珍藏，最全面+最完善的Excel条件格式使用手册

2017-09-24 18:30

图 ●文 | 安伟星

Excel的条件格式是一个使用频率非常高的功能，它能够让Excel更智能，但是很多人用的不明不白。

下面这篇文章让你完全掌握Excel条件格式。

什么事条件格式呢，其实就是让符合条件的单元格显示为预设的格式。根据条件使用数据条、色阶和图标集，以突出显示相关单元格，强调异常值，以及实现数据的可视化效果。

Excel菜单中，一个完整的条件格式称为一条规则（即条件+格式=规则），Excel条件格式，预设了五种类型的规则，如图红框内所示，本篇教程主要讲自定义规则，即通过「新建规则」创建的规则。

点击「新建规则」之后，如图所示为可以创建的六种规则。

举个例子：

创建的规则：将销售额小于5000的单元格设置为红色加粗字体

在这条规则中，条件是：销售额小于90，格式是：红色加粗字体

这六种规则，其实可以分为三类：

001、单元格内可视化（即基于各自值设置所有单元格的格式）

002、数值突出显示（即新建格式规则中第2到第5项）

003、使用公式控制格式（即使用公式确定要设置格式的单元格）

001

单元格内可视化

单元格内可视化，就是将数值进行图形化表示，只不过这里的图形化指的是单元格的格式。我们通过格式的差异体现出数值的差异，从而将数值巧妙转化为图形表达。

单元格内可视化使用第一个规则类型，它又包含四种不同的样式。

①用「三色刻度」展示数据分布

「双色刻度」和「三色刻度」都可以称为色阶，即通过颜色的不同代表不同的数值大小。他们的用法几乎一致，我们就用「三色刻度」来展示各产品的销售分布情况。

如图是各产品的销量数据，希望通过颜色来展示数据的分布情况。

选中B3：N8数据区域，然后选择三色刻度样式，规则说明中会出现三个数值，其中红色、黄色、绿色分别代表了最小值、中间值、最大值。

（注意：最小值、中间值和最大值的类型都可更改，默认情况下，最小值取得就是数值中的最低值，中间值取得是50%）

设置完成后，销售数据表就变成颜色填充的表格，从颜色就可以看出销量的分布情况。

②用「数据条」展现数值大小

数据条规则可使数据图形化，即可以通过数据条单纯地展示数值的大小，也可以展示数据的进度（将最大值设置为目标值）。

如图，格式样式选择「数据条」，默认情况下，「最小值」和「最大值」的类型都是自动，此时：最大值对应的数据条将充满单元格。

而本列中，我们将「最大值」的类型更改为数字，并填入目标值3000，此时：大于3000的的数值对应的数据条将充满，其他值按比列填充数据条。

设置完成后，销量数据表就像是一个条形图一样，一目了然就能看出个数值的大小和进度。

注：数据条「最大值」的「类型」应该如何选择？

最大值指的是数据条达到满格应该对应的数值。最大值可由六种类型赋值：最高值、数字、百分比、公式、百分点值、自动。

常用的三种类型的含义如下：

最高值：当前数据列中的最高值

数字：用户自定义填写数值

公式：使用公式定义

数据条的另一个经典用法是突出正负值，在表达数据的增长情况时，非常清晰。比如，产品销量数据表中，我们在「同比增长」一列设置数据条，那么增长为负值的数据条会显示为红色。

关于负值和坐标轴的设置，可以在「编辑规则说明」界面点击「负值和坐标轴」

然后在弹出的「负值和最标轴设置」中，可以设置负值条形图的颜色和坐标轴的位置。

③用「图标集」展示数据特征

我们经常会以优良中差来判断学生的成绩，判定成绩多数人会想到使用IF函数或者VLOOKUP函数，其实还有一个更好的方法就是「图标集」。

比如学生的成绩：85以上为优秀，用蓝色的旗表示；75以上为良好，用黄色的旗表示；低于75为一般，用红色的棋表示。

Step1：选择「图标集」，并选择合适的「图标样式」

Step2：设置规则

应该注意的是，使用图标集，最多只能设置五个等级图标，这在大多数情况下够用了。

002

数值突出显示

本文开头说过，在新建规则的第2到第5都属于数值突出显示的范畴，虽然有这么多条，但是其实他们是同一回事：将满足特定条件（往往是我们希望关注的数据）的数值设置特别的格式，以突出显示。

这些特点的条件可以是这些：

• 大于（或者小于）某值

• 包含特定文本

• 排名前几名的数值

• 高于或低于平均值

• 唯一值或者重复值

如果你对Excel的筛选功能比较熟悉的话，你会发现，这些条件和筛选中的条件几乎完全一样。

（事实上，对特殊数值进行突出显示，也属于筛选的一种，仔细想想，是这个道理吧）

①突出不及格的成绩

选中需要设置条件格式的数据区域，然后再「选择规则类型」中点选「只为包含以下内容的单元格设置格式」，然后设置条件：单元格的中的值小于60.

然后点击格式

并设置格式为字体加粗、红色。

小于60的成绩就会自动显示我我们设置的格式

②突出前三名和后三名

>>GIF

GIF图示中只演示了前三名的设置方法，后三名设置方法是一样的。

③重复值和唯一值突出显示

比如成绩单中，需要检验学生姓名是否有重复录入，如果有重复，则标记出来。>>GIF

003

使用公式控制格式

使用公式控制格式应该来说是条件格式中最难的：

第一个难点是如何按要求写出有效的公式；

第二个难点是条件格式的作用有限顺序和范围；

「使用公式确定要设置格式的单元格」这条规则中，「条件」指的是公式的运算结果，只有当条件为「真」时，格式才能生效。这就对公式的结果有一个明确的要求：即公式的结果必须是逻辑值（公式必须返回是或否）。

设置操作方法很简单，填写公式、设置格式即可完成，如图所示。

①突出显示每科目的最低成绩

Step1：选中C2:E13单元格区域，新建格式规则

Step2：写入公式，然后设置突出显示的格式

=C2=MIN(C$2:C$13)

提示：

1、MIN(C$2:C$13)部分计算出公式所在列的最小值，注意这里的单元格引用C$2:C$13，列相对引用、行绝对引用，这是因为总共有三列科目，作用区域需要自动扩展为D$2:D$13和E$2:E$13

2、然后判断C2（活动单元格），是否等于公式所在列的最小值。

3、在条件格式中，针对活动单元格的设置，将被作用到所选区域的每一个单元格

②多条件设置

如图所示的成绩单，将科目一和科目二均大于90的成绩，在科目一和科目二两列标记出来。

应该设置的公式为 =AND($C2>90,$D2>90)

（AND($C2>90,$D2>90)部分表示两个条件同时满足）

因为需要标记科目一和科目二两列，所以条件格式的作用区域为$C$2:$D$13

③多条件多规则设置

多条件多规则设置就更加复杂了，我们来看一个场景：

如果有一科目不及格，则这一整行标记为黄色底纹；

如果两个科目不及格，则这一整行标记为红色底纹。

Step1：设置「如果有一科目不及格，则这一整行标记为黄色底纹」的规则

公式为=OR($C2<60,$D2<60)，并设置填充为“黄色”底纹。

说明：

OR函数是“或”的意思，它的参数中只要有一个为真，则函数的返回值就为真，因此=OR($C2<60,$D2<60)表示两个科目的成绩只要有一个不及格，公式的结果就为真。

因为要对整行填充颜色，需要把“条件格式”设置到整行的区域：可以在设置条件格式之前选择$A$2:$D$13区域，也可在管理规则中修改「应用于」区域。

点击【应用】之后，会发现数据区域中只要有一科目成绩不及格，就被标记为黄色底纹，其中当然也包含两科目都不及格的情况，如图第12行。因此，我们还需要再设置条件，专门为两个科目都及格的情况设置红色底纹。

Step2：设置「如果两个科目不及格，则这一整行标记为红色底纹」的条件

写入公式=AND($C2<60,$D2<60)，并设置填充色为红色，

同样在管理窗口，将新设置的「条件格式」应用于整个数据区域，如图所示。在规则管理窗口，可以看到新创建的规则，自动排在了前面，这种排列顺序就是「条件格式」的“优先级”，如果两个条件有冲突，排在前面的「条件格式」先执行，通过下图中右上角的三角符号可以调节条件格式的顺序。

两个条件格式的综合作用结果如图所示。

提示：

如果公式=OR($C2<60,$D2<60)设置的条件放在第一位，那么将优先执行此条件，而两个科目都不及格也是满足此条件的，所以就不会执行公式=AND($C2<60,$D2<60)设定的条件，因此红色底纹不会显示。所以，在多条规则的情况下，一定要注意规则的优先级。

004

条件格式管理

①规则管理

我们可以通过「条件格式规则管理器」对条件格式进行管理：

1：选择要管理的条件格式规则

2：新建规则

3：编辑规则（对规则进行重新设置）

4：规则优先级调整

5：规则应用范围更改

6：终止规则选项

②条件设置要点

我们知道使用公式控制格式是难点，其核心是如何将条件用函数的表达出来。

1、公式的编写

首先公式必须以等号=开头，这个等号的意思是判断「是否满足公式的结果」，等号后面的公式是要判断的条件，公式的返回值要么是TRUE，要么是FALSE，不能为其他类型的返回值。

2、公式中单元格区域的引用方式

条件格式是逐个单元格进行判断的，在条件格式中，针对活动单元格的设置，将被作用到所选区域的每一个单元格。因此，在设置公式的时候，一定要注意相对引用和绝对引用的正确使用。

3、条件区域与作用范围

设置单元格的条件格式，一定要搞清楚条件所引用的单元格和满足条件的情况下，需要应用格式的单元格，两者可以不同也可以相同。

比如：条件区域为课程成绩，作为范围即可以是科目成绩，也可以是姓名，甚至可以是整行。

4、规则的优先级

在规则管理窗口中，优先执行排在上面的规则。在多规则并存的情况下，如果他们的作用区域是相同的，这时候就要考虑规则的优先级。

●The End●

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作者：安伟星，Excel培训师，微软Office认证大师，知乎专栏作者，《竞争力：玩转职场Excel，从此不加班》图书作者，原创公众号：精进Excel（ID：SeniorExcel）

 

参考列表:

珍藏,最全面+最完善的Excel条件格式使用手册