3.1 认识电子表格

第3章 WPS表格的应用与管理

WPS表格是WPS Office中的一员，主要用于统计数据并对数据进行分析。它的功能非常多样，可以满足用户对数据分析的多种需求，被广泛应用于管理、金融等行业。

本章主要介绍了电子表格的基本操作，函数的使用方法，图表的制作与管理等相关技巧。希望用户通过学习本章内容，可以熟练管理使用电子表格中的工具，对数据进行统计分析。

3.1 认识电子表格

本节主要介绍了电子表格的工作界面，通过学习工作簿、工作表、单元格的设置以及一些基础操作，掌握最基本的表格知识。

3.1.1 电子表格的工作界面

WPS表格的工作界面主要包括标签栏、功能区、名称框、编辑栏、工作表编辑区、工作表列表区、视图控制区等部分，如图3-1所示。

图3-1

标签栏：位于页面最上方，包括标签区、窗口控制区等，其作用是用于显示工作簿的名称，登录管理账号、控制窗口大小等。

功能区：包含各种不同类型的选项卡和功能面板，如【开始】选项卡、【插入】选项卡、【页面布局】选项卡、【公式】选项卡等，对电子表格进行设置和数据处理的选项卡都能在功能区查找。

名称框：主要用来显示单元格的名称，单元格名称由所在的行号和列标组成，如名称框显示A1，表明单元格位于A列、第1行。

编辑栏：主要用来显示单元格所输入的内容，在编辑栏中可直接对单元格内容进行修改、删除。选中某单元格后，可以直接在单元格中输入内容，也可以在编辑栏输入内容，编辑栏中的内容会同步显示在单元格中。

工作表编辑区：位于页面中央，是数据编辑与呈现的主要区域，包括行号、列标、滚动条等。

工作表列表区：新工作簿在打开时，点击“+”可以快速新建工作表，单击鼠标右键，可以对选中的工作表进行编辑，如插入、删除、复制、移动工作表等。

视图控制区：主要用来切换页面的视图模式和比例大小，如阅读模式、普通视图、页面布局、分页预览、全屏模式等。

3.1.2 设置工作簿与工作表

工作簿是指WPS表格用来保存并且处理数据的文件，是用户进行数据操作的主要载体，一份工作簿可包含多张工作表。工作表是显示在工作簿窗口中的，由行列构成的表格，是存储数据的最主要部分。工作表中的内容相对独立存在，但也可用函数公式创建联系。

1. 创建工作簿与工作表

在使用WPS表格办公时，首先应该创建一个工作簿，单击标签栏上的【新建标签】按钮“+”，在新建界面的【文档类型选择区】中选择“表格”，单击【新建空白表格】命令，即可创建新工作簿，如图3-2所示。

 图3-2

在打开的工作簿中，单击【开始】选项卡中【工作表】下拉按钮，在下拉菜单中选择【插入工作表】命令，如图3-3所示，弹出【插入工作表】对话框，在对话框中选择工作表的数目与位置，单击【确定】按钮，如图3-4所示，即可创建新工作表。

 图3-3

 图3-4

单击【工作表列表区】的【新建工作表】按钮“+”，也可创建新工作表，单击几次就能创建几个，如图3-5所示。

 图3-5

2. 保存工作簿

为了防止已经编辑好的文件丢失，应该及时保存文件，避免造成损失。保存工作簿分为“保存已有工作簿”“保存新建工作簿”“另存为工作簿”三种情况。

（1）保存已有工作簿

方法一：单击快速访问工具栏中【保存】按钮，能快速保存工作簿，如图3-6所示。

 图3-6

方法二：使用“Ctrl+S”快捷键，可快速保存文件。

（2）保存新建工作簿

“保存新建工作簿”的方法和“保存已存在的工作簿”的方法基本相同，但两者略有区别，保存新建工作簿时，会弹出【另存文件】对话框，在此对话框中，可以选择文件保存的位置，更改文件名，单击【保存】按钮，即可保存新建的工作簿，如图3-7所示。

 图3-7

（3）另存为工作簿

在保存工作簿的时候，单击【文件】菜单中【另存为】命令，如图3-8所示，或者直接敲击“F12”键，弹出【另存文件】对话框，在对话框中选择文件保存的位置，更改文件名，单击【保存】按钮，可将工作簿在其他位置另外保存一份。

 图3-8

3. 重命名工作簿与工作表

WPS表格创建的新工作簿，一般以“工作簿1”“工作簿2”等依次命名，为了更好地区分工作簿的内容，可以对其进行重新命名。

选中工作簿，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【重命名】命令，或者直接按“F2”键，此时文件的标签框呈现选中状态，如图3-9所示，在标签框中输入要更改的内容即可。

 图3-9

而工作簿中新建的工作表，一般以“Sheet1”“Sheet2”“Sheet3”等依次命名，如果要对工作表进行重命名。则需将光标定位在工作表标签处，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【重命名】命令，如图3-10所示，或双击工作表标签，此时工作表标签显示为蓝色，文字呈选中状态，如图3-11所示，在标签处输入工作表的名称，按“Enter”键，即可对工作表重命名。

 图3-10

 图3-11

4. 设置工作表的标签颜色

在默认情况下，工作表的标签是无填充色的，当需要突出显示某张工作表时，用户可以给工作表标签填充颜色，与其他工作表进行区分。

将光标定位在工作表标签处，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【工作表标签颜色】子面板中颜色即可，如图3-12所示。

 图3-12

若要取消工作表标签颜色，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【工作表标签颜色】子面板中的【无填充颜色】命令即可。

5. 隐藏与取消隐藏工作表

工作簿中的工作表是可以被隐藏的，隐藏工作表之后，其他用户在不知情的情况下，便无法操作该工作表。那么如何隐藏工作表？如何取消隐藏工作表呢？

（1）隐藏工作表

将光标定位在工作表标签处，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【隐藏工作表】命令，如图3-13所示，此时可以看到在工作簿中的该张工作表已被隐藏，如图3-14所示。

 图3-13

 图3-14

（2）取消隐藏工作表

将光标定位在任意工作表标签处，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【取消隐藏工作表】命令，如图3-15所示。弹出【取消隐藏】对话框，选择要取消隐藏的工作表，单击【确定】按钮，如图3-16所示，即可看到隐藏的工作表已重新显示。

 图3-15

 图3-16

6. 关闭工作簿

如果只打开一个工作簿，单击【标签栏】中的【关闭】按钮“×”，即可关闭工作簿，如图3-17所示。

 图3-17

如果同时打开多个工作簿，单击【标签区】右侧的【关闭】按钮“×”，这样只关闭了一个工作簿，其他工作簿正常打开，如图3-18所示。

 图3-18

3.1.3 设置单元格

一张工作表由多个单元格组成，它是工作表的最小单位。工作表中数据的录入与处理都是在单元格中进行的，我们不仅可以使用单元格保存数值、文本和公式等，还可以为单元格添加批注及设置特殊格式，以达到处理数据的目的。

1. 单元格的选取与定位

在处理工作表数据之前，要先精通单元格和单元格区域的选择，下面将介绍一些选择单元格和单元格区域的方法。

（1）单个单元格选取方法

选择单个单元格时，直接单击某单元格即可选中该单元格，或在【名称框】输入某个单元格名称，按“Enter”键，即可选中该单元格。

选择不连续的单元格时，可在【名称框】中直接输入多个英文逗号隔开单元格名称，如“C3,C5,F11,G12”，按回车键之后，可选取并定位到这些单元格，如图3-19所示。

 图3-19

Tip：单元格区域的定位选取方法常针对选取行列中有隐藏区域的情况。

（2）选取单元格区域

选取连续单元格区域，按住鼠标左键在工作表中上下左右拖动选取。

选取不连续单元格区域，按住“Ctrl”键，长按鼠标左键拖出区域进行选取。

选取多张工作表的相同单元格区域，在第一个工作表中选取任意区域，按住“Ctrl”键，单击其他工作表标签。操作完成之后，在当前工作表选中区域中进行编辑，编辑的内容可以同步到其他工作表的相同位置。

2. 插入单元格

当需要给数据区域增加空白行或列时，可选中单元格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【插入】命令，单击【插入】子菜单中的命令插入整行或整列的单元格，如图3-20所示。

 图3-20

3. 删除单元格

以删除某班成绩单中某行数据为例，选中该行任意单元格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【删除】命令，选择【删除】子菜单中【整行】命令进行删除，如图3-21所示。

 图3-21

4. 合并与拆分单元格

合并单元格是指将同行或同列相邻的的单元格合并成一个单元格，拆分单元格是将合并的单元格拆分成多个单元格，使其变成原来的数量。

（1）合并单元格

选中需要进行合并的单元格，单击【开始】选项卡【合并居中】下拉按钮，根据实际需求在下拉菜单中选择所需要的合并方式，如图3-22所示。

 图3-22

（2）拆分单元格

选中已被合并单元格，单击【开始】选项卡【合并居中】下拉按钮，在下拉菜单中根据实际需求选择【取消合并单元格】或【拆分并填充内容】命令，如图3-23所示。

图3-23

5. 隐藏单元格

当工作表内行列过多，不方便查看特定内容时，可将除查看内容之外的行列先进行隐藏。

选中需要隐藏的行或列，单击【开始】选项卡中【行和列】下拉按钮，在下拉菜单【隐藏与取消隐藏】子菜单中，根据实际需要单击【隐藏行】或【隐藏列】命令，如图3-24所示。

 图3-24

6. 单元格批注的添加及管理

批注是对单元格内容进行注释或说明，既方便自己查看，又方便其他人理解单元格中内容含义。

（1）添加批注

选中单元格，单击【审阅】选项卡中【新建批注】按钮进行添加；或选中单元格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【插入批注】命令。

批注添加之后，该单元格右上角会显示一个红色三角标志，如图3-25所示。

 图3-25

（2）显示与隐藏批注

批注被插入后，用户可对批注框的状态进行设置，使其显示或隐藏，方便自己查看批注的内容和工作表中的数据。

选中已添加过批注的单元格，单击【审阅】选项卡中【显示/隐藏批注】按钮，鼠标即使不悬停在插入批注的单元格上，批注框也会一直显示出来，再次单击【显示/隐藏批注】按钮，当鼠标不悬停在单元格上，批注框将不会显示。

（3）删除批注

选中插入批注的单元格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【删除批注】命令。

3.1.4 创建与设置表格

在WPS表格中，用户可根据需要创建表格，该表格和普通单元格区域不同，它具有自动拓展的功能。例如，选中该表格时，能够使用【表格工具】对表中的数据进行简单快速的处理，极大地方便了用户对数据的处理和操作。

1. 创建表格

单击【插入】选项卡中【表格】按钮，弹出【创建表】对话框，根据实际需要对表数据的来源进行更改，然后勾选【表包含标题】【筛选按钮】复选框，如图3-26所示，单击【确定】按钮，即可创建表格。

 图3-26

2. 表格工具

创建表格之后，单击表格中任意单元格，功能区会出现【表格工具】选项卡，如图3-27所示。在此选项卡下，可使用【表名称】文本框对表格进行重命名；可使用【转换为区域】将表格变成普通单元格区域；可使用切片器功能，对表格的数据进行简单处理；也可套用【表格样式】对表格进行美化。

 图3-27

3. 美化表格

当套用的表格样式不符合需求时候，我们可自行对表格的行高列宽、边框底纹进行调整。

（1）调整行高列宽

选中需要调整的单元格，单击【开始】选项卡中【行和列】按钮，在下拉菜单中，根据实际情况单击【行高】或【列宽】命令进行设置，如图3-28所示。

 图3-28

（2）调整边框和底纹

选中表格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【设置单元格格式】命令，在【单元格格式】对话框中【边框】选项卡下，修改线条样式、边框线条的颜色等，修改边框显示的位置，对表格边框进行更细节的设置，如图3-29所示。

 图3-29

修改表格的底纹可在【单元格格式】对话框的【图案】选项卡下进行，如图3-30所示，可根据自己实际需求，对表格的颜色进行填充。

图3-30