3.5 审阅与保护电子表格

数据是电子表格最重要的组成部分，没有数据就无法对工作中存在的问题进行具体地分析。为了避免在流通过程中数据被人篡改，学会对工作表中的数据进行保护十分重要。本章主要学习了电子表格的查看方式以及如何对数据进行保护。对于重要数据，用户可以通过设置恰当的保护措施保障工作簿在流通或修改过程中的安全性。

3.5.1 审阅电子表格

1. 界面设置

在【视图】选项卡功能区中，单击相应按钮或者在状态栏中单击相应的查看方式按钮，如图3-245所示，表格的界面会随之变动。

 图3-245

（1）显示与隐藏编辑栏

在默认情况下，WPS表格中的编辑栏处于显示状态，直接在编辑栏中输入内容，更新到对应的单元格内；若要隐藏编辑栏，则取消勾选【编辑栏】复选框。

（2）设置阅读模式和护眼模式

阅读模式：方便查看与当前单元格处于同一行和列的相关数据，阅读模式的颜色还可以根据需要进行更改。

护眼模式：打开护眼模式，编辑区会显示为绿色，有利于缓解眼疲劳。

（3）全屏显示查看数据

电子表格在全屏显示状态下，会隐藏菜单功能区、状态栏和任务窗格，使编辑区显示最大状态。单击页面右上角的【关闭全屏显示】按钮或者直接按键盘上的“Esc”键会退出全屏显示状态。

（4）更改显示比例

在查看和编辑文档时，放大比例能更清晰地查看局部内容，而缩小比例则可以使数据进行全部显示。操作方法有3种：

方法一：单击【视图】选项卡中的【显示比例】按钮，弹出【显示比例】对话框，选择相应比例或者自定义比例。

方法二：调整页面右下角状态栏中的【显示比例】滚动条来控制比例的大小。

方法三：按住“Ctrl”键的同时，滚动鼠标滚轮调整显示比例。鼠标滚轮向上滑动会放大比例，向下滑动会缩小比例。

2. 冻结窗格

冻结窗格可锁定工作表中某一部分的行和列，冻结的行列会在其他部分滚动显示时始终位于顶部且固定可见。冻结窗格可冻结首行、冻结首列和冻结至某行某列。

（1）冻结首行/首列

单击【视图】选项卡中【冻结窗格】下拉菜单中的【冻结首行】命令，此时电子表格中第1行下方会显示一条绿色的线条，如图3-246所示。滚动鼠标滚轮第1行会固定不变，其他行会随之进行滚动。冻结首列的设置方法与其相同，设置完成后左右拉动滚动条时，A列会固定不变，A列之后的数据会随之进行滚动。

 图3-246

（2）冻结至行和列

当数据量较为庞大且翻动页面需要始终显示行列标题时，就需用应用冻结至行和列。

①冻结多行或列

选中要冻结行的下一行/列，如需要冻结A、B列，则选中C列，单击【冻结窗格】下拉菜单中的【冻结至第B列】命令，如图3-247所示。此时A、B两列会被固定且始终显示在最左侧。

 图3-247

②冻结行和列

单击行列交叉点右下的单元格，如冻结3行3列，需单击D4单元格，之后单击【冻结窗格】下列菜单中的【冻结至第3行C列】命令，如图3-248所示。此时1、2、3行和A、B、C列都会被固定。

 图3-248

3. 重排窗口

重排窗口可将打开的多个工作簿在一个程序窗口下并排显示，便于对数据进行查看和对比分析。重排窗口包括水平平铺、垂直平铺、层叠三种方式。

水平平铺：将多个工作簿以水平方向横向显示，单击任意工作簿可进行编辑，放大任意一个工作簿所有工作簿都会进行最大化显示。

垂直平铺：将多个工作簿以垂直方向纵向显示，单击任意工作簿可进行编辑，放大任意一个工作簿所有工作簿都会进行最大化显示。

层叠：多个工作簿叠放在一起，单击任意工作簿可进行编辑，放大任意一个工作簿所有工作簿都会进行最大化显示。

4. 并排比较

并排比较可并排查看两个工作簿的内容，与重排窗口的垂直平铺相类似，但有所不同。并排比较既有优点也有缺点，优点是并排比较可以进行同步滚动工作簿内容和重设工作簿的左右位置，缺点是并排比较只能同时查看两个工作簿，而重排窗口中的垂直平铺可同时查看多个工作簿。

同步滚动：选中此功能会实现两个工作簿的同时滚动，取消此功能可对单个工作簿进行独立操作。

重设位置：单击右边工作簿，重设位置后右边工作簿会更换到左边。

3.5.2 保护电子表格

当表格中的部分信息只针对特定的人公开时，安全问题就显得尤为重要了，此时需要对电子表格进行保护，给特定信息设置密码。保护电子表格的方法有文档加密、保护工作簿、保护工作表和隐藏公式。

1. 文档加密

文档加密包含文档权限、密码保护，如图3-249所示。

 图3-249

（1）文档权限

文档权限开启后会转为私密文档，可指定人查看和编辑，使用时需登录WPS个人账号。

单击【文件】菜单中【文档加密】子菜单中的【文档权限】命令，或单击【审阅】选项卡中的【文档权限】按钮，在弹出的【文档权限】对话框中开启私密文档保护，添加指定人，如图3-250所示，此种方法的优势在于不用设置密码，只需登录WPS个人账号即可打开文件。

 图3-250

（2）密码加密

给文档设置密码是常用的加密方式之一。设置密码时需注意，密码一旦忘记就无法打开文档，所以一定要牢记密码。

单击【文件】菜单中【文档加密】子菜单中的【密码加密】命令，在弹出的【密码加密】对话框中进行相应的设置，如图3-251所示。

 图3-251

2. 保护工作簿

开启保护工作簿后，可以通过密码对工作簿的结构进行保护，如不允许删除、移动、复制、隐藏、添加工作表等。

单击【审阅】选项卡中的【保护工作簿】按钮，在弹出的【保护工作簿】对话框中设置密码，如图3-252所示。如需取消保护工作簿，则单击【审阅】选项卡中的【撤消工作簿保护】按钮，在弹出的对话框中输入相应密码即可取消保护。

图3-252

3. 保护工作表

开启保护工作表后，可以通过密码对工作表中的内容进行保护，以防止工作表中的数据被更改。

单击【审阅】选项卡中的【保护工作表】按钮，在弹出的【保护工作表】对话框中进行密码和权限设置，如图3-253所示。

 图3-253

此时对表格进行编辑时，如超出允许用户编辑的权限，就会弹出【WPS表格】提示框，如图3-254所示。如想修改表格，可单击【撤消工作表保护】按钮，输入相应密码进行权限修改。

 图3-254

4. 隐藏公式

在工作表中，有时为了避免公式被他人知道或修改，可以对公式进行隐藏。选中需要隐藏公式的单元格，按“Ctrl+1”快捷键打开【单元格格式】对话框，切换到【保护】选项卡，勾选【锁定】和【隐藏】复选框，单击【确定】按钮，如图3-255所示。隐藏公式时需注意：只有开启保护工作表后，隐藏公式才能生效。

 图3-255

单击【审阅】选项卡中的【保护工作表】按钮，进行相应设置。设置完成后，再次单击带有公式的单元格，会发现编辑栏中不再显示公式，如图3-256所示。

 图3-256