三、POWERPOINT
使用技巧
1
、在
PowerPoint
中插入一个幻灯片模板
PowerPoint 2002
的新特性之一就是我们可以在单
个演示文稿中使用多个幻灯片母版。幻灯片母版是
存储信息的设计模版元素,包括风格、占位符和配
色方案。有了这个特性,用户就可以对演示文稿中
的所有幻灯片做全面更改
——
例如替换一种字体风
格。
在使用多个幻灯片母版时,请记住如果我们要
全面更改自己的演示文稿,就需要改变每一个幻灯
片母版。
如果我们想要插入一个幻灯片母版:
70
70
POWERPOINT
使用技巧
首先在
“
视图
”
菜单中,将鼠标指到
“
母版
”
,然后执
行子菜单中
“
幻灯片母版
”
命令。
然后如果我们要插入使用
PowerPoint
默认风格的
幻灯片母版,在
“
幻灯片母版视图
”
工具栏中,点击
“
插入新幻灯片母版
”
按钮。如果用户要通过添加新
的设计模版来插入幻灯片母版,在
“
格式
”
工具栏
中,点击
“
设计
”
按钮,指向需要的设计,点击箭
头,并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。
71
71
POWERPOINT
使用技巧
2
、使用幻灯片搜索器复制其他演示文稿中的幻灯
片
我们可以使用
“
幻灯片搜索器
”
工具来快速从其他演示文
稿中复制幻灯片。
首先在普通视图的
“
幻灯片
”
选项卡上,选中要将复制
的幻灯片插入到后面的幻灯片缩略图。执行在
“
插入
”
菜
单中的
“
幻灯片
(
从文件
)
”
命令。
在弹出
“
幻灯片搜索器
”
对话框中,单击
“
浏览
”
查找文
件,在
“
浏览
”
对话框中选择文件,再单击
“
打开
”
。
如果
用户希望幻灯片能够保持当前的格式,在
“
幻灯片搜索器
”
对话框中选中
“
保留源格式
”
复选框。如果清除了这个复
选框,复制的幻灯片将采用将其插入时前一张幻灯片使
用的格式。
如果我们只是想要插入选定的幻灯片,请单
击要插入的幻灯片,再单击
“
插入
”
;如果要插入所有的
幻灯片,请单击
“
全部插入
”
。完成以后单击
“
关闭
”
关闭
对话框。
72
72
POWERPOINT
使用技巧
3
、创建对象的镜像
我们可以用下面的方法去创建一个对象的镜像,
来实现幻灯片中的一些特殊效果:
首先单击选中要复制的自选图形、图片、艺
术字或剪贴画,在
“
编辑
”
中执行
“
复制
”
命令,再
执行
“
粘贴
”
命令。
在
“
绘图
”
工具栏上,单击
“
绘图
”
,指向
“
旋转或翻
转
”
,再单击
“
水平翻转
”
或
“
垂直翻转
”
。
最后用鼠标拖动并放置复制的对象,使它与
原始对象呈镜像。
73
73
POWERPOINT
使用技巧
4
、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间
我们都知道,可以在幻灯片的页眉页脚里添加日期、
时间。实际上,幻灯片中的任意一个位置,用户
都可以添上时间和日期。
首先在在幻灯片上,定位占位符或文本框内的插
入点。点击
“
插入
→
日期和时间
”
,系统弹出
“
日期
和时间
”
对话框,用户可以选择自己喜欢的时间格
式。选完以后单击
“
确定
”
就可以了。
如果我们希望在每次打开幻灯片的时候,日期和
时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时
间,请选中
“
自动更新
”
复选框。
74
74
POWERPOINT
使用技巧
5
、更改了
“
空白
”
演示文稿
的默认设计后再回到原始
样式
如果我们更改了默认的
“
空
白
”
设计模板,却又希望重新
将原始默认设计应用于演示文
稿。这时,请执行以下操作:
首先打开要应用默认设计
的演示文稿。在工具栏上,单
击
“
设计
”
按钮。在
“
可供使用
”
之下,单击第一项
“
默认设计
模板
”
。
75
75
POWERPOINT
使用技巧
6
、将演示文稿另存为模板
如果我们得到了一个制作精美的演示文
稿,希望在以后自己制作演示文稿的时候
也能够用到这样的设计。这时候就可以将
它另存为模板。在用户新建模板以后,新
模板就会在下次打开
Microsoft
PowerPoint
时按字母顺序显示在
“
幻灯片
设计
”
任务窗格的
“
可供使用
”
之下。
76
76
POWERPOINT
使用技巧
单击
“
文件
→
新建
”
,在
“
新建演示文稿
”
任务窗格
的
“
根据现有演示文稿新建
”
之下,单击
“
选择演
示文稿
”
,再选择所需的演示文稿,然后单击
“
创
建
”
。(这样可保留原始演示文稿。)
接着我们需要删除新模板中不需要的任何文本、
幻灯片或设计元素,并应用确实希望应用于该模
板的更改。完成修改以后执行
“
文件
”
菜单中的
“
另存为
”
命令。在
“
文件名
”
框中,键入模板的名
称。在
“
保存类型
”
框中,单击
“
演示文稿设计模
板
”
。单击
“
保存
”
。
77
77
POWERPOINT
使用技巧
7
、在段落中另起新行而不用制表位
缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对
于编号列表和项目符号列表,五层项目符号或
编号以及正文都有预设的缩进。但有时我们可
能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个
不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是
它上面段落的一部分,但是它需要独占一行。
这时用户只需要按
Shift+Enter
,即可另起新行。
注意,一定不能直接使用
Enter
,这样软件会
自动给下一行添上制表位。
78
78
POWERPOINT
使用技巧
8
、在大纲视图和普通视图中拖动文本
如果我们要拖动项目符号或幻灯片图标
旁边的选定段落,请指向该项目符号或
幻灯片图标,四向箭头出现后可以任意
拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直
或水平的双向箭头,并且出现标记文本
目标的线条。
79
79
POWERPOINT
使用技巧
9
、自动选定整个单词
我们可以设置
PowerPoint
,使得每次在一个
单词上双击鼠标左键,就能够选定整个单词和
单词后的空格,而不必用鼠标拖过每个字符。
做法是:
执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出
对话框中使用
“
编辑
”
选项卡,选中
“
自动单词
选定
”
复选框。
然后单击
“
确定
”
关闭对话框。
80
80
POWERPOINT
使用技巧
10
、用高对比度查看幻灯片
对于视力不好的观众,用户可以采用高对比度来查
看幻灯片。方法是:
首先单击
Windows
的
“
开始
”
菜单,将鼠标指向
“
设置
”
,执行弹出菜单中的
“
控制面板
”
命令。双击
“
辅助选项
”
图标。在
“
显示
”
选项卡上,选中
“
使用高
对比度
”
复选框。
单击
“
确定
”
按钮关闭对话框。在
Microsoft
PowerPoint
的
“
视图
”
菜单上,指向
“
颜色
/
灰度
”
,
执行
“
高对比度
”
命令。
要注意的是,高对比度设置是为在普通及幻灯
片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图。在幻灯片
放映视图中,幻灯片以所设计的形式显示。高对比
度仅是一种屏幕设置,此设置不影响实际的演示文
稿,也不应用于打印的演示文稿。
81
81
POWERPOINT
使用技巧
11
、在
PowerPoint
里改变公式的颜色
我们常需要在幻灯片中插入公式,由于公式的颜色
是黑色的,而
PowerPoint
本身又有着背景颜色,
有时候公式就看不清楚了,这时候我们可以按照以
下方法改变公式的颜色:
右击想要改变颜色的公式,在弹出快捷菜单中
执行
“
设置对象格式
”
命令,然后在弹出对话框中使
用
“
图片
”
选项卡,单击
“
重新着色
”
按钮。在弹出对
话框中选中黑色矩形块左边的复选框,然后在黑色
矩形块右边的下拉列表中选择希望的颜色。
82
82
POWERPOINT
使用技巧
11
、给
PowerPoint
演示文稿添加表格
在
PowerPoint
中使用表格,可以很容易的使文本
对齐,尤其是当文本可能会以多种形式(包括放映
幻灯片、联机内容以及打印的讲义)表示时更是如
此。
选中需要放置表格的幻灯片,执行
“
插入
”
菜单
中的
“
表格
”
命令,在
“
插入表格
”
对话框中设置表格
的行数和列数。
单击
“
确定
”
按钮,幻灯片上就绘制出表格了。
之后用户就可以输入表格内容了,方法是:在
单元格内单击鼠标左键,键入所需信息,然后按
“
Tab
”
键进入下一个单元格。
83
83
POWERPOINT
使用技巧
12
、将
Word
文件导入
PowerPoint
PowerPoint
中有一种简单的方法可以让用户快
速将
Word
文件转化成可供演示的
PowerPoint
文件。用户只需要先将
Word
文件转换为大纲视
图,设置好各级的标题,然后在
PowerPoint
中
执行
“
插入
”
菜单中的
“
幻灯片(从大纲)
”
命
令,在弹出的对话框中选择想要要转换为幻灯
片的
WORD
文档就可以了。
84
84
POWERPOINT
使用技巧
13
、如何在
PowerPoint
中插入
Excel
图表
用户有时候会需要在
PowerPoint
中做一些简单的
数据比较,那么就需要将
Excel
图表插入到幻灯片
中。
打开需要添加
Excel
工作表的幻灯片,执行
“
插
入
”
菜单中的
“
对象
”
命令;
如果要创建新的图表,请选择
“
新建
”
,再选择
“
Microsoft Excel
图表
”
;如果要插入已创建好的
图表,请选择
“
从文件创建
”
,然后再输入文件名称
或者按下
“
浏览
”
按钮来定位文件。
最后,按下
“
确定
”
按钮,即可完成插入,而且
用户可以在
PowerPoint
中对此图表做进一步修改。
应用同样的方法,用户还可以完成在
PowerPoint
中插入
Excel
工作表的操作。
85
85
POWERPOINT
使用技巧
14
、更改编码列表中的开始编号
PowerPoint
中的编号不一定非要从
1
,或者
a
开始用户可以对编码列表的开始编号做修
改。使得编码工作更灵活。
首先在要更改开始编号的行中放置插入
点,执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令。
在弹出对话框中使用
“
编号项
”
选项卡,
在
“
开始于
”
框中,选择所要的编号。完成后
单击
“
确定
”
返回。
86
86
POWERPOINT
使用技巧
15
、在
PowerPoint
活用项目符号和编号
用户在
powerpoint
中经常会用到项目符号和编
号,常用的无非是
“
(
、
(
、
(
”
等符号,实际上用户可
以执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令,在
弹出对话框中使用
“
项目符号项
”
选项卡,然后单击
“
自定义
”
,用户就可以在新弹出对话框中选择多种
多样的项目符号,如
“
(
、
(
、
(
、
(
”
,将这些符号运
用到幻灯片中,使内容更加丰富多彩。
87
87
POWERPOINT
使用技巧
16
、在
PowerPoint
中计算字数和段落
Office
系列软件中的
Word
组件具有统计字数和段
落的功能。
PowerPoint
中却没有,然后有时候用
户确实需要了解这些信息。我们可以用另一种方
法插卡这些信息:
首先执行
“
文件
”
菜单中的
“
属性
”
命令,在弹出对
话框中使用
“
统计
”
选项卡。文件的各种数据,包
括页数、字数、段落等信息都被显示在下面的统
计信息框里。
88
88
POWERPOINT
使用技巧
17
、控制文件的大小
有时候同样的两份三四十页的
PowerPoint
的
文件,都包括差不多数量的图片,但文件大小
却相差很悬殊。为什么?这时要仔细检查图片
的格式和大小。如果原图片尺寸很大,最好用
图形处理工具先压缩一下,而且尽量存成
JPG
等占用磁盘空间较少的格式。
89
89
POWERPOINT
使用技巧
18
、利用保存选项缩写文件体积
PowerPoint
的
“
快速保存
”
功能每次保存时都在文
件尾增加本次的更改情况。这样就使得文件存贮了
大量修改信息,变得越来越大。用户可以通过关闭
“
快速保存
”
功能,不保存这些信息,方法是:执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出对话框中使用
“
保存
”
选项卡,取消选中
“
允许快速保存
”
复选框。
单击
“
确定
”
关闭对话框就可以了。
90
90
POWERPOINT
使用技巧
19
、调整
PowerPoint
中图形或文本框的位置
用户经常需要在幻灯片中调整图形或文本框的位置
时,有时需要调整的位置非常细微,这时候用鼠标就
会觉得不好掌握了。不过,用户可以先用鼠标选中该
图形或文本框,然后用键盘方向键来移动,这样就可
以对图片或者文本框的位置进行微调了。
如果用户还决定不够精密,可以在选择该图形或
文本框后,按住
“
Ctrl
”
键不放,然后使用方向键来移
动该对象,这样可以更精确地控制图像移动间距。
91
91
POWERPOINT
使用技巧
20
、在
Web
上发布动画演示文稿
PowerPoint
可方便地将演示文稿转换为网页。用户
将演示文稿发布到
Web
时,会将网页或
Web
档案
的备份保存到指定位置,例如
Web
服务器或其他可
用的计算机。通过发布演示文稿(而不只是将它存
为网页或
Web
档案),可以维持
.
ppt
文件格式演
示文稿的原始版本,同时又能将所有必需的支持文
件(包括图形、字体和背景)添加到共享目录中。
首先打开要发布到
Web
上的演示文稿或网页,
执行
“
文件
”
菜单上的
“
另存为
Web
页
”
命令。在
“
文
件名
”
框中键入该
Web
页的文件名称。
92
92
POWERPOINT
使用技巧
然后在
“
保存类型
”
框中,执行下列操作之一:
如果用
户想要保存为网页并创建包含支持文件(例如项目符
号、背景纹理和图形)的相关文件夹,选择
“
Web
页
”
。
如果用户希望保存为
Web
档案,并将所有支持信息
(例如图形和其他文件)包含在单一文件中,则要选
择
“
Web
档案
”
。在文件夹列表中,选择演示文稿的目
录。
接着单击
“
发布
”
,弹出
“
发布为
Web
页
”
对话框。
在
“
浏览器支持
”
下,选择
“
Microsoft Internet
Explorer 4.0
或更高(高保真)
”
。为确保浏览演示文
稿时动画能够播放,单击
“
Web
选项
”
,选择
“
浏览时
显示幻灯片动画
”
,然后单击
“
确定
”
。
如果用户要在发布后立即在浏览器中查看已发布演
示文稿的显示效果,可以选择
“
在浏览器中打开已发布
的
Web
页
”
复选框,单击
“
发布
”
关闭对话框。如
现在用户就可以将发布的链接或
Web
档案文件本身
发送给自己的观众了。
93
93
POWERPOINT
使用技巧
21
、将幻灯片中的对象另存为图片
PowerPoint
能让用户将幻灯片中的任何对象保
存为各种格式的图片,我们可以将它作为一个
强大的图形编辑软件来使用。
用户只需要用右键这个对象,然后执行快捷菜
单中的
“
另存为图片
”
命令。然后在
“
文件名
”
框
里,键入想要保存的图片名称,在
“
保存类型
”
列表框中选择希望存成的图片格式。
94
94
POWERPOINT
使用技巧
22
、选择另一位
“
Office
助
手
”
PowerPoint
中默认的
“
Office
助手
”
是一个可爱的孙悟空。
用户还可以按照自己的喜好选
择
“
Office
助手
”
。
首先右击
“
Office
助手
”
,
执行弹出菜单中的
“
选项
”
命令。
在弹出菜单中使用
“
助手之家
”
选项卡,然后用户单击
“
上一
位
”
或
“
下一位
”
按钮,直至找
到所需的
“
助手
”
。完成以后单
击
“
确定
”
返回。
95
95
POWERPOINT
使用技巧
23
、判断
PowerPoint
中的图片是位图还是线条
图
在
PowerPoint
中,用户很容易的就可以判断幻灯片
中的图片是位图还是线条图。用户只需要单击图片
的调整控点,然后拖动鼠标,尽可能大的拉伸图
片,如果图片显示出一个一个的像素,而且看起来
越来越模糊,则这幅图片是位图;如果图片在放大
过程中始终都不显示像素,则该图片是线条图。
96
96
POWERPOINT
使用技巧
24
、用
PowerPoint
—
更改撤消的次数
PowerPoint
的
“
撤消
”
功能为文稿编辑提供了很大
方便。但
PowerPoint
默认的操作次数却只有
20
次。用户可以自己来定义可撤销的次数:执行
“
工
具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出对话框中使用
“
编辑
”
选项卡。然后在
“
最多可取消操作数
”
中设
置用户满意的次数即可。
用户要注意,
PowerPoint
撤消操作次数限制
为
150
次。
使用技巧
1
、在
PowerPoint
中插入一个幻灯片模板
PowerPoint 2002
的新特性之一就是我们可以在单
个演示文稿中使用多个幻灯片母版。幻灯片母版是
存储信息的设计模版元素,包括风格、占位符和配
色方案。有了这个特性,用户就可以对演示文稿中
的所有幻灯片做全面更改
——
例如替换一种字体风
格。
在使用多个幻灯片母版时,请记住如果我们要
全面更改自己的演示文稿,就需要改变每一个幻灯
片母版。
如果我们想要插入一个幻灯片母版:
70
70
POWERPOINT
使用技巧
首先在
“
视图
”
菜单中,将鼠标指到
“
母版
”
,然后执
行子菜单中
“
幻灯片母版
”
命令。
然后如果我们要插入使用
PowerPoint
默认风格的
幻灯片母版,在
“
幻灯片母版视图
”
工具栏中,点击
“
插入新幻灯片母版
”
按钮。如果用户要通过添加新
的设计模版来插入幻灯片母版,在
“
格式
”
工具栏
中,点击
“
设计
”
按钮,指向需要的设计,点击箭
头,并在快捷方式菜单中选择其中的一个选项。
71
71
POWERPOINT
使用技巧
2
、使用幻灯片搜索器复制其他演示文稿中的幻灯
片
我们可以使用
“
幻灯片搜索器
”
工具来快速从其他演示文
稿中复制幻灯片。
首先在普通视图的
“
幻灯片
”
选项卡上,选中要将复制
的幻灯片插入到后面的幻灯片缩略图。执行在
“
插入
”
菜
单中的
“
幻灯片
(
从文件
)
”
命令。
在弹出
“
幻灯片搜索器
”
对话框中,单击
“
浏览
”
查找文
件,在
“
浏览
”
对话框中选择文件,再单击
“
打开
”
。
如果
用户希望幻灯片能够保持当前的格式,在
“
幻灯片搜索器
”
对话框中选中
“
保留源格式
”
复选框。如果清除了这个复
选框,复制的幻灯片将采用将其插入时前一张幻灯片使
用的格式。
如果我们只是想要插入选定的幻灯片,请单
击要插入的幻灯片,再单击
“
插入
”
;如果要插入所有的
幻灯片,请单击
“
全部插入
”
。完成以后单击
“
关闭
”
关闭
对话框。
72
72
POWERPOINT
使用技巧
3
、创建对象的镜像
我们可以用下面的方法去创建一个对象的镜像,
来实现幻灯片中的一些特殊效果:
首先单击选中要复制的自选图形、图片、艺
术字或剪贴画,在
“
编辑
”
中执行
“
复制
”
命令,再
执行
“
粘贴
”
命令。
在
“
绘图
”
工具栏上,单击
“
绘图
”
,指向
“
旋转或翻
转
”
,再单击
“
水平翻转
”
或
“
垂直翻转
”
。
最后用鼠标拖动并放置复制的对象,使它与
原始对象呈镜像。
73
73
POWERPOINT
使用技巧
4
、在幻灯片的任何位置上添加日期、时间
我们都知道,可以在幻灯片的页眉页脚里添加日期、
时间。实际上,幻灯片中的任意一个位置,用户
都可以添上时间和日期。
首先在在幻灯片上,定位占位符或文本框内的插
入点。点击
“
插入
→
日期和时间
”
,系统弹出
“
日期
和时间
”
对话框,用户可以选择自己喜欢的时间格
式。选完以后单击
“
确定
”
就可以了。
如果我们希望在每次打开幻灯片的时候,日期和
时间都自动更新为当前机器上设置的日期、时
间,请选中
“
自动更新
”
复选框。
74
74
POWERPOINT
使用技巧
5
、更改了
“
空白
”
演示文稿
的默认设计后再回到原始
样式
如果我们更改了默认的
“
空
白
”
设计模板,却又希望重新
将原始默认设计应用于演示文
稿。这时,请执行以下操作:
首先打开要应用默认设计
的演示文稿。在工具栏上,单
击
“
设计
”
按钮。在
“
可供使用
”
之下,单击第一项
“
默认设计
模板
”
。
75
75
POWERPOINT
使用技巧
6
、将演示文稿另存为模板
如果我们得到了一个制作精美的演示文
稿,希望在以后自己制作演示文稿的时候
也能够用到这样的设计。这时候就可以将
它另存为模板。在用户新建模板以后,新
模板就会在下次打开
Microsoft
PowerPoint
时按字母顺序显示在
“
幻灯片
设计
”
任务窗格的
“
可供使用
”
之下。
76
76
POWERPOINT
使用技巧
单击
“
文件
→
新建
”
,在
“
新建演示文稿
”
任务窗格
的
“
根据现有演示文稿新建
”
之下,单击
“
选择演
示文稿
”
,再选择所需的演示文稿,然后单击
“
创
建
”
。(这样可保留原始演示文稿。)
接着我们需要删除新模板中不需要的任何文本、
幻灯片或设计元素,并应用确实希望应用于该模
板的更改。完成修改以后执行
“
文件
”
菜单中的
“
另存为
”
命令。在
“
文件名
”
框中,键入模板的名
称。在
“
保存类型
”
框中,单击
“
演示文稿设计模
板
”
。单击
“
保存
”
。
77
77
POWERPOINT
使用技巧
7
、在段落中另起新行而不用制表位
缩进和制表位有助于对齐幻灯片上的文本。对
于编号列表和项目符号列表,五层项目符号或
编号以及正文都有预设的缩进。但有时我们可
能要在项目符号或编号列表的项之间另起一个
不带项目符号和编号的新行。这个新行仍然是
它上面段落的一部分,但是它需要独占一行。
这时用户只需要按
Shift+Enter
,即可另起新行。
注意,一定不能直接使用
Enter
,这样软件会
自动给下一行添上制表位。
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78
POWERPOINT
使用技巧
8
、在大纲视图和普通视图中拖动文本
如果我们要拖动项目符号或幻灯片图标
旁边的选定段落,请指向该项目符号或
幻灯片图标,四向箭头出现后可以任意
拖动。拖动的同时鼠标指针会变成垂直
或水平的双向箭头,并且出现标记文本
目标的线条。
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79
POWERPOINT
使用技巧
9
、自动选定整个单词
我们可以设置
PowerPoint
,使得每次在一个
单词上双击鼠标左键,就能够选定整个单词和
单词后的空格,而不必用鼠标拖过每个字符。
做法是:
执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出
对话框中使用
“
编辑
”
选项卡,选中
“
自动单词
选定
”
复选框。
然后单击
“
确定
”
关闭对话框。
80
80
POWERPOINT
使用技巧
10
、用高对比度查看幻灯片
对于视力不好的观众,用户可以采用高对比度来查
看幻灯片。方法是:
首先单击
Windows
的
“
开始
”
菜单,将鼠标指向
“
设置
”
,执行弹出菜单中的
“
控制面板
”
命令。双击
“
辅助选项
”
图标。在
“
显示
”
选项卡上,选中
“
使用高
对比度
”
复选框。
单击
“
确定
”
按钮关闭对话框。在
Microsoft
PowerPoint
的
“
视图
”
菜单上,指向
“
颜色
/
灰度
”
,
执行
“
高对比度
”
命令。
要注意的是,高对比度设置是为在普通及幻灯
片浏览视图模式下查看幻灯片和缩略图。在幻灯片
放映视图中,幻灯片以所设计的形式显示。高对比
度仅是一种屏幕设置,此设置不影响实际的演示文
稿,也不应用于打印的演示文稿。
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81
POWERPOINT
使用技巧
11
、在
PowerPoint
里改变公式的颜色
我们常需要在幻灯片中插入公式,由于公式的颜色
是黑色的,而
PowerPoint
本身又有着背景颜色,
有时候公式就看不清楚了,这时候我们可以按照以
下方法改变公式的颜色:
右击想要改变颜色的公式,在弹出快捷菜单中
执行
“
设置对象格式
”
命令,然后在弹出对话框中使
用
“
图片
”
选项卡,单击
“
重新着色
”
按钮。在弹出对
话框中选中黑色矩形块左边的复选框,然后在黑色
矩形块右边的下拉列表中选择希望的颜色。
82
82
POWERPOINT
使用技巧
11
、给
PowerPoint
演示文稿添加表格
在
PowerPoint
中使用表格,可以很容易的使文本
对齐,尤其是当文本可能会以多种形式(包括放映
幻灯片、联机内容以及打印的讲义)表示时更是如
此。
选中需要放置表格的幻灯片,执行
“
插入
”
菜单
中的
“
表格
”
命令,在
“
插入表格
”
对话框中设置表格
的行数和列数。
单击
“
确定
”
按钮,幻灯片上就绘制出表格了。
之后用户就可以输入表格内容了,方法是:在
单元格内单击鼠标左键,键入所需信息,然后按
“
Tab
”
键进入下一个单元格。
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83
POWERPOINT
使用技巧
12
、将
Word
文件导入
PowerPoint
PowerPoint
中有一种简单的方法可以让用户快
速将
Word
文件转化成可供演示的
PowerPoint
文件。用户只需要先将
Word
文件转换为大纲视
图,设置好各级的标题,然后在
PowerPoint
中
执行
“
插入
”
菜单中的
“
幻灯片(从大纲)
”
命
令,在弹出的对话框中选择想要要转换为幻灯
片的
WORD
文档就可以了。
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84
POWERPOINT
使用技巧
13
、如何在
PowerPoint
中插入
Excel
图表
用户有时候会需要在
PowerPoint
中做一些简单的
数据比较,那么就需要将
Excel
图表插入到幻灯片
中。
打开需要添加
Excel
工作表的幻灯片,执行
“
插
入
”
菜单中的
“
对象
”
命令;
如果要创建新的图表,请选择
“
新建
”
,再选择
“
Microsoft Excel
图表
”
;如果要插入已创建好的
图表,请选择
“
从文件创建
”
,然后再输入文件名称
或者按下
“
浏览
”
按钮来定位文件。
最后,按下
“
确定
”
按钮,即可完成插入,而且
用户可以在
PowerPoint
中对此图表做进一步修改。
应用同样的方法,用户还可以完成在
PowerPoint
中插入
Excel
工作表的操作。
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85
POWERPOINT
使用技巧
14
、更改编码列表中的开始编号
PowerPoint
中的编号不一定非要从
1
,或者
a
开始用户可以对编码列表的开始编号做修
改。使得编码工作更灵活。
首先在要更改开始编号的行中放置插入
点,执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令。
在弹出对话框中使用
“
编号项
”
选项卡,
在
“
开始于
”
框中,选择所要的编号。完成后
单击
“
确定
”
返回。
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86
POWERPOINT
使用技巧
15
、在
PowerPoint
活用项目符号和编号
用户在
powerpoint
中经常会用到项目符号和编
号,常用的无非是
“
(
、
(
、
(
”
等符号,实际上用户可
以执行
“
格式
”
菜单中的
“
项目符号和编号
”
命令,在
弹出对话框中使用
“
项目符号项
”
选项卡,然后单击
“
自定义
”
,用户就可以在新弹出对话框中选择多种
多样的项目符号,如
“
(
、
(
、
(
、
(
”
,将这些符号运
用到幻灯片中,使内容更加丰富多彩。
87
87
POWERPOINT
使用技巧
16
、在
PowerPoint
中计算字数和段落
Office
系列软件中的
Word
组件具有统计字数和段
落的功能。
PowerPoint
中却没有,然后有时候用
户确实需要了解这些信息。我们可以用另一种方
法插卡这些信息:
首先执行
“
文件
”
菜单中的
“
属性
”
命令,在弹出对
话框中使用
“
统计
”
选项卡。文件的各种数据,包
括页数、字数、段落等信息都被显示在下面的统
计信息框里。
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88
POWERPOINT
使用技巧
17
、控制文件的大小
有时候同样的两份三四十页的
PowerPoint
的
文件,都包括差不多数量的图片,但文件大小
却相差很悬殊。为什么?这时要仔细检查图片
的格式和大小。如果原图片尺寸很大,最好用
图形处理工具先压缩一下,而且尽量存成
JPG
等占用磁盘空间较少的格式。
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89
POWERPOINT
使用技巧
18
、利用保存选项缩写文件体积
PowerPoint
的
“
快速保存
”
功能每次保存时都在文
件尾增加本次的更改情况。这样就使得文件存贮了
大量修改信息,变得越来越大。用户可以通过关闭
“
快速保存
”
功能,不保存这些信息,方法是:执行
“
工具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出对话框中使用
“
保存
”
选项卡,取消选中
“
允许快速保存
”
复选框。
单击
“
确定
”
关闭对话框就可以了。
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90
POWERPOINT
使用技巧
19
、调整
PowerPoint
中图形或文本框的位置
用户经常需要在幻灯片中调整图形或文本框的位置
时,有时需要调整的位置非常细微,这时候用鼠标就
会觉得不好掌握了。不过,用户可以先用鼠标选中该
图形或文本框,然后用键盘方向键来移动,这样就可
以对图片或者文本框的位置进行微调了。
如果用户还决定不够精密,可以在选择该图形或
文本框后,按住
“
Ctrl
”
键不放,然后使用方向键来移
动该对象,这样可以更精确地控制图像移动间距。
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91
POWERPOINT
使用技巧
20
、在
Web
上发布动画演示文稿
PowerPoint
可方便地将演示文稿转换为网页。用户
将演示文稿发布到
Web
时,会将网页或
Web
档案
的备份保存到指定位置,例如
Web
服务器或其他可
用的计算机。通过发布演示文稿(而不只是将它存
为网页或
Web
档案),可以维持
.
ppt
文件格式演
示文稿的原始版本,同时又能将所有必需的支持文
件(包括图形、字体和背景)添加到共享目录中。
首先打开要发布到
Web
上的演示文稿或网页,
执行
“
文件
”
菜单上的
“
另存为
Web
页
”
命令。在
“
文
件名
”
框中键入该
Web
页的文件名称。
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92
POWERPOINT
使用技巧
然后在
“
保存类型
”
框中,执行下列操作之一:
如果用
户想要保存为网页并创建包含支持文件(例如项目符
号、背景纹理和图形)的相关文件夹,选择
“
Web
页
”
。
如果用户希望保存为
Web
档案,并将所有支持信息
(例如图形和其他文件)包含在单一文件中,则要选
择
“
Web
档案
”
。在文件夹列表中,选择演示文稿的目
录。
接着单击
“
发布
”
,弹出
“
发布为
Web
页
”
对话框。
在
“
浏览器支持
”
下,选择
“
Microsoft Internet
Explorer 4.0
或更高(高保真)
”
。为确保浏览演示文
稿时动画能够播放,单击
“
Web
选项
”
,选择
“
浏览时
显示幻灯片动画
”
,然后单击
“
确定
”
。
如果用户要在发布后立即在浏览器中查看已发布演
示文稿的显示效果,可以选择
“
在浏览器中打开已发布
的
Web
页
”
复选框,单击
“
发布
”
关闭对话框。如
现在用户就可以将发布的链接或
Web
档案文件本身
发送给自己的观众了。
93
93
POWERPOINT
使用技巧
21
、将幻灯片中的对象另存为图片
PowerPoint
能让用户将幻灯片中的任何对象保
存为各种格式的图片,我们可以将它作为一个
强大的图形编辑软件来使用。
用户只需要用右键这个对象,然后执行快捷菜
单中的
“
另存为图片
”
命令。然后在
“
文件名
”
框
里,键入想要保存的图片名称,在
“
保存类型
”
列表框中选择希望存成的图片格式。
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94
POWERPOINT
使用技巧
22
、选择另一位
“
Office
助
手
”
PowerPoint
中默认的
“
Office
助手
”
是一个可爱的孙悟空。
用户还可以按照自己的喜好选
择
“
Office
助手
”
。
首先右击
“
Office
助手
”
,
执行弹出菜单中的
“
选项
”
命令。
在弹出菜单中使用
“
助手之家
”
选项卡,然后用户单击
“
上一
位
”
或
“
下一位
”
按钮,直至找
到所需的
“
助手
”
。完成以后单
击
“
确定
”
返回。
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95
POWERPOINT
使用技巧
23
、判断
PowerPoint
中的图片是位图还是线条
图
在
PowerPoint
中,用户很容易的就可以判断幻灯片
中的图片是位图还是线条图。用户只需要单击图片
的调整控点,然后拖动鼠标,尽可能大的拉伸图
片,如果图片显示出一个一个的像素,而且看起来
越来越模糊,则这幅图片是位图;如果图片在放大
过程中始终都不显示像素,则该图片是线条图。
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96
POWERPOINT
使用技巧
24
、用
PowerPoint
—
更改撤消的次数
PowerPoint
的
“
撤消
”
功能为文稿编辑提供了很大
方便。但
PowerPoint
默认的操作次数却只有
20
次。用户可以自己来定义可撤销的次数:执行
“
工
具
”
菜单中的
“
选项
”
命令,在弹出对话框中使用
“
编辑
”
选项卡。然后在
“
最多可取消操作数
”
中设
置用户满意的次数即可。
用户要注意,
PowerPoint
撤消操作次数限制
为
150
次。