全能程序员系列(十二)--开发人员该怎么做PPT？

最新推荐文章于 2023-02-11 00:39:52 发布

ludewig

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分类专栏：实施运维学习实践文章标签： PPT 技术文档工作方法

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见过不少开发人员一提到PPT就头疼，也见过不少开发人员做的PPT惨不忍睹，今天就聊一聊开发人员该怎么做PPT。

在软件开发行业，很多技术人员尤其是高级技术人员（包括承担部分管理工作的技术人员）在工作中都免不了要使用PPT，也就是用PowerPoint或者金山WPS做幻灯片了。我见过很多开发人员一听说要做PPT就犯难，即使费了好大劲儿做出来也不知道怎么讲，甚至讲的听众昏昏欲睡、听完也不知道在表达什么。高级的PPT怎么做是在讲不来，但是至少什么是合格的PPT可以评判。

1.PPT的宣讲目的是什么？

在一众大中小微型软件企业中，技术人员会有很多机会使用PPT，比如技术方案介绍、开发计划评审、项目阶段成果汇报、述职报告、年终总结等等。
对于技术人员来讲，不论是Word、Excel、PowerPoint甚至是Text，编写文档的目的就是把自己的想法描述清楚并通过文档进行交流，单纯的口头语言交流并不能完整精确的传达信息。更有甚者，认为仅靠代码注释替代文档的想法绝不靠谱，用代码注释代替文档的也仅限于那些功能很简单、问题规模很小的工作，至少流行的开源项目中还没见过哪个项目没有文档的。
相比口头语言，书面文档更正式，信息传达也更为精确。不同类型的文档特点也不同，以PPT为例，幻灯片中可以插入文字、图片、图表，但是动辄上百页的PPT是没有人想要看的，还不如去读一本书。从PPT（PowerPoint）的名字中就可以看出来–“有力量的观点”–它的特点是简明扼要、提纲挈领。比如很多中大型项目中会有建设方案、初步设计文档、详细设计文档、实施方案等详细的Word文档，几百页也是很常见，总不能每次与甲方业主沟通或者开发团队内部沟通都去翻厚厚的文档吧，就需要通过PPT这样的手段提取关键信息进行交流沟通，所以往往一份PPT文档并不是孤立存在的，做好一份PPT文档常常需要多份详细文档的支撑。
从项目开发的各个阶段来看：可行性研究、初步设计、详细设计、开发实施、部署运维、质检测试，每个阶段或节点涉及到的文档都是不同的，对应的PPT宣讲目的也是不同的。明确做PPT的目的，准备工作才算开始了第一步。

2.PPT的听众对象是谁？

弄清楚了制作PPT的目的还不够，还要弄清楚PPT的听众对象是谁？不同的听众对象直接影响着PPT要呈现的内容。
以项目阶段成果汇报为例，是向甲方业主进行验收申请汇报，还是向公司领导汇报项目进度，还是在部门间进行经验交流？听的人不同，讲的时候重点也不同，甚至语气用词都不同。
为什么在做PPT时要考虑听众对象是谁？

2.1不同听众对象的关注点不同

不同听众对象的关注点不同，这就决定着制作及讲解PPT的过程中侧重点也要不同。以上面提到的项目阶段成果汇报为例，甲方业主关注的是“我提的要求你有没有达到，再考虑要不要给你付款”，公司领导关注的是“项目进度有没有延期？人力成本有没有控制在范围内？”，部门间交流关注的是“有什么可以共享的经验？有什么可以复用的成果？”。
不同的听众对象所关注的重点不尽相同，在实际操作中还是因人而异，如果条件具备就明确到人，提前搞清楚哪些人是主要听众。

2.2不同听众对象的业务背景不同

不同听众对象的业务背景不同，这就意味着制作和讲解PPT时的表达方式不同。由于具有不同的业务背景，使得他们会使用不同的语言或表达方式描述同一个问题。如果不能以一种听众对象能理解或习惯的方式进行表述，那基本上就是鸡同鸭讲，最终的结果往往适得其反。
举个例子，之前曾参与过一个比较常规的库存管理系统开发项目，项目进行到中期向业主进行成果汇报，主持汇报的一名技术能力还不错的同事。在讲解系统提供的功能时就讲到“XXX系统提供了货品的增删改查（CURD）功能”，业主领导当场就急了“增删改查是什么玩意儿？我们要的出库入库功能你都没实现！”，虽然经过随行人员的解释领导勉强接受了，但这种印象一直伴随他很长时间，也间接导致后续很多工作受到影响。这就是没有以听众对象所熟悉的方式传达信息所导致的结果。

3.如何梳理PPT题纲？

PPT就是要简明扼要、观点突出，把想要表达的信息列出题纲基本上目的就达到了。梳理题纲可以利用多种手段，思维导图、流程图都可以，甚至txt文本也不是不行。
在这里插入图片描述
水无常势，兵无常形，题纲的梳理同样没有固定的套路，还是要结合两点：PPT的宣讲目的是谁？PPT的听众对象是谁？这两个问题搞清楚了，题纲的梳理基本也就有眉目了。

4.如何填充PPT内容？

确定了PPT题纲后，就是按照题纲去逐个填充内容了。如果对PPT的题纲了然于胸，没有文字材料也能即刻讲解，那么可以直接开始制作了。如果只是有了大致的题纲，建议还是在原有题纲的基础上继续细化，明确每个章节多少页、每页标题是什么、内容具体体现什么。
在这里插入图片描述
一旦详细的内容规划确定后，剩下的就是寻找不同的素材填充每一页的PPT了。其实在做详细题纲的过程中，如果你足够用心，当你做完详细题纲的时候，整个讲解的过程也基本上心中有数了。总之有个清晰的思路很重要。