自动化改变金融科技文档生命周期

最新推荐文章于 2024-04-14 10:17:17 发布

慧都小妮子

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文章标签：自动化金融科技财务条码条码工具

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金融科技公司可能处于软件开发的最前沿，但即使是最先进的系统也必须能够支持金融服务领域采用的一系列文档密集型程序。因此，绝大多数金融科技企业都使用数字文档管理解决方案，无论是内部构建的还是由第三方供应商开发的。金融科技公司可以通过利用文档自动化和适当的技术来重塑处理文档生命周期的方式，以节省时间、消除错误并保持领先地位。

自动化改变金融科技文档生命周期

了解文档生命周期

文档在组织过程中经历的许多阶段称为文档生命周期。生命周期通常从生成文档或将文档输入系统开始，然后进行审查、信息提取并路由到数据库进行存储。然后它可以被传播和检索，直到最终被删除以完成其生命周期。

借助正确的金融科技自动化技术，重视效率和速度的公司可以优化文档生命周期管理，并消除繁琐的手动程序，这些程序阻碍了他们快速响应不断变化的市场情况的能力。他们发展业务和改善整体客户体验的能力大大增强。

财务文档自动化的好处

现在让我们来看看文档自动化帮助金融科技企业的各种方式。

文档自动化的好处

增强可见性

在手动操作较多的公司提交或请求文档将使过程变得更加复杂。当论文通过电子邮件共享并手动检查时，它们很容易丢失或被忽略。很难确定谁应对以下行动负责或已经采取了哪些措施。借助流程框架，文档自动化技术可以提高可见性和效率，确保一切都受到关注。

具有快速搜索功能的文档管理系统可提高可见性。金融科技团队无需浏览文件夹中的相关文档，可以节省时间、最大程度地减少刺激并保持正轨。可见性减少了误解，改善了版本控制。由于更容易确定要处理的文档，人们不太可能制作或分发未更新的副本。

较小的错误

任何手动方法都特别容易出现人为错误。在将数据输入计算机系统时，即使是技术精湛且经验丰富的个人也可能会犯错误。虽然有些错误只是小麻烦，但其他错误最终可能会导致更严重的问题。

使用财务工作流程自动化应用程序通过自动化数据收集和文档创建，有助于减少打字错误以及因疲劳、注意力不集中和缺乏经验而导致的其他错误。这会带来更准确的数据集、更少的文档编辑以及更少的查找和纠正问题所花费的时间。

加速数据采集

使用金融科技应用程序提交的文件和表格中包含的信息必须被收集并转移到不同的记录系统。该系统通常是某种类型的数据库。当信息存储在其他系统中时，其他系统可以轻松访问信息。使用光学字符识别 (OCR) 等计算机视觉技术，文档自动化软件可以读取上传的文档和表格并捕获其内容。

手动收集数据效率低下。即使在疲劳和干扰影响他们的效率之前，人类同事也受到一小时内可以输入的击键次数的限制。与手动查看数据并将数据输入数据库不同，自动化数据收集使金融科技组织能够更快地收集和使用更多数据。客户不必等待他们的申请被手动输入系统，这使得贷款决策能够更快地完成。

快速、无差错的合同管理

金融科技公司作为金融企业，需要管理大量的合同。每个人都需要收集有关各方的信息，决定合同中应包含哪些内容，准备实际的协议，然后共享以供审核和签署。如果没有正确的自动化技术，控制该过程可能会很困难。手动完成时，有几个问题可能会阻碍该过程，例如复制粘贴错误、合同中遗漏的条款或缺少签名。

通过以编程方式编译文件并将其发送以供审核和签名，文档流程自动化技术可以帮助加快合同管理速度。软件可以被引导至可搜索的数据库并被指示将正确的信息输入到合同的字段中，而不是指派某人来创建合同。这可以加快合同创建速度，减少印刷错误修订，并最终实现更好的合同管理。

财务自动化：条码扫描如何帮助实现文档自动化

各种类型的条形码可用于改进金融行业自动化的文档管理，使监控和组织应用程序、合同和发票变得更加简单，并识别需要额外安全程序的关键文档。

在财务自动化中，条形码可以通过以下方式提供帮助：

自动索引和存储链接文档，使员工能够更轻松地准确找到他们正在搜索的内容以及与之相关的所有内容
跟踪和组织发票、申请和合同
减少手动数据输入中常见的错误

财务自动化中最常用的条形码类型

以下是金融科技公司在文档流程自动化中最常用的一些条形码。

二维码

条形码扫描仪为标准和新条形码创建新文档。因此，可以扫描数百份文档，包括发票号码和分类。因此，使用 QR 码分割和添加书签可以节省时间。

QR 码有助于识别正在处理的文档类型，并让用户确定扫描文档在其文件系统中的路线或路径。QR 码的另一个好处涉及元数据和信息索引。扫描的图像和随附的条形码数据可以上传到文档管理系统。

电汇代码

使用 GiroCodes，可以快速处理欧盟内部的金融交易（也称为 EPC QR 码）。这些条形码最多可存储 7089 个字符。它们由欧洲支付理事会指定，并提供 SEPA 信用转账的所有必要信息。读取这些条形码无需手动输入冗长且容易出错的 IBAN。

瑞士二维码

瑞士二维码包含在瑞士的二维码发票中，可以以机器可读的格式快速轻松地付款。这些条形码能够存储多达 997 个字符，内容包括金额、货币、IBAN、付款人信息、帐户所有者、参考信息以及用于提供额外详细信息的自由文本区域，所有这些都是必需的。

Dynamsoft 如何帮助财务文档自动化？

金融行业的自动化带来了新的效率水平并彻底改变了传统流程。随着技术的发展，财务工作流程自动化变得越来越普遍，简化了操作，提高了准确性，降低了成本。

从高速文档扫描到读取多种条形码类型的能力，Dynamsoft SDK 可以帮助金融科技公司加强文档自动化，以防止错误、节省时间并保护数据。

高速文档扫描

Dynamsoft 的 Dynamic Web TWAIN SDK 因其令人难以置信的高速、稳健性和安全性而受到超过 5300 家公司的信赖。它是一款文档扫描仪 SDK，专门为满足大容量文档而设计，使最繁忙的金融科技公司可以在单个会话中扫描数万页。高级扫描和编辑功能以及简单的存储和检索功能进一步使最终用户的日常任务变得简单。它还提供 64 位服务来轻松处理更大的数据。