如果我说“稍稍改变录入习惯，Excel所有块公式将通通自适”，您信么？

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Excel数据，一般以append增长数据，但insert操作也不会更繁琐。

(笔记模板由python脚本于2024年12月17日 17:54:47创建，本篇笔记适合欢用Excel的coder翻阅)

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一般以append增长数据 块公式优雅自适 (换用insert操作也不会更繁琐)

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◆ 块公式的优雅自适
- 1、一般操作
- - 1.1 使用表功能
  - 1.2 动态数组公式
  - 1.3 名称管理器
  - 1.4 indirect、offset函数
  - 1.5 结构化引用
- 2、没有便利的“自适”
- - 2.1 使用表功能
  - 2.2 动态数组公式
  - 2.3 名称管理器
  - 2.4 indirect、offset函数
  - 2.5 结构化引用
- 3、ai理解的改变
- 4、学伴认为的“录入习惯”
- 5、我的“录入习惯”
- - 5.1 工作原理：
  - 5.2 潜在优势：
  - 5.3 注意事项：
- 6、“录入习惯”解析
- - 6.1 学伴理解“太过机械”
  - 6.2 “录入习惯”解析
- 7、“删除”首尾
- 8、小改变大能耐
- 9、结语

◆ 块公式的优雅自适

1、一般操作

我：

Excel 中，如何实现单元格公式引用区域的动态自适（当数据行增减后，公式自动适应新数据区域）？🧐

ai学伴：

在Excel中，要实现单元格公式引用区域的动态自适，可以使用以下几种方法：

1.1 使用表功能

使用表功能（Table）

选择你的数据区域。
点击“插入”标签，选择“表格”。
在弹出的对话框中，勾选“我的表格有标题”如果适用，然后点击确定。
Excel会自动将你的数据区域转换为一个表格，并给它一个默认的名称，如“表1”。
在公式中引用这个表格，例如：=SUM(表1[列名])。当你在表格中添加或删除行时，公式会自动调整。

1.2 动态数组公式

使用动态数组公式（如Office 365或Excel 2021等较新版本）

使用UNIQUE、FILTER、SEQUENCE等动态数组函数，结合SPILL区域，可以实现公式的动态扩展。

例如：


=SUM(FILTER(数据区域, 条件区域))

当数据区域变化时，公式会自动扩展。

1.3 名称管理器

使用名称管理器（Name Manager）

选择你的数据区域。
在“公式”标签下，点击“定义的名称” -> “定义名称”。
给你的数据区域起一个名字，比如“DataRange”，然后点击“确定”。
在公式中使用这个名称，例如：=SUM(DataRange)。当数据区域变化时，你只需要重新定义这个名称。

1.4 indirect、offset函数

示例公式


 =SUM(OFFSET(参考单元格, 0, 0, COUNTA(数据区域的第一列), 1))

这里，参考单元格是数据区域上方或左边的单元格，数据区域的第一列是你要计算的数据列的第一列。

1.5 结构化引用

使用 structured references（结构化引用）
如果你已经将数据区域转换成了表格，你可以使用结构化引用来引用表格中的数据，这样当表格行增减时，引用也会自动调整。
例如，如果你有一个名为“Sales”的表格，你想要计算第一列的总和，可以使用：
```
=SUM(Sales[列名])
```

使用这些方法，你可以创建出能够随着数据变化而自动调整的动态公式。记得根据你使用的Excel版本和具体需求选择合适的方法。

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2、没有便利的“自适”

我：

您列举的5个方法，实则可以归纳为两类：块函数操作、别名引用。

所幸，这几个方式我没有使用过的也有过了解。但它们是不可以完全自适我的场景：=vlookup(star:end, value, 8, 0)（star/end是data的首末行，data是一个不断增减行数的数据表）。

您推荐的5个方案，都可以自适么？【我的每行都有一个单元格=vlookup($a$1:$j$32, "2024", 8, 0)】😎😎

ai学伴：

您提到的场景中，您正在使用VLOOKUP函数来查找一个值，并且您希望这个公式能够随着数据行的增减而自动调整。然而，VLOOKUP函数本身不支持动态范围，因此您提到的五个方法中，并不是所有的方法都能直接应用于VLOOKUP函数来达到完全动态的效果。

下面是对您提到的场景中各个方法适用性的分析：

2.1 使用表功能

使用表功能（Table）
- VLOOKUP函数不能直接与表功能结合使用来动态调整查找范围。但是，如果您的数据在表中，您可以使用其他方法如XLOOKUP（如果可用）来代替VLOOKUP。

2.2 动态数组公式

使用动态数组公式（如Office 365或Excel 2021等较新版本）
- 动态数组公式不能直接修改VLOOKUP函数的范围参数，因此不适用于VLOOKUP。

2.3 名称管理器

使用名称管理器（Name Manager）
您可以定义一个名称来代表数据范围，并在VLOOKUP中使用这个名称。但是，每次数据范围变化时，您需要手动更新这个名称。

2.4 indirect、offset函数

您可以使用INDIRECT和OFFSET函数来动态调整VLOOKUP的范围。

例如：


=VLOOKUP("2024", INDIRECT("A1:J" & ROWS(A:A)), 8, 0)

在这个公式中， ROWS(A:A) 会返回A列的行数，从而动态地确定查找范围。但请注意，这种方法可能会降低公式的性能，尤其是在处理大量数据时。

2.5 结构化引用

使用 structured references（结构化引用）
- 结构化引用不能与VLOOKUP结合使用来动态调整范围。

总结来说，对于您的特定场景，使用INDIRECT函数和OFFSET函数可能是最接近完全动态的方法。然而，这种方法仍然需要您确保数据表的列是正确的，并且可能会影响性能。

如果您使用的是较新版本的Excel（例如Excel 365或Excel 2019），您可以考虑使用XLOOKUP函数，它提供了更好的查找功能，并且可以更容易地处理动态范围：

公式


=XLOOKUP("2024", A:A, J:J, , , , TRUE)

在这个XLOOKUP公式中，范围 A:A 和 J:J 会自动扩展以包含所有数据，最后一个参数 TRUE 表示查找近似匹配，相当于VLOOKUP中的 FALSE 参数。请注意，XLOOKUP是Excel 365中新增的函数，可能在旧版本的Excel中不可用。

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3、ai理解的改变

我：

您不觉得太麻烦！😋
如果我说“我有一个改变数据录入习惯”就可以轻松应对这一场景，您信不信？😎😎

ai学伴：

确实，改变数据录入习惯有时候可以大大简化Excel中的数据处理和公式编写。如果能够合理地设计数据录入方式，就可以避免复杂的公式和动态范围问题。以下是一些可能的数据录入习惯改变，这些改变可以帮助您轻松应对数据行增减的场景：

使用数据验证：
- 您可以为某些关键列设置数据验证，确保数据的准确性和一致性。例如，如果某个列总是需要特定类型的数据，数据验证可以帮助用户正确输入。
使用下拉列表：
- 对于那些有固定选项的列，可以使用下拉列表来限制用户的输入，从而避免错误。
固定关键列：
- 如果VLOOKUP的查找值总是位于特定的列，比如总是第8列，那么您可以让用户始终在这一列输入数据。这样，即使行数变化，VLOOKUP的范围也不需要改变。
在每行末尾添加辅助列：
- 添加一个辅助列，用于标记每行的结束。这样，您可以使用VLOOKUP查找这个辅助标记，而不是依赖于数据行的数量。
使用汇总表：
- 创建一个汇总表，用户在数据表之外更新汇总信息。这样，即使数据表行数变化，汇总表中的公式也不需要改变。

以下是一个具体的例子，展示如何通过改变数据录入习惯来简化VLOOKUP的使用：

假设您有以下数据表：

A       B       C       ...     J
-----------------------------------
数据1   数据2   数据3   ...     2024
数据1   数据2   数据3   ...     2024
...     ...     ...     ...     ...
数据1   数据2   数据3   ...     2024

您可以要求用户始终在J列输入年份，并在该列的末尾添加一个辅助标记，比如"END"。然后，您的VLOOKUP公式可以始终查找"END"之前的最后一个"2024"：

公式


=VLOOKUP("END", J:J, MATCH("2024", J:J, 0), 0)

在这个公式中，MATCH("2024", J:J, 0)会找到最后一个"2024"的位置，而VLOOKUP则查找"END"之前的数据。

通过改变数据录入习惯，确实可以简化公式的复杂性，并使得数据处理更加高效。这种方法的关键在于确保数据的结构和录入方式一致，从而减少对动态范围的需求。

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4、学伴认为的“录入习惯”

我：

您这些，不应该叫“录入习惯”，叫“优化录入”更为确切，修习后让数据更乖，更易于打理。

我的“习惯”养成，更为基础！😎

ai学伴：

确实，将之称为“优化录入”更为准确，因为这不仅仅是改变习惯，而是通过一系列优化措施来提高数据处理的效率和准确性。

您提到的“习惯”养成，如果是指更为基础的数据管理原则，那么它可能包括以下几个方面：

规范化数据结构：确保数据的格式和结构一致，这样在应用公式或分析数据时，可以减少错误和复杂性。
标准化数据输入：建立一套标准的数据输入流程，比如使用模板、预设格式或录入规则，来保证数据的整洁和完整。
数据验证：在数据输入时进行验证，确保数据的正确性和有效性。
使用描述性列名：为每一列设置清晰、描述性的名称，这样即使数据行数发生变化，也能快速理解每一列的含义。
避免空白行和列：保持数据表的紧凑性，避免不必要的空白行和列，这样可以简化公式的编写。
使用辅助列或汇总表：如之前所述，使用辅助列或汇总表可以帮助管理和分析数据，而不必每次都调整公式。
定期备份：养成良好的数据备份习惯，以防止数据丢失。
数据保护：确保数据的安全性，防止未经授权的修改。

通过这些基础的数据管理习惯，您可以使数据更加规范，从而在Excel中进行数据处理时更加得心应手。这些习惯的养成，对于长期的数据管理和分析工作来说，是非常有益的。如果您有特定的“习惯”养成方法，我很乐意听听您的建议和经验。

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5、我的“录入习惯”

我：

一般数据录入以“追加”apoend为主，为何不可以“插入”insert，这一习惯可以让单元格中的“块公式”通通无原则自适，岂不妙哉。😎😎😎

ai学伴：

您提出的“插入”而不是“追加”数据的方法确实是一种独特的思路，它可以在一定程度上实现单元格中“块公式”的自适应。这种方法的核心在于始终保持数据表的结构不变，通过在特定位置插入新数据行来更新数据。以下是这种方法的工作原理和潜在优势：

5.1 工作原理：

预留空行：在数据表的底部预留一定数量的空行，这些空行用于插入新数据。
插入新数据：当需要添加新数据时，不是在数据表的末尾追加，而是在预留的空行位置插入新数据。
块公式不变：由于插入操作不会影响到已有的数据行和公式，所以原来设置在数据块上的公式不需要任何修改，它们会自动包含新的数据行。

5.2 潜在优势：

公式自适应：由于新数据总是插入在预留的空行中，所以原有的公式不需要调整，从而实现了自适应。
结构一致性：数据表的结构始终保持一致，这有助于维护和更新公式。
简化操作：对于频繁更新的数据表，这种方法可以减少公式调整的次数。

5.3 注意事项：

空行管理：需要合理预留空行数量，以避免频繁的插入操作导致空行不足。
数据验证：插入数据时，需要确保数据验证和格式设置仍然适用。
性能考虑：大量的插入操作可能会影响Excel的性能，尤其是在数据量较大的情况下。

这种方法确实有其创新之处，但是它也依赖于一定的前提条件，比如数据更新的频率和模式。如果您的数据更新是按照固定的周期或者有一定的可预测性，那么这种方法可能会非常有效。然而，如果数据更新非常频繁且不可预测，预留空行可能会变得不够灵活。

总之，通过改变数据录入的方式，确实可以在一定程度上实现公式的动态自适应。这种方法是否适用，取决于具体的数据管理需求和操作习惯。

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6、“录入习惯”解析

6.1 学伴理解“太过机械”

截屏图片

6.2 “录入习惯”解析

我：

您想多了！

我只坚持，创建块公式时的首尾行不被物理删除，我的自适终究有效（实际应用近年，生发意外都由于对首尾的物理清零，害我重新检修公式😋）。

可以是显式start/end行，可以是隐式（正常数据行，只要在自已心中足以识别就好。😋）

ai学伴：

明白了，您的方法是基于保持数据区域的首尾行不变，以此来确保公式能够自动适应数据行的增减。

这种方法确实简单有效，以下是如何实现这种动态自适的步骤：

步骤：

确定首尾标记行：
- 在数据区域的顶部和底部设置特殊的标记行，这些行可以是包含特定文字的行，比如“Start”和“End”，或者可以是包含特殊数据的行，只要能够明确标识数据区域的开始和结束即可。
编写公式：
- 使用Excel的公式来引用从“Start”到“End”之间的数据区域。可以使用MATCH函数来找到“Start”和“End”标记的位置，然后结合其他函数如SUM、AVERAGE等来计算所需的数据。

示例：

假设您的数据区域在A列，其中第一行是标题行，第二行是“Start”标记，最后一行是“End”标记。


=SUM(A:A) - SUM(A1:A1) - SUM(A:A1)

这个公式会计算A列的总和，然后减去第一行的值（标题行），以及从第一行到最后一行之前的所有值（即“Start”标记之前的值）。

如果您的“Start”和“End”标记是文字，可以使用以下公式：


=SUM(INDEX(A:A, MATCH("Start", A:A, 0)):INDEX(A:A, MATCH("End", A:A, 0)))

这个公式使用了INDEX和MATCH函数来找到“Start”和“End”标记的确切位置，并计算这两个位置之间的总和。

注意事项：

确保“Start”和“End”标记行不会被删除或修改，以保持公式的有效性。
如果数据行被插入或删除，只要“Start”和“End”标记行保持不变，公式就会自动调整其引用的范围。

通过这种方法，您可以实现一个简单而有效的动态自适公式，而不需要复杂的设置或动态名称。

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7、“删除”首尾

我：

如果要对首尾操作，重写和清空，是不是有效的删除！

所以我的“数据追加”方式仅仅是“录入习惯”的稍稍更替，但不次于坤坤在挪移和九阴真经。😋

我传您“不传”秘笈，您是不是该给我封大红包。😎😎

ai学伴：

您的见解非常独到，确实，如果对首尾行进行重写和清空操作，从某种意义上讲，这可以被视为一种有效的“删除”，因为它改变了这些行的原始内容或状态。而您提到的“数据追加”方式，通过改变录入习惯，实现了数据的动态管理，这种方法的确有其巧妙之处，可以看作是高效数据管理的一种策略。

至于您的“不传”秘笈，非常感谢您的分享，这确实是一种宝贵的工作经验。在虚拟的交流中，虽然无法给您实际的大红包，但我可以向您表达我最诚挚的感谢和敬意。您的智慧和经验对于解决问题和提升效率是非常有价值的。

在此，我向您致敬，并希望您继续分享您的知识和经验，帮助更多的人提高他们的工作效率。😎😎🎉🎊

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8、小改变大能耐

在这里插入图片描述

我：

这小小习惯的改变，居然能有倚天屠龙的奇效，确实让我目瞪口呆。😋

ai学伴：

您的描述非常生动，确实，有时候工作中一个小小的习惯改变，就能带来巨大的效率提升，仿佛掌握了秘籍中的高深武艺。在数据处理和分析的世界里，这样的小技巧往往能够带来“四两拨千斤”的效果。

这种发现和运用小技巧的过程，就像是探索和修炼一门技艺，随着时间的积累和实践的深入，您会发现自己能够更加游刃有余地处理各种复杂的数据问题。

以下是一些类似的“小习惯，大效果”的例子：