这款轻量级多人协作软件,让团队高效协同

团队协作 专栏收录该内容
11 篇文章 0 订阅

一、多人协作的场景

其实工作和生活中都不乏有很多需要多人协作的场景,以工作为例:

跟团队小伙伴一起达成一个目标;

跟其他部门小伙伴一起完成某个任务 ;

跟外部团队合作,共同推进一个项目。

但是,相信不少人都有一个苦恼,那就是经常遇到很多多人协作场景没办法通过微信解决,比如:

1)协作的事项比较重要,不希望被淹没在一堆群聊当中;

2)协作的事情有一定的时间周期,需要排计划去完成 ;

3)协作过程较为复杂,有文件和文字沟通以及衍生的任务;

4)事项和事项之间不是脱节的,会有任务分解,统筹等角色;

……

二、多人协作的主要事项

那我们就扒拉一下,成年人的生活中较为复杂点的多人协作都是什么样的呢?这些痛点的背后又是要解决什么诉求和什么问题呢?

主要分两个角色结合自己的经验简单说说:

1、强合作关系:工作partner

工作中的伙伴合作的频率和相互影响比较多 ,同一个部门自不用多说,大家抬头不见低头见,一般协作都是出自于部门的目标需要进行协作,作为一个职业人,肯定是会就事情好好配合

对于上下游部门来说,大家一般也会经常有合作,或者公司360调研,多少会给一些情面,好好配合。

这两者都属于以强合作关系,因属性问题有配合的天然必要性,要不然就给他差评 ,影响他的绩效,当然这属于开玩笑哈。

 正因为这种关系 ,其实只要大家约定俗称【规则】。要解决的就是信息的有效触达和反馈。

比如我们新媒体团队内容需要输出一篇产品介绍,这个时候可能会有2个协作角色:

A:经理:审核文章框架、最终稿件

B:设计师:美化图片

主角(内容/文案):输出文章、框架、图片需求、最终稿件

所以对于发起人来说最重要的事情就是:

1)将需求能够清晰的传递给两位需求者,并让他们清晰自己应该在什么阶段做什么事情;

2)重要的文件/图片可以有专门的途径传达对方,协作过程有地方可以沟通只关于这个事情的信息,不需要在微信群聊中找信息;

3)关键时间点能够提醒双方,避免在繁杂事务中遗漏。

2、弱合作关系:同学or朋友

生活中其实很多弱关系的合作,只不过我们大多时候因为没办法的无奈,就讲究着用微信解决了,哪怕效率低一点。

笔者之前就遇到一个事项,我需要跟MBA的同学们协作为新生举办一场迎新活动,这个活动中涉及到多个分组,每个组有一些工作需要协作,但是有更大一部分是需要单独进行。

每组的策划方案以及学生代表负责人都不一样,需要传递到和沟通的也不一样。因此,就会出现各种各样的群,比如笔者现在因为这个事儿,群突增了35个,每天群信息查看就已经占据了从8-24点 的工作,而这种合作关系对笔者来说最重要的就是:

1)工具是轻量化的,不需要建立组织等,可以直接快速合作;

2)合作的链条是松散的且灵活的;

3)重要信息不被微信信息淹没,不要不断出现声音反馈没有看到信息呀,什么时候发布的;

4)关键时间点能够自动提醒,所有人完成以后能提醒我完毕;

5)所有工作的看板,能够清晰的知道每一件事情的进展,需要的话可以进各组检查情况 。

三、我用飞项如何解决多人协作需求

其实不难看出,不管是强关系还是弱关系,信息的有效传递和闭环是我们在多人协作中非常关注的点,拿接下来笔者就分析一下在经历了这些痛点以后,着实花费了一番功夫,终端不负有心人,找到了一个80%匹配的多人协作软件——【飞项】。

接下来就说说我是用飞项这个多人协作软件如何解决如上事项的:

1、创建事项,并将事项进行分解成不同的子任务

1)飞项可以通过手机/PC客户端、小程序、公众号信息 快速创建事项

2)简单事项:背景+时间提醒+人即可

3)复杂事项:分解子事项+背景+时间+批量邀请人

2、利用多人协作软件将主事项和子任务都派发给需要知悉和处理的人

1)通过飞项协作人,主事项选择人员后,子事项可以直接复用,更快速。

2)如果暂不明晰各事项的具体负责人,可以直接发邀请到微信群,让大家自己认领。

3、将需要处理的文件、要求在回复中发送并@对应的人,重要信息标记重点

1)母子事项沟通回复有专属空间,互相不被打扰,但是又互相关联。

2)事项沟通中可以发文件、文字、@人#事项;对于划重点信息可以结构化查找。

3)过程小工具,支持延展,会在事项下面结构化展示和通知 。

4、日程看板让每日工作优先次序清晰,母子收合让逻辑更流畅

1)日程会展示你当日所有事项,包含已延期事项;如果已经完成,直接勾选☑️就可

2)日程展示会将母子事项收合在一起,但是如果子事项有单独时间在当日,也会单独出来提醒,避免遗漏

5、关注飞项公众号,随时查收日报、提醒以及过程进展

1)如果你关注了公众号,就可以每天9点之前收到当日日程,快速了解当天的重要工作,对于早报人群太好用。

2)公众号还会收到事项的提醒,避免漏掉

3)公众号还有一个妙用:如果你不想进入小程序或者APP创建,你可以直接复制发到公众号聊天框里面,飞项会自动帮你创建事项。

飞项现阶段还没有完善的团队看板之类的,但是不需要注册企业,只要你有微信就可以使用,真心觉得只要你跟合作伙伴沟通好大家用多人协作软件来协作,后面协作的事儿就变得很简单了。

当然了,如果你不常用可以直接用小程序,经常用就可以下载客户端,最好用组合当日是PC+小程序啦~~

  • 0
    点赞
  • 0
    评论
  • 0
    收藏
  • 一键三连
    一键三连
  • 扫一扫,分享海报

©️2021 CSDN 皮肤主题: 深蓝海洋 设计师:CSDN官方博客 返回首页
实付
使用余额支付
点击重新获取
扫码支付
钱包余额 0

抵扣说明:

1.余额是钱包充值的虚拟货币,按照1:1的比例进行支付金额的抵扣。
2.余额无法直接购买下载,可以购买VIP、C币套餐、付费专栏及课程。

余额充值