DocuWare平台——用于文档管理和工作流程自动化的内容服务平台详细介绍（上）

DocuWare平台——用于文档管理和工作流程自动化的内容服务平台

成功实现办公自动化所需的一切

DocuWare 是一个先进的平台，可让您集中、快速、有效地管理、处理和利用业务信息。 我们的文档管理和工作流程解决方案的各项功能可以集成到任何 IT 系统中，可以数字化任何部门的手动或纸质业务流程。提高您公司的生产力，让您的团队更轻松地完成每一天的工作，从使用 DocuWare 开始。

DocuWare 客户端概述

DocuWare 客户端是您完成大部分与文档相关工作的地方。在工作区域之间切换以归档、查找和编辑文档。众多功能和自动化流程可以帮助您以结构化的方式快速地执行所有任务。您还可以直接从 DocuWare 客户端打开配置管理器，从而使您可以自定义应用程序或添加新的应用程序。

独立、移动工作
随时随地访问您需要的信息。保持正在进行的工作流，并在家中或旅途中继续处理您的任务。您所需要做的是选择浏览器和登录 DocuWare 的互联网连接。切换到触控模式可以在平板电脑上工作或使用我们的 iOS 或Android 版 DocuWare 移动应用程序在您的智能手机上检索信息。当您不在办公室时批准文档或执行任何其他任务。

1.在浏览器中打开 DocuWare
2.捕获和预排序文档
3.快速查找信息
4.组织日常办公任务
5.执行工作流任务，并高效地进行协作
6. 对项目使用文件夹结构
7.索引和安全地归档文档
8.菜单适应和扩展功能
9.查看、编辑、注释和共享文档

一、收集和组织信息

将业务流程所需的所有信息集中在一个中央平台上。发票、交货单、申请表、项目计划或演示文稿——DocuWare 识别所有的文档类型和格式。自动导入和索引功能保证信息即时可用、工作流程快速和全面的生产力。

文件柜作为中央信息平台

将扫描件、微软Office文档、pdf、ERP记录、Web表单和电子邮件一起存储在易于搜索的文件柜中，并立即从任何设备访问它们。以结构化的方式捆绑信息，并为任何业务领域创建文件柜，如会计、人事文件、销售和市场营销。智能索引、全文索引和排序功能为授权用户瞬间提供正确的信息，可以在多个文档中进行并行搜索。

用于存储、搜索的对话框

当文档存储在文件柜中时，每个文档都包含结构化索引数据。使用简单的模块化系统来定义您要使用的索引字段和对话框。为存储、搜索和结果视图配置各个对话框，并将它们分配给各个用户或用户组。所以每个人都有自己管理特定任务所需的用户界面。

从所有来源捕获文档

通过扫描直接捕获和分类纸质文档。对于文件、pdf和电子邮件，在相关的企业应用程序中使用“导入”、“拖放”或“直接命令”。无需用户操作即可将文档直接存储在文件柜中，或首先在数字文档托盘中捕获扫描件和文件。

DocuWare中的文档托盘是一个临时存储装置，可以单独使用或一起使用，以便在文档归档之前查看、装订和排序。文档以原始格式或 PDF/A文件存档。

在将文件安全地存储在数字文件柜中之前，只需将它们导入、扫描或拖放到数字文档托盘中即可。

无需手动输入数据的索引

DocuWare 通过自动读取文档内容（例如全文索引）或从外部来源（如文本文件、数据库或地址簿）导入索引信息，将文档捕获转变为高效的过程。使用正确的索引日期扩充文档的方法既有效又多样：

机器学习
智能索引可自动识别文档中的关键信息，并使用它来填充存储对话框中的字段。一旦您修正了一个索引值，机器学习服务就会从您的反馈中学习，并且索引质量会随着增加的文档而增加。

通过标记进行内容传输
使用 One Click Indexing（一键索引）功能，您可以在DocuWare Viewer中打开的文档中标记术语，日期或金额，以迅速将内容填充到索引字段中。因此，即使是复杂的发票或IBAN（国际银行号码）也可以毫不费力地输入。

从打印流导入
使用通用的 DocuWare 打印机，您可以使用打印命令将几乎任何应用程序中的文档导入到 DocuWare 中。对于发票等标准化文档，DocuWare 打印机自动识别存储标准，如客户编号、日期和索引联系人，以进行索引。

使用受监视文件夹导入文件
DocuWare Import 功能将扫描的发票或PDF 等文档从您的 EDP 系统导入 DocuWare。一旦它们存储在文件系统已定义的文件夹中，DocuWare Import 就会使用特定的元数据自动归档它们。此外，Barcode & Forms 模块读取条形码，对扫描的文档进行分类、分离和索引。

数据同步
Autoindex（自动索引）从外部数据源检索信息，并使用它来丰富 DocuWare 中的数据记录。在下文的 Integration （集成）下了解更多关于自动索引的信息。

不需要手动输入数据；
自动进行智能索引；
提取索引值并完成归档对话框的字段。

连接到您的电子邮件客户端

电子邮件通常包含对您做出决策至关重要的关键信息。管理您的电子邮件以及相关的业务文档，并将它们提供给所有授权的同事使用。DocuWare 单独或一起从任何客户端收集电子邮件和附件。存档的电子邮件会被适当标记，并且可以直接在您的本地电子邮件应用程序（例如 微软 Outlook）中的 DocuWare 答复或转发。

来自 Outlook 的电子邮件
电子邮件和附件从 Outlook 导入到 DocuWare 或直接从邮箱安全存档中进行搜索。连接到 Outlook，使您能够将 DocuWare 无缝集成到 Outlook 中。在存储索引值（如发件人、主题和电子邮件地址）时，会自动从电子邮件中获取。可以从地址簿或 CRM 等外部来源添加个人和公司名称。

来自其他帐户的电子邮件
在DocuWare中通过 Connect to Mail 功能安全地保存来自Google，Yahoo，Web.de 和许多其他网络邮件客户端的电子邮件，并同时检索与项目相关的所有文档（不仅是电子邮件，还包括草图或合同）。DocuWare 监控电子邮件客户端中的文件夹，将传入的邮件导入存档，并用必要的索引数据（如发件人或主题）丰富它们。

使 DocuWare 无缝集成到Outlook中。您可以在 DocuWare 功能区中或通过情景菜单存储或搜索电子邮件。

用于数据捕获的Web表单

创建基于web的表单，并通过URL共享它们，以快速、轻松、清晰地捕获信息。即使是那些无法访问您 DocuWare 系统的人也可以在任何设备上填写表格，然后通过提交将其直接传输到 DocuWare。 然后，交付的数据可用于直接触发业务流程或导入其他程序，例如您的 ERP 或 CRM系统。DocuWare Forms允许您创建基于 Web 的表单，无需编即可快速处理申请、订单或注册等。或者，通过在 DocuWare 工作流程中立即处理休假或病假请求的表单，在您的内部网上启用 HR 服务。

使用直观的编辑器轻松创建和发布基于 Web 的表单。不需要任何编程技能。可以在任何设备上的任何浏览器中打开、填写和提交已发布的表单。

二、访问、显示和编辑内容

为了有效地执行和完成您的任务，您手头需要有必要的信息。DocuWare 在几秒钟内为您的团队提供有关客户、项目或业务流程的全面信息。

灵活的搜索

输入个别搜索词或从下拉列表中选择关键字、使用占位符和逻辑链接以及索引数据来搜索文档内容。搜索结果立即以列表形式提供，您可以根据需要进行排序。相关文档会根据需要相互链接。

文件夹视图

如果您也喜欢将文档分类到文件夹中，那么使用 DocuWare 您可以轻松地做到这一点。将文档映射到任何文件夹结构中，并同时使用多个项目文件，每个文件夹里的文档的版本相同，不会重复出现。

从其他程序搜索

将 DocuWare 功能强大的搜索功能直接集成到其他程序中，可以实现最高效率。例如，您可以直接从 ERP 访问发票和交付记录，直接从人力资源软件访问人事文件，从 CRM 访问客户通信记录，或从 Outlook 访问存档电子邮件和相关信息。

显示

在 DocuWare 查看器中，您可以通过 Mac、PC 或 Linux 上的任何浏览器打开任意程序创建的文档。文档翻阅、旋转或页面缩放或将文本复制到剪贴板，还有很多可用的编辑功能

编辑

将注释、评论或图章添加到文档或突出显示重要内容。文档本身通过叠层技术保持不变。或者，在原始程序中打开和编辑文档，并将它们直接保存回存档中。根据设置情况，DocuWare 会自动创建一个新版本。

共享信息

下载文档，打印出来并直接从 DocuWare 中打开电子邮件进行转发。或发送和共享指向单个文档或列表的链接，而不是大量的电子邮件附件。这确保了只有那些有权查看内容的人才可以访问这些内容。

独立存档

使用 DocuWare Request 收集特定文档或选择整个文件夹的文件，将它们提供给审计员、外部员工或其他服务提供商。使用集成的浏览器，他们可以搜索和查看文档——无需DocuWare 或其他附加软件。

未完待续~~~~~~