项目经理的TO-DO LIST

人家说相声演员肚子里是杂货铺，其实项目经理才是，接触的人数量多，种类多，自然接触的事情也是数量多，总类多，这个角色就是一个大总管的角色。项目经理每天的TO-DO LIST都能排一大堆，如果不能好好规划和管理，那真是要累死牛了。


拿我自己为例，我需要接触的人，包括产品支持部门的人，测试部分的人，产品部门的人，运维部门的人，销售部门的人，当然最主要还是开发部门的人，这六大部门的人，每个人都可能给你的TO-DO LIST带来一大堆事情。


为了限制我的LIST上有太多项目，我首先和大家约定了接口人，除了开发部门，其他五个部门，派出一个代表来负责交涉和协商，这样的好处是我在沟通上先限制了一定渠道，不使我的沟通渠道膨胀到太大，同时和接口人熟悉之后，交通也更顺畅，因为长时间交往，彼此熟悉。


约定好接口人，还需要约定接口规范，什么类别的事情，需要我参与讨论，什么类别的事情，和程序员直接交流。这一点非常紧要，如果规范不好，你就会看到项目经理天天忙于各类会议，跟自己有关的，跟自己无关的，重要的，不重要的，开会忙到死，而且最讽刺的是，有很多项目经理在开会的时候，总是拿着笔记本电脑忙自己的事情，会议在讨论什么，自己偶尔听听甚至完全不听。有很多刚刚比较升任项目经理的人，可能会比较喜欢开会，因为开会一般都是管理层做的事情，这样显得自己的地位重要，显得自己受重视，天天拿着本子乐此不疲，等时间长了才发现，不是所有的会都有意义，尤其是对自己有意义。


作为项目经理，你一定不能太忙，因为凡人都有极限，在过于忙碌状态下做的决定，一定不是经过深思熟虑的，考虑不周会造成很多问题，然后这些问题又引起你到处灭火，把自己变得更忙，有些负责的项目经理，会采取一种加长工作时间的办法，白天忙于各类杂事，到了下午七点八点甚至九点，有很多同事走了，他才开始静静想一些事情，甚至还有一些经理把本子抱回家，躺在床上还在想公司的事情。


可怜的兄弟，这样的话，你就真的太累了，项目经理本来已经是夹心饼了，你还要把自己变成超级赛亚人，太亏待自己了。


而且最最重要的，你苦了自己，却未必甜了别人，很有可能你把大家一起拽入痛苦的深渊，比如你自己每天到九点才走，想必你的手下人，多少给你一些面子，不会走的太早，你虽然没有要求大家，但是这是潜规则。


长期以往，你会造成自己和下属的双重疲惫，程序员耗费脑子已经很累了，就不要再往上面加稻草了，骆驼已经很耐抗了。所以你一定要有极大的意愿去缩减自己的TO-DO LIST，你要主动争取，主动协商。


有些项目经理也意识到自己的TO-DO LIST太长了，他们就想了一个简单的办法，我只处理上司交代的我的事情，处理完了有时间就处理别的事情，没有就推到明天。严格的说，这个办法是属于非常取巧的办法，是走捷径的办法，金庸小说里说了，正派人士都是扎扎实实练习基本功，只有邪派魔教才老是想走捷径，这些项目经理长期用这个办法，就会堕入魔道。


(18号周一早上，肯德基，我发现不可功利心太强，否则就会耐不住寂寞，重要的是有话要讲，而且讲的有价值。)


堕入魔道的表现是，他虽然和老板近了，但是和兄弟们的距离远了，这个距离对于像我这类的人是非常难于忍受的，诚然，老板给我开工资，老板主要决定我的升迁，但是离开兄弟们太远，我就感觉漂浮无根，空落落的。谁常常和我一起摸爬滚打呢，是我的兄弟们，谁和我一起努力进步呢，还是我的兄弟们。


我们公司就有坠入魔道的人，可惜他们虽然是魔，却并不开心，真正能做到小说里魔教中人天马行空，摆脱世俗羁绊的少而又少，大部分人是魔但是却是被迫的，脱离了兄弟们，可老板并不能给你带来温情。


正确的办法是把自己的LIST分担出去，兄弟们是干什么的，就是帮你两肋插刀的，信任下属并且赋予他们权利，他们不但帮你分担掉任务，自己还能有不少提高，不用怕下属干不好，如果大家已经尽力了，这就是你团队的战斗力，你的这个团队能做什么不能做什么，尊重事实即可，如果大家全力战斗，还是完成不了，说明LIST的目标太大了，太不切实际了，是领导者需要重新思考的时候了。


绕回来说TO-DO LIST，我实践中发现，这个LIST里中的事情，如果是分别属于不同类型，处理起来更加困难，光是切换脑子就能把脑袋整蒙掉。


比如说刚刚投入进技术问题，马上要有突破进展了，这个时候突然来了一个人事请求，要处理员工离职调岗的事情，这事来的很急，不得不处理，这个时候就要脑子立刻切回来，一下子从科学思维，转换到文学思维，这个切换太痛苦了，而且一天中老是有这种切换，脑子真的会疼，我不知道是否有科学发现支持这个论断，但是频繁切换对脑子的负担确实很大。


为了解决这个问题，需要在每天早上对TO-DO LIST进行排序，分类，不同类型的事情分开处理，科学界一堆，文学界一堆，上午处理啥，下午处理啥，拆开时间段。


事实上TO-DO LIST从来不是静态的，不是早上来了把所有事情都列出来，排序好，分类好就搞定了，因为总是有不速之客，常常是你在专心致志工作的时候，突然SKYPE响起了，突然QQ响起了，突然电话来了，最要命的是，有些人会直接走到你面前。


SKYPE,QQ还好些，因为虽然它们也是不期而至，但是你可以把它们插入到你的LIST，然后着急就提升优先级，不着急就放后面。


电话或者人面对面，你就得被迫面对了，优先级直接被提高到第一位，有的时候找你的那个人，表达能力非常不好，说了半天也说不出个重点，唠唠叨叨半天，你出于礼貌很难打断他，他也不顾忌你现在在做什么，是否忙，直接就开始叨叨不停了，这种突然插入的情况是最讨厌的。


为了不被分散注意力，对于这个也需要做一些约定，虽然不至于说找你需要预约，但是一定得有个基本规则，就是理解大家每天都一堆事，要长话短说，简明扼要，提高效率。


项目管理里说要有风险准备措施，常见的一个办法就是留有余量，对于项目经理的时间也是如此，你必须安排的自己的时间有些空余，这样遇到一些缠人的事情才能保证计划仍能按时完成。就跟军队打仗一定要留有机动部队一样，也得有机动时间，机动时间就是你的风险应对措施。


总结一下，项目经理的每日LIST不要太长，要排好序，分好类，要能够有机动时间处理突发事件。