2.1 认识文字文档

第2章 WPS文字的编辑与使用

WPS Office是一款功能强大的办公应用软件，而WPS文字就是其中的一个重要分支，它是集文字编辑、排版为一体的工具，使用场景十分广泛。

本章主要介绍了WPS文字的基本操作，长文档的编辑技巧，以及文档排版过程中文字、图片、表格等元素结合使用的方法。希望用户通过对本章内容的学习，了解WPS文字的相关知识，熟练掌握WPS文字的操作技巧，解决应用过程中的问题，从而制作出排版美观、结构清晰的文字文档。

2.1 认识文字文档

本节主要介绍WPS办公软件中文字文档的工作界面和基本操作，目的是让用户了解文字文档的界面布局，掌握新建、保存和备份文字文档等方法，学会设置文档的常规属性。

2.1.1 文字文档的工作界面

1. 界面布局及功能介绍

文字文档的工作界面由标签栏、功能区、导航窗格、编辑区、任务窗格和状态栏六大部分组成，图2-1所示为文字文档的工作界面。

图2-1

标签栏：位于窗口最顶部，包含文档标签的切换、登录管理账号、最大化工作窗口、最小化工作窗口和关闭工作窗口等。

功能区：包含不同类型的选项卡和功能面板，如【文件】菜单、【开始】选项卡、【插入】选项卡、【页面布局】选项卡、【快速访问工具栏】等。

导航窗格：一般放置于编辑区的左侧，可进行隐藏。主要功能是快速查看和调整文档结构、定位文档内容，它包括【目录窗格】【章节窗格】【书签窗格】等内容。

编辑区：录入与编辑文字的主要区域，包括文档页面、滚动条和标尺功能。

任务窗格：一般放置于编辑区的右侧，可进行隐藏。主要功能是对文档进行便捷化操作，包括【样式和格式窗格】【选择窗格】【属性窗格】等内容。

状态栏：位于窗口的最下方，包括文档状态信息区和视图控制区。

2. 界面的基础设置

（1）经典模式

单击功能区最右侧的【更多操作】按钮，在弹出的下拉菜单中勾选【显示经典菜单按钮】命令，即可显示经典菜单按钮，以便兼顾到旧版本历史用户的使用习惯，如图2-2所示。

图2-2

（2）自定义功能区

在默认情况下，文字文档的功能区包含【开始】【插入】等选项卡，但用户也可在使用过程中，按需求灵活地进行设置。具体的操作方法如下：

单击【文件】菜单中的【选项】命令，打开【选项】对话框，单击【自定义功能区】选项卡，在【自定义功能区】栏中选择【主选项卡】或【所有选项卡】等命令，可进行【选项卡】设置，如图2-3所示。

图2-3

以添加【开始】选项卡为例，具体操作方法如下：

单击左侧主选项卡下的【开始】命令，单击【添加】按钮，【开始（自定义）】命令被添加到了右侧的【主选项卡】列表，最后单击【确定】按钮关闭对话框，如图2-4所示。

图2-4

（3）自定义快速访问工具栏

快速访问工具栏配备有许多常用的功能按钮，如【新建】【保存】【打印】【撤消】等按钮。用户可在此处对文字文档进行快速编辑。当快速访问工具栏中没有用户所需要的功能按钮时，可通过自定义设置将功能按钮添加到快速访问工具栏。

以添加【新建】按钮为例，具体操作方法如下：

单击快速访问工具栏右侧的下拉按钮，在下拉菜单中选择【新建】命令，如图2-5所示，即可将【新建】按钮添加到快速访问工具栏。

图2-5

（4）显示/隐藏段落标记

段落标记指的是文档中的空格符、换行符、回车符等，这些标记有时可以看见，有时又会消失无影，这是怎么回事呢？其实，这是因为用户在文档中进行操作时，无意间显示或隐藏了段落标记。

单击【开始】选项卡的按钮，在下拉菜单中选择【显示/隐藏段落标记】命令，如图2-6所示。文档中就会显示回车符、空格符、换行符、分页符等格式标记，再次单击【显示/隐藏段落标记】命令，格式标记全部隐藏。

图2-6

2.1.2 文字文档的基本操作

想要全面掌握文字文档，不仅要认识文字文档的工作界面，还要了解文字文档的一些基本操作，如新建、保存、备份文字文档，掌握多份文档的操作管理和设置文档属性等。

1. 新建文字文档

常用的创建文字文档的方法有以下三种：

方法一：单击【标签栏】上的【新建标签】按钮，如图2-7所示，在新建界面单击【新建空白文字】可新建一个文档。

图2-7

方法二：单击【文件】菜单中的【新建】按钮，如图2-8所示，在新建界面单击【新建空白文档】可新建一个文档。

图2-8

方法三：在打开文字文档的情况下，使用“Ctrl+N”快捷键，可快速新建一个文档。

2. 保存文字文档

为了防止已经编辑好的文字文档丢失，要及时对其进行保存。保存文字文档分为“保存已存在的文字文档”“保存新建的文字文档”和“另存文字文档”三种情况。

（1）保存已存在的文字文档

方法一：在快速访问工具栏中，单击【保存】按钮就能快速保存已存在的文字文档，如图2-9所示。

图2-9

方法二：在【文件】菜单中，单击【保存】命令，也能对已存在的文字文档进行保存，如图2-10所示。

图2-10

方法三：使用“Ctrl+S”快捷键，可快速保存文档。

（2）保存新建的文字文档

保存新建的文字文档的方法和保存已存在的文字文档方法基本相同，但两者略有区别，保存新建的文字文档时，会弹出【另存文件】对话框，在此对话框中，可以对文字文档的文件名、文件类型进行设置，也可将新建的文字文档保存在指定的文件夹中，如图2-11所示。

图2-11

（3）另存文字文档

在【文件】菜单中，单击【另存为】命令，如图2-12所示，或直接使用“F12”键，弹出【另存文件】对话框，在此对话框中可重新设置文字文档的文件名、文件类型等，或将文字文档保存在指定的文件夹中。

图2-12

3. 备份文字文档

当用户在日常编辑文件时，遇到电脑死机、忘记保存等情况时，WPS文字文档提供的备份功能，能够帮助用户找回丢失的文件。

单击【文件】菜单下【备份与恢复】子菜单中的【备份中心】命令，弹出【备份中心】对话框，单击【修复工具】下的【文档修复】或【数据恢复】命令，便可对文档进行修复或数据恢复，并且WPS文字文档还为用户提供了【本地备份】和【云端备份】两种备份方式，如图2-13所示。

图2-13

4. 多份文档的操作管理

（1）多份文档间的切换

WPS文字支持同时打开多份文档进行操作管理，并且可以在不同文档间进行来回切换，如图2-14所示。

图2-14

（2）文档标签的拆分、组合

多份文档可以通过直接拖出【标签栏】的方式进行拆分，也可以通过拖回【标签栏】的方式进行组合，如图2-15所示。

图2-15

5. 文档属性的设置

（1）属性的设置

单击【文件】菜单下【文档加密】子菜单中的【属性】命令，在打开的【属性】对话框中，可以对文档的标题、主题、作者等进行添加与修改，如图2-16所示。

图2-16

（2）文档加密

单击【文件】菜单下【文档加密】子菜单中的【密码加密】命令，在弹出的【密码加密】对话框中对文字文档进行加密设置，如图2-17所示。

图2-17