3.2 管理电子表格中的数据

3.2.1 导入与处理外部数据

给工作表添加数据时，除了手动输入以外，用户还可以使用导入数据功能，将外部数据简单快速地导入到工作表中，提高输入数据的工作效率。

1. 导入“txt”文件数据

以导入“某班成绩单.txt”文件为例，给大家介绍一下如何导入外部数据：

单击【数据】选项卡中的【导入数据】下拉按钮，在下拉菜单中选择【导入数据】命令，如图3-31所示。

 图3-31

弹出【WPS表格】对话框，单击【确定】按钮，弹出【第一步：选择数据源】对话框，单击【选择数据源】按钮，如图3-32所示。

 图3-32

弹出【打开】对话框，在对话框中选择需要导入的txt文件，如“导入外部数据.txt”，单击【打开】按钮，打开【文件转换】对话框，单击【下一步】按钮，如图3-33所示，之后根据提示进行下一步操作。

 图3-33

Tip：导入的txt文件中，每列数据最好用分隔符号隔开，方便导入。

2. 数据分列

WPS表格中的分列功能非常强大，它不仅在导入数据时可以直接使用，也能对已经录入的数据进行处理。

在对一列数据进行分列时，可以根据分隔符号、固定宽度将目标列的数据进行拆分，也可以根据数据的规律，使用智能分列功能实现自动分列。

（1）按分隔符号分列

按分隔符号分列就是使用分隔符将一列数据进行分列。分列时可以使用的分隔符包括Tab键、分号、逗号、空格等。

下面以对图3-34中的A列数据分列为例，具体操作方法如下：

 图3-34

选中A列数据，单击【数据】选项卡下【分列】按钮，弹出【文本分列向导-3步骤之1】对话框，选择【分隔符号】单选按钮，单击【下一步】按钮，如图3-35所示。

 图3-35

弹出【文本分列向导-3步骤之2】对话框，勾选【逗号】复选框，单击【下一步】按钮，如图3-36所示。

 图3-36

弹出【文本分列向导-3步骤之3】对话框，在此对话框中可对数据类型进行设置，如选中“学号”列将其设置为文本格式，如图3-37所示。

 图3-37

最后单击【完成】按钮，A列数据分列完成，结果如图3-38所示。

 图3-38

（2）按固定宽度分列

按固定宽度分列就是使用分列线，根据特定的宽度将一列数据进行拆分。以对图3-39中的A列数据按固定宽度分列为例，具体操作方法如下：

 图3-39

选中整列数据，单击【分列】按钮，弹出【文本分列向导-3步骤之1】对话框，选中【固定宽度】，单击【下一步】按钮，如图3-40所示。

 图3-40

弹出【文本分列向导-3步骤之2】对话框，默认情况下会自动在日期和时间之间添加分列线，如没有自动添加分列线，可在要建立分列线处单击鼠标左键进行添加，单击【下一步】按钮，如图3-41所示。

 图3-41

弹出【文本分列向导-3步骤之3】对话框，在【数据预览】栏选中第一列，勾选【日期】单选按钮；在【目标区域】参数框选中“A1单元格”后，单击【完成】按钮，如图3-42所示。

 图3-42

最后，就完成了日期和时间的分列，如图3-43所示，对于A1单元格中的标题，用户需要手动进行修改日期和时间的位置。

 图3-43

（3）智能分列

WPS表格的智能分列可以根据单元格中内容，通过分隔符号、文本类型、关键字句以及固定宽度，将内容进行智能分列。

下面以对图3-44中的A列数据分列为例，具体操作方法如下：

 图3-44

选中全部数据，单击【分列】下拉菜单中的【智能分列】命令，弹出【智能分列结果】对话框，WPS表格会自动将地址按照省市县进行分列，如图3-45所示。

 图3-45

单击【下一步】按钮，弹出【文本分列向导2步骤之2】对话框，在【分列结果显示在】参数框选择“A1单元格”，如图3-46所示。

 图3-46

最后单击【完成】按钮即可完成智能分列，如图3-47所示。

 图3-47

3.2.2 数据的快速编辑

在工作表中填充数据时，除了最常用的手动输入方式外，用户也可以通过观察数据之间的联系，使用WPS表格中提供的工具对数据进行批量填充。

1. 使用填充柄

以给某班学生添加序号为例，在图中A2单元格输入数据“A001”之后，将鼠标指针放在A2单元格右下角，当鼠标指针变成一个黑色“+”字形填充柄后，如图3-48所示。长按鼠标左键拖动至A10单元格，或双击鼠标左键就实现了数据的快速填充，如图3-49所示。

 图3-48

 图3-49

使用填充柄填充数据后，在最后一个单元格右下角会显示【自动填充选项】按钮，单击此按钮下拉列表，可以选择填充的方式，如图3-50所示。

 图3-50

2. 利用快捷键

利用“Ctrl+Enter”快捷键，可以给选中的单元格填充同样的数据。

以在考勤表中给未出勤同学所在的单元格中填写“缺勤”为例，具体操作方法如下：

长按“Ctrl”键，用鼠标点选空白单元格，如图3-51所示。在【编辑栏】中输入“缺勤”，按“Ctrl+Enter”键，此时选中的空白单元格会同时填充“缺勤”二字，如图3-52所示。

 图3-51

 图3-52

3. 使用菜单命令填充数据

对单元格进行数据填充时，不仅可以用到以上方式，也可以使用【开始】选项卡下【填充】按钮。

使用【填充】下拉菜单中的【向上】【向下】【向左】【向右】命令和使用填充柄上下左右拖动的填充效果一样，在不使用填充柄的情况下，也可以使用这些命令进行填充操作。

（1）填充等差、等比序列

在WPS表格中填充一定间隔的数值型数据时，可以使用等差序列、等比序列填充方式。

以填充数据1、3、5……17为例，具体操作如下：

选中A1单元格，输入数字1，单击【开始】选项卡下的【填充】下拉按钮，在下拉菜单中选择【序列】命令，打开【序列】对话框，如图3-53所示。单击【序列产生在】栏中【行】单选按钮，选中【等差序列】单选按钮，在【步长值】文本框输入“2”，【终止值】文本框输入“17”，单击【确定】按钮，填充结果如图3-54所示。

 图3-53

 图3-54

（2）智能填充数据

使用智能填充，要提前给需要填充的数据设置对比行（列），并给出填充之后的示例数据，通过对比示例数据和对比行（列）中数据的关系，WPS表格会自动总结出用户需要的填充规则，并以此规则对单元格进行填充。

以批量填充打码的电话号码为例，具体操作方法如下：

选中D2单元格，输入“138****9999”，如图3-55所示。

 图3-55

单击【开始】选项卡下【填充】下拉按钮，在下拉菜单中选择【智能填充】命令，如图3-56所示，或使用“Ctrl+E”快捷键，此时数据会进行相应填充。

 图3-56

另外，对数据进行智能填充，也可使用【自动填充选项】按钮进行操作：

在D2单元格输入“138****9999”后，使用填充柄进行快速填充后，在最后一个单元格右下角单击【自动填充选项】下拉列表中的【智能填充】单选按钮，可对数据进行智能填充，如图3-57所示。

 图3-57

4. 使用记录单录入数据

当需要录入的数据内容庞大、记录条数较多时，可以使用记录单功能实现数据的快速录入，避免把数据录到其他行列，减少出错率。

使用记录单录入数据时，需要注意两点：

第一点：每一列必须有列标签，WPS表格会根据这些标签内容生成记录单中的字段。

第二点：选中包含列标签的区域才能激活记录单功能。

以录入学生成绩单为例，具体操作如下：

在表格中输入标题行内容，选中标题行内容，单击【数据】选项卡下的【记录单】按钮，如图3-58所示。

 图3-58

弹出【Sheet1】对话框，在此对话框中，按照标题内容，一条一条录入数据，如图3-59所示。录入数据后，单击【新建】按钮，数据会自动显示在编辑区标题行下方，如图3-60所示。

 图3-59

 图3-60

5. 复制和粘贴数据

在电子表格中，用户有时需要把一块区域的数据粘贴到其他区域，最常用的方法是使用复制粘贴功能，普通的粘贴功能会将数据区域内的很多属性如公式、值、格式、列宽等全部粘贴到目标区域，如果不需要区域内的公式、格式等，就需要使用选择性粘贴功能。

（1）复制数据

选中要复制的数据区域，单击鼠标右键，在弹出右键菜单中选择【复制】命令或使用“Ctrl+C”快捷键进行复制。

（2）粘贴数据

①常规粘贴

复制成功后，在工作表上选中其他位置的单元格，单击鼠标右键，选择右键菜单中的【粘贴】命令或使用“Ctrl+V”快捷键，即可把复制的单元格内容原封不动的粘贴过去。

②选择性粘贴

当仅需要所复制单元格的数值、格式或公式时，可以在右键菜单中的【选择性粘贴】子菜单中选择适合用户使用的命令，如图3-61所示。

 图3-61

粘贴值和数字格式：粘贴后的内容仅仅是能看到的文字和数字。

粘贴公式和数字格式：粘贴后的内容仅包括单元格中显示的内容和使用的公式。

仅粘贴格式：粘贴的内容仅有给单元格设置的格式，如字体、边框、图案、内容的对齐方式等。

用户也可以单击右键菜单中的【选择性粘贴】命令，弹出【选择性粘贴】对话框，如图3-62所示，在此对话框中进行更灵活的粘贴选择。

 图3-62

6. 查找和替换

（1）查找

使用WPS表格的查找功能，可以快速查找数据区域中规定条件下的数据。

以查找表格中的“杭州市”为例，具体操作如下：

单击【开始】选项卡下的【查找】按钮或按“Ctrl+F”快捷键，弹出【查找】对话框，在【查找内容】文本框中输入“杭州市”，单击【查找全部】按钮，包含“杭州市”的单元格将全部被查找出来，如图3-63所示。

 图3-63

（2）替换

在数据量较大或数据较为分散的情况下，手动修改数据，费时又费力。为了减轻替换数据的压力，用户可使用WPS表格的替换功能，将数据进行统一替换。

以图3-64数据为例，把数据中的“杭州市”更改成“杭州”，具体操作方法如下：

 图3-64

单击【开始】选项卡下的【查找】下拉按钮，在下拉菜单中选择【替换】命令，或按“Ctrl+H”快捷键，弹出【替换】对话框，在【查找内容】文本框中输入“杭州市”，在【替换为】文本框中输入“杭州”，如图3-65所示。

 图3-65

最后单击【全部替换】按钮，就完成了替换，如图3-66所示。

 图3-66

7. 定位

WPS表格中的定位功能可实现查找功能不能查找的内容。定位功能不仅能定位数字、文本、错误等，还可以实现定位到空值、对象。下面通过定位空值、对象，展示定位功能的作用。

（1）定位到空值

以批量给学生缺考科目添加“缺考”为例，具体方法操作如下：

选中全部数据，单击【开始】选项卡下的【查找】下拉按钮，在下拉菜单中选择【定位】命令，或按“Ctrl+G”快捷键，弹出【定位】对话框，单击【空值】单选按钮，如图3-67所示。

 图3-67

然后，单击【定位】按钮，就可以定位到“学生成绩表”的所有空白单元格，如图3-68所示。

 图3-68

最后，在编辑栏中输入“缺考”，按“Ctrl+Enter”键就可以在所有空白单元格中输入“缺考”，如图3-69所示。

 图3-69

（2）定位到对象

从网上下载的表格文件经常自带很多图形、图片等对象，这些对象的数量过多时，会对表格的操作产生影响，于是需要对这些内容进行删除。当对象数量过多时，手动删除较为繁琐，用户可以利用定位功能实现一键删除。

以删除图3-70表格中的图片、按钮等内容为例，具体操作方法如下：

 图3-70

在打开的【定位】对话框中，选中【对象】单选按钮，单击【定位】按钮，如图3-71所示，即可选中全部对象，按“Delete”键可全部删除。

 图3-71

3.2.3 设置数字格式

数字格式用于单元格数据的格式化。在单元格内输入数据后，通过设置不同的数字格式类型，可以提高数据的可读性，数字格式类型包括常规、数值、日期、时间、文本、自定义格式等。

1. 常规格式

常规格式不包含任何特定的数字格式，未经过特殊设置。一般情况下，用户在输入数据时，默认的是常规格式。

2. 数值和文本格式

（1）数值格式

数值是指所有代表数量的数据形式，如学生成绩、销售业绩等。数值可以是正数，也可以是负数，并且都可以进行计算。

虽然在现实生活中，数值的大小无边无际，但WPS表格中，对于数值的使用和存储有一些规范和限制。当输入长度超过11位的数值时，如身份证号码、银行卡号，WPS表格会自动将其存储为文本格式。

（2）文本格式

文本格式是将单元格里的内容当做文本进行存储，数字、文字等都可以被当做文本进行保存，但文本型数字是特殊的数据类型，它的数据内容是作为数值存在的。

要辨别单元格内的数值是否为文本型数据有两种方法：一是查看单元格左上角是否出现绿色三角，如图3-72所示。二是通过判断这些数值能否参与运算。

 图3-72

（3）数值和文本的相互转化

方法一：利用【单元格格式】对话框进行转化。

选中数据区域，打开【单元格格式】对话框，单击【数字】选项卡下【分类】框中的【数值】命令，就能实现文本格式和数值格式的相互转化操作。

值得注意的是，利用【单元格格式】对话框进行数值格式的转化，不是真的将数据转化成了为数值，它仍是无法进行计算的。

方法二：选中数据区域，单击【开始】选项卡中【表格工具】下拉按钮，在下拉菜单中选择【文本型数字转为数字】命令或【数字转为文本型数字】命令，如图3-73所示，将数据转化成数值或文本。

 图3-73

方法三：选中下图3-74的数据区域进行复制，定位到目标区域，单击【开始】选项卡下的【粘贴】下拉按钮，在下拉菜单中选择【选择性粘贴】命令，弹出【选择性粘贴】对话框，单击【加】或【减】单选按钮。

 图3-74

单击【确定】按钮，即可将文本转化成为数值，如图3-75所示。

 图3-75

3. 日期和时间格式

在WPS表格中，日期和时间是以“序列值”的形式进行存储的，其范围为1到2958465。是数值的特殊表现形式。

日期系统采用的是“1900日期系统”，就是1900年1月1日作为序列值的起始日期，序列值为1，WPS表格中表示的最大日期是9999年12月31日，其序列值为2958465。

如查看“2022年5月17日”的序列值，具体操作方法如下：

在单元格内输入“2017年5月17日”，将单元格格式设置为【常规】格式，此时就显示其日期的序列值为“44698”。

由于日期和时间的本质都是数值，所以两者也可以以数字形式显示，如“2022/5/18 18:30”（注意日期和时间由空格隔开）的序列值为“44699.7708333333”，其换算关系为：1小时等于1/24天；1分钟等于1/1440天。

Tip：WPS表格可识别“2022/5/18”“2023-5-18”“2022年5月18日”三种日期形式，其他的如“2022.5.18”等形式，WPS表格不能识别。

4. 自定义格式

WPS表格除了内置的常用数字格式之外，用户还可以按照一定的规则创建自定义数字格式。

选中要设置自定义格式的单元格，打开【单元格格式】对话框，单击【数字】选项卡左侧【分类】栏中【自定义】命令，在对话框右侧显示当前单元格的数字格式代码。在【类型】文本框中输入相应格式代码，就可以实现自定义格式。

自定义格式的完整代码结构是：

12（正数）;-12（负数）;0（零值）;”文本”（文本）

WPS表格中，自定义格式完整代码由四个区段组成，每个区段的代码对应不同类型的内容，且四个区段之间用“;”分隔。但在实际情况中，四个区段不必每次都写完整，允许只写部分区段。

常见的数字及文本代码
代码	含义	示例
#	数字占位符，表示只显示有意义的数字，不显示无意义的零	如“2.1”代码是“0.##”
0	数字占位符，表示当数字位数少于代码的位数时，显示无意义的零	如“2.10”代码是“0.00”
？	数字占位符，表示以显示空格替换无意义的零，可用于小数位数的对齐	如“2.1 ”代码是“0.??”
@	文本占位符	如“学号001”的代码是“"学号"@”

常见的日期代码
代码	含义	示例
yy	使用两位数字表示年份	如“22年”中的“22”
yyyy	使用四位数字表示年份	如“2022年”中的“2022”
mm	使用有前导零的两位数字表示月份	如“06月”中的“06”
dd	使用有前导零的两位数字表示日期	如“06月01日”中的“01”
aaaa	使用中文全称表示星期几	如“星期一”

 

常见的时间代码
代码	含义	示例
h	使用没有前导零的数字表示小时	如“1:12”中的“1”
hh	使用有前导零的两位数字表示小时	如“01:12”中的“01”
m	使用没有前导零的数字表示分钟	如“11:5”中的“5”
mm	使用有前导零的两位数字表示分钟	如“01:05”中的“05”
s	使用没有前导零的数字表示秒	如“10:12:4”中的“4”
ss	使用有前导零的两位数字表示秒	如“10:12:04”中的“04”

以将“2022/5/21 16:30”改为“2022年5月21日16时30分”为例，具体操作方法如下：

选中“2022/5/21 16:30”所在单元格，单击鼠标右键，在右键菜单中选择【设置单元格格式】命令，打开【单元格格式】对话框，在【数字】选项卡下单击左侧【分类】栏中【自定义】命令，可看到右侧【类型】文本框中的格式代码为“yyyy/m/d h:mm”，如图3-76所示。

 图3-76

根据上述学到的关于日期和时间的格式代码，把【类型】文本框的格式代码更改为“yyyy"年"m"月"d"日"h"时"mm"分"”，如图3-77所示，即可得到“2022年5月21日16时30分”。

 图3-77

Tip：WPS表格中，所有的数字格式都有对应的格式代码，在【单元格格式】对话框中，先选择一个数字格式类型，再单击【自定义】命令，就可以快速查看这个数字格式的格式代码，然后可以在这个基础上对格式代码进行自定义修改。

3.2.4 设置条件格式

条件格式主要用于给数据做标记。利用条件格式给单元格中的数据设置指定的条件后，系统会自动将满足条件的单元格突出显示出来，从而增强数据的可读性。

条件格式可分为格式化规则和图形化规则，格式化规则主要以单元格颜色、字体颜色等突出显示数据，图形化规则主要以单元格色条的长短、图标等突出显示数据。

1. 格式化规则

（1）突出显示单元格规则

突出显示单元格规则就是将数据与设定值进行比较，然后按照设置将单元格数据进行突出显示。

以突出显示成绩大于80分的单元格为例，具体操作如下：

选中全部成绩数据，单击【开始】选项卡下【条件格式】下拉按钮，在下拉菜单中单击【突出显示单元格规格】子菜单中的【大于】命令，如图3-78所示。

 图3-78

弹出【大于】对话框，在空白文本框中输入80，单元格颜色设置【浅红填充色深红色文本】，如图3-79所示，单击【确定】按钮，成绩表中大于80分的单元格将全部填充浅红色，文字颜色变成深红色。

 图3-79

（2）项目选取规则

项目选取规则和突出显示单元格规则类似，但略有不同，它不用设置比较值，只是对数据的前几项或者后几项进行选取并突出显示，把比较暗含其中。

以突出显示期末成绩前10名的分数为例，具体操作步骤如下：

选中全部“期末成绩”数据，单击【开始】选项卡下【条件格式】下拉按钮，在下拉菜单中单击【项目选取规则】子菜单中的【前10项】命令，如图3-80所示，

 图3-80

弹出【前10项】对话框，表格颜色选择【黄填充色深黄色文本】，如图3-81所示，单击【确定】按钮，期末成绩前10名的分数所在的单元格将全部填充成黄色，文字颜色变为深黄色。

 图3-81

Tip：在设置项目选取规则时，“前10项”不是固定不可更改的，如需要选择10项以外的项数，可在【前10项】对话框中，使用微调按钮对项数进行设置，也可以单击【项目选取规则】子面板中的【其他规则】命令，在【新建格式规则】对话框中对具体项数进行自定义设置。

2. 图形化规则

（1）数据条

数据条可以帮助用户对比查看单元格中数据的大小，其中数据条的长度代表单元格中的数值的大小，数据条越长，表示单元格内的数值越大。

以给销售数据添加数据条为例，操作方法如下：

选中下图全部数据区域，单击【开始】选项卡下【条件格式】下拉按钮，在下拉菜单中选择【数据条】子面板中的任意一组数据条，如“绿色数据条”，就为销售数据添加上了数据条，如图3-82所示。

图3-82

（2）图标集

图标集是根据特定条件在单元格显示所选择的图标。

以使用图标集为成绩>=90分的分数亮绿灯，不及格的亮红灯为例，具体操作如下：

选中全部成绩数据，单击【开始】选项卡下【条件格式】下拉按钮，在下拉菜单选择【图标集】子面板中的【其他规则】命令，如图3-83所示。

 

图3-83

弹出【新建格式规则】对话框，图标样式选择三色交通灯，按照每个图标的颜色，对值的文本框进行设置，如图3-84所示。

图3-84

最后，单击【确定】按钮即可设置完成，如图3-85所示。

 图3-85

3. 清除规则

WPS表格怎么清除规则呢？其实清除规则就是把电子表格中的单元格规则清除掉，下面来看看具体操作步骤吧。

给单元格设置完条件格式后，如果想清除设置的条件格式规则，可单击【条件格式】下拉按钮，在【清除规则】子菜单中选择【清除所选单元格的规则】或【清除整个工作表的规则】等命令，就可以实现清除所选单元格或整个工作表的条件格式规则，如图3-86所示。

 图3-86

3.2.5 重复项

当表格中数据量庞大时，如何快速将相同的数据突出显示或者在录入时不允许录入重复数据，从源头上杜绝重复数据的录入，这就需要使用到WPS表格中重复项功能。

重复项可对重复数据进行设置，它包括设置高亮重复项、清除高亮重复项、拒绝录入重复项、清除拒绝录入限制、删除重复项等。

1. 设置高亮重复项

当工作表中存在重复录入的数据时，如果一列一列地查找重复的数据，不仅费时耗力，还有可能遗漏部分重复数据。针对这种情况，WPS表格为用户提供了设置高亮重复项的功能，可将重复的数据一键突出显示。

设置高亮重复项的具体操作方法如下：

选中A1到A13的单元格区域，单击【数据】选项卡下的【重复项】下拉按钮，在下拉菜单中选择【设置高亮重复项】命令，如图3-87所示。给数据设置高亮重复项后，数据相同的内容会自动填充橙色进行突出显示。

 图3-87

此时会弹出【高亮显示重复值】对话框，如数字较长可勾选【精确匹配15位以上的长数字】复选框，单击【确定】按钮，如图3-88所示。

 图3-88

如需清除掉格式，选中已设置重复项的区域，单击【清除高亮重复项】命令，高亮部分会被取消，恢复到数据原始状态。

2. 拒绝录入重复项

为了避免重复数据的录入，用户可以提前给数据区域设置拒绝录入重复项，输入重复数据时单元格会进行提示。值得注意的是，如果在设置拒绝录入重复项之前已有重复数据，这些数据将不高亮显示，此项功能只对再次录入的重复数据进行提示。

选中要设置的区域，单击【重复项】下拉菜单中的【拒绝录入重复项】命令，弹出【拒绝重复输入】对话框，单击【确定】按钮，如图3-89所示。

 图3-89

当录入与之前数据相同的数据时，就会弹出【拒绝重复输入】提示框，但再次按“Enter”键可继续输入，如图3-90所示。

 图3-90

如需清除掉格式，需选中数据，单击【重复项】下拉菜单中【清除拒绝录入限制】命令，拒绝重复录入的设置就会被取消，数据区域恢复到原始状态。

3. 删除重复项

在使用电子表格统计大量数据时，如果没有先一步对表格进行处理，就会不可避免地录入重复数据。用户可使用删除重复项功能将重复数据删去，避免影响数据分析结果。

（1）删除单列数据区域重复项

单击数据区域的任意单元格，在【重复项】下拉菜单中选择【删除重复项】命令，打开【删除重复项】对话框。保持默认设置，单击【删除重复项】按钮，在弹出的WPS表格提示框中单击【确定】按钮，如图3-91所示。此时原始数据区会显示删除重复数据且保留唯一数据之后的内容。

 图3-91

（2）删除多列数据区域重复项

选中数据区域，在【重复项】下拉菜单中选择【删除重复项】命令，弹出【删除重复项】对话框。勾选【列】下拉列表中的【商铺和【特色分类】复选框，单击【删除重复项】按钮，弹出WPS表格提示框，单击【确定】按钮。此时原始数据区会显示各个商铺特色分类中不重复数据，如图3-92所示。

 图3-92

3.2.6 数据有效性

数据有效性可以使用户按照设定条件输入数据，防止在单元格中输入无效数据，从源头上保证输入数据的规范性。同时，用户还可以利用有效性制作下拉列表，实现数据的快速录入。

1. 设置有效性条件

设置有效性条件后，输入的内容不在条件允许范围内时，会弹出错误提示框，提示输入内容不符合设置条件。

以“进货日期允许输入范围为2021年1月1日至2022年1月1日”为例，具体操作如下：

选中要设置的区域，单击【数据】选项卡【有效性】按钮，弹出【数据有效性】对话框，在【设置】选项卡【有效性条件】栏中进行设置。如在【允许】下拉列表中选择【日期】命令，【数据】下拉列表中选择【介于】命令，【开始日期】参数框中输入“2021-1-1”，【结束日期】参数框中输入“2022-1-1”，单击【确定】按钮，如图3-93所示。

 图3-93

设置完成后，当在进货日期列单元格中输入范围之外的日期时，就会弹出错误提示框，提示填表人修改或删除错误内容，如图3-94所示。

 图3-94

 图3-95

再次将光标置于设置好的单元格时就会提示相关内容，避免录入错误内容，如图3-96所示。

 图3-96

3. 自定义设置出错警告

默认情况下，给数据设置有效性后，输入错误内容会自动弹出错误提示框，且不允许录入数据，但填表人可能并不知道具体的出错原因。那么如何更改错误提示框内容，并在录入时允许录入或显示警告呢？这就需要用到自定义设置出错警告。

选中已设置好数据有效性的区域，打开【数据有效性】对话框，切换到【出错警告】选项卡。在【样式】栏下拉菜单中选择样式，在【标题】栏和【错误信息】栏文本框中输入相应内容。如样式设置为警告，标题输入“进货日期”，错误信息提示为“输入日期范围为2021年1月1日至2022年1月1日之间的日期”，单击【确定】按钮，如图3-97所示。

 图3-97

在单元格录入错误内容时，就会显示设置好的出错警告提示框，如图3-98所示。

 图3-98

Tip：出错警告样式下拉列表中可供选择的样式有3种：

“停止”是在输入无效内容时显示出错提示，且在错误更正前禁止用户输入信息。

“警告”是在输入无效内容时再次确认用户是否要继续操作，如确认要输入无效内容，再次按Enter键即可。

“信息”是在输入无效内容时仅起到提示作用，输入的信息可以正常显示。

4. 圈释无效数据

给数据设置有效性条件后，可避免用户录入错误内容，但是之前已经被录入的数据可能存在不符合要求的内容，如何将这部分数据挑选出来并修改呢？

WPS表格为用户提供了圈释无效数据的功能，使用该功能，可将录入的数据中不符合条件的内容全部显示出来，方便用户更改。

根据要求给原始数据设置有效性后，单击【有效性】下拉菜单中的【圈释无效数据】命令，无效数据就会被圈起来，如图3-99所示。此时就可以重新对无效数据进行编辑和修改了。

 图3-99

5. 制作下拉列表

在整理表格时会发现，虽然有些数据标题是固定的，但内容还是会被填表人填的乱七八糟，例如表格中让填写性别，有的人写男性，有的人写男。为了数据录入的规整，可以通过制作下拉列表来实现整齐划一。

选中要设置的区域，单击【数据】选项卡【有效性】按钮，弹出【数据有效性】对话框。在【设置】选项卡中进行设置，在【允许】栏下拉列表中选择“序列”，在【来源】栏文本框中输入下拉列表内容或者点击后面的选择数据按钮，选择表格中录入好的下拉列表内容。如制作性别下拉列表，则需在【来源】栏文本框中输入“男,女”，点击【确定】按钮，如图3-100所示。

 图3-100

设置完成后，此列每个单元格就会显示下拉框，填表人可直接选择自己需要填写的内容，如图3-101所示。

 图3-101

Tip：【来源】栏文本框中输入的内容需用英文逗号隔开，否则无法制作成功。使用选择数据按钮时，如数据被删除，下拉列表将无法正常使用。

3.2.7 数据筛选

在使用表格时面对庞大的数据，如何快速、高效地筛选出自己想要的数据，这是每一个制表人必须面对的问题。WPS表格中提供的数据筛选工具，可以很好地解决这个问题。

数据筛选功能是将符合条件的数据显示，不符合条件的数据进行隐藏，高级筛选还可以选择将筛选出的数据保存到其他位置，而不改变源数据内容。

1. 简单筛选

当数据较为简单且在同一张表格中显示时，就可以利用筛选工具筛选出符合要求的数据。筛选包括内容筛选、颜色筛选和自定义筛选，下面针对这三类情况进行介绍。

（1）内容筛选

内容筛选是最为常见的一种筛选方式，在内容筛选列中会显示所有数据，对需要的数据进行勾选，就会在表格中显示出筛选结果。

单击下图数据中任意单元格，然后单击【开始】选项卡中的【筛选】按钮，如图3-102所示，此时会在标题栏各列中显示下拉按钮。

 图3-102

单击下拉按钮会弹出筛选对话框，在【内容筛选】选项卡【名称】栏中勾选相应复选框，如“筛选半身裙、连衣裙”，单击【确定】按钮，如图3-103所示。

 图3-103

“半身裙、连衣裙”相关数据都会被被筛选出来，保留在表格中，且筛选字段名称右侧会显示筛选图标，如图3-104所示。

图3-104

（2）颜色筛选

如果被筛选的原始数据中有颜色填充时，不管是背景还是文字颜色，都可以利用颜色对数据进行快速筛选。

单击标题栏“商铺”列的下拉按钮，在弹出的筛选对话框中单击【颜色筛选】选项卡，在【颜色筛选】选项卡中选择相应颜色，如图3-105所示。

 图3-105

如筛选单元格背景颜色为橙色相关数据，含有该颜色的内容会被筛选在一起，如图3-106所示。

 图3-106

（3）自定义筛选

自定义筛选可以对数据中有部分相同的数据进行筛选，使筛选的范围更为大且具有指向性。设置自定义筛选有2种方法：

方法一：在【内容筛选】选项卡文本框中输入内容，如“裙”，会显示出所有含有“裙”字的数据，如图3-107所示，点击【确定】按钮，数据会自动筛选出来，如图3-108所示。

 图3-107

 图3-108

方法二：单击标题栏相应列中的下拉按钮，在弹出的对话框中单击【文本筛选】按钮，选择下拉菜单中的【自定义筛选】命令，如图3-109所示。

 图3-109

此时会打开【自定义自动筛选方式】对话框，在【特色分类】栏中设置相关数据，如图3-110所示。

 图3-110

Tip：并不是所有的列下拉按钮对话框中都有【文本筛选】按钮，该选项会根据该列的内容有所变动。当该列是数字时会显示【数字筛选】按钮，当该列是日期时会显示【日期筛选】按钮，用法同文本筛选相同。

2. 高级筛选

当要筛选的条件过多或需要让筛选出来的数据在不同表格中显示时，常规的筛选已不能满足要求，需要应用高级筛选。

与常规筛选不同，使用高级筛选需要提前建立条件区域，且条件区域标题需要与源数据内标题相同，否则无法筛选出内容。

（1）单条件筛选

在数据区域空白地方设置好条件区域，第一行显示标题行，第二行设置条件。单击【开始】选项卡【筛选】下拉按钮，在下拉菜单中选择【高级筛选】命令，如图3-111所示。

 图3-111

在弹出的【高级筛选】对话框中进行设置，选择需要进行数据筛选的区域即列表区域，选择条件区域，然后将筛选结果复制到其他位置，如“Sheet3”中，如图3-112所示，最后单击【确定】按钮，即可在Sheet3中显示筛选的结果，如图3-113所示。

 图3-112

 图3-113

（2）多条件筛选

在对数据进行多条件筛选时，可以根据逻辑关系设置条件区域，如多条件同时满足或多条件满足其一。设置条件区域时，同一行的条件为“且”关系，需同时满足，条件区域的设置如图3-114所示；不同行上的条件为“或”关系，满足其一即可，条件区域设置如图3-115所示。对数据进行多条件筛选的操作和单条件筛选操作方式一样。

 图3-114

 图3-115

3.2.8 对数据进行排序

对数据进行排序，可以使杂乱无章的数据变得井井有条，易于阅读。其中数据排序方式包括默认排序和自定义排序。这两种方式有什么不同呢？什么情况下使用默认排序，什么情况下使用自定义排序呢？

1. 默认排序

在默认情况下，直接对数据进行升序和降序排序时，数据会以列为主，数字根据大小进行排列，文本则会按照所选数据的拼音字母（a-z）进行排列。

2. 自定义排序

当简单的排序不能满足要求时，用户可以使用自定义排序。WPS表格自定义排序中可以以拼音、笔画的方式，以行、列的方向，按照数值、单元格颜色、字体颜色、条件格式图标等排序依据，实现升序、降序、自定义序列的排序。

（1）按照笔画排序

当给“姓名”列排序时，除了常见的按照拼音进行排序，也可以按照笔画顺序进行排序。排序的规则是按照首字的笔画数来进行排序，当出现首字相同的情况，依照第二个字的笔画数对首字相同的内容进行排序。

以对某公司职务表中姓名列进行笔画排序为例，具体操作方法如下：

选中“姓名”列任意单元格，单击【排序】下拉菜单中的【自定义排序】命令，如图3-116所示。

图3-116

在弹出的【排序】对话框中，对主要关键字及次序进行设置，单击【选项】按钮，打开【排序选项】对话框，选中【笔画排序】单选按钮，如图3-117所示。

 图3-117

单击【确定】按钮，即可完成对姓名列的笔画排序，如图3-118所示。

 图3-118

（2）按多个关键字排序

如果需要对多列数据的多个关键字进行排序时，自定义排序可实现此目的。

单击【自定义排序】命令，在弹出的【排序】对话框中，对主要关键字进行设置，单击【添加条件】按钮，对添加的次要关键字进行设置，如主要关键字设置为“姓名”，按照升序排序，次要关键字为“性别”，按照字体颜色排序，单击【确定】按钮，如图3-119所示。

 图3-119

Tip：如需对主次关键字进行排序，可以选中条件，单击【下移】按钮或【上移】按钮，来改变条件的顺序。如要删除某个条件，则需选中该条件，单击【删除条件】按钮，进行删除。

（3）自定义序列排序

在实际应用中，有时需要将工作表中的数据按照某种特定的顺序排序，如将部门职务按照“董事长、董事长助理、总经理、总监、员工”的顺序进行排列，可通过使用自定义序列功能来解决。

选中数据区域，打开【排序】对话框，在【主要关键字】下拉列表中选择【职务】，在【次序】下拉列表中选择【自定义序列】命令，弹出【自定义序列】对话框。在【输入序列】栏文本框中输入“董事长、董事长助理、总经理、总监、员工”，单击【确定】按钮，如图3-120所示。

图3-120

返回【排序】对话框，可以看到【次序】下拉列表中显示设置好的自定义序列，最后单击【确定】按钮，数据就会按照设置好的序列进行排序，如图3-121所示。

 图3-121

Tip：输入自定义序列时，文本框中的内容需用英文标点或按“Enter”键隔开。设置好文本框中的内容后单击【添加】按钮，序列会出现在【自定义序列】列表中，此时该序列会自动保存到WPS表格预设序列中，下次需要时可直接选择而无需再重新录入。