IT四大傻事之给自己邮箱发信息

  纽约一家公司的IT管理员P. Lindo写道，有时候明明是出于好意的IT管理决策也会让企业用户犯傻事。这家公司的电子邮件账户有1000多个，公司最初限定每个账户的最大容量为100MB，后来又调到了最大为500MB。

　　Lindo说: “2007年，我们聘请了一名IT经理专门负责管理电子邮件工作。他发现好多用户都要求加大账户容量，于是他觉得该满足用户的需求。”接下来的一个月，他着手购买了足够多的硬件，把每个账户的容量扩大到1GB。

　　Lindo说: “那名IT经理还以所有的用户请求为由，要求上头支持他把每个员工的办公软件都升级到Office 2007—该版本随带新的Outlook邮箱搜索功能。”

　　虽然IT部门另外制定了一项新的政策教用户如何合理维护账户，但用户的收件箱的使用率还是很快达到了75%—原因是并没有真正将政策付诸实践。

　　Lindo说: “最后发现，用户没有阅读名为《合理管理收件箱空间》的文档，而是只读了现在的邮箱空间有1GB的附属细则。然后，他们开始使用Outlook很便利、新型的搜索功能，把自己的电子邮件客户软件变成了个人信息管理器。”

　　Lindo解释: “再也没有人删除邮件附件——用户把附件留在收件箱中，那样就可以对附件进行快速搜索。用户只要记住附件的大致描述以及发件人的姓名就可以了。”

　　更糟糕的是，他们还把附件发给自己，就是为了某个文档会存放在邮件的某个地方。“我们的邮件服务器在三个月内就塞满了文档。”

　　那如何改变？

　　Lindo说:“我们实际上发现这些用户使用的网络主目录的数量减少了35%。Outlook成了个人存储的主要网络入口。于是我们得把电子邮件基础架构上的文件服务器的一些存储资源挪作他用，但我们仍不得不数次采购大批事先未安排的服务器，以满足新的需求。”

　　解决办法: 提供大容量的邮箱似乎是一个好主意，但合理的容量规划才是更好的主意。此外，规划邮箱的使用率为75%纯属自找麻烦。使用率应当争取控制在50%以下，或者先搞一个试点项目，之后再上马。低成本的存储区域网（SAN）在这方面可以助一臂之力，为这种SAN增添容量要比安装新的服务器容易得多。

　　教训: 用户会利用IT部门提供的任何工具来完成工作。如果用户更加熟悉电子邮件客户软件，他们就会频繁使用它——只要IT部门允许他们这么做。应当扩大“桌面管理”定义的范围，包括对用户进行培训，以便合理使用公司花钱购买的工具。