的建议来引导客户。

细心、努力、耐心、信心、厚脸皮!

第二步 会议的进行

i. 会前的准备

Ø 会议室的预定

Ø 录音的负责人

Ø 电话音质和线路的测试

Ø 主持人提前30分钟-60分钟准备，及时确定其他关键人员能否按时参加

ii. 开始时候的礼貌不可或缺，同时确认对方参会人员。

iii. 会议过程中如有听不清楚或者意思不明白之处一定要再次的确认。

iv. 对于一些关键的时间点、数量、计划可以在客户说完之后再重复一遍进行确认。

v. 当客户对某些问题不能当时确认的，应该尽量让对方给出具体的时间安排（由who在when通过何种方式给出结果）。

vi. 当客户的问题你不是很清楚的时候，请求边上的“高人”求助，切不可盲目给出回应。

备注：淡定、从容、镇定、智慧、心思缜密

第三步 会后的纪要

A. 及时（会后1-2小时发出，建议在会议过程中就做好关键点记录）、准确（寻求其他参会人员的帮助以及录音）。

B. 重点对于follow up部分进行核实。

C. 正式的纪要转换成PDF文档，邮件中列出重要内容（如：follow up 部分）

备注：仔细、认真。

第四步 总结经验 迎接下一次挑战！