信息组织中的规范和控制

信息组织中的规范和控制

随着信息时代的到来，信息资源的管理、利用和共享成为了一个全球性难题。信息组织是一个重要的环节，其目的是将信息资源有意义地组织起来，方便用户查找、利用和管理。信息组织中的规范和控制对于实现这一目标至关重要。

信息组织中常用的规范和控制类型

信息组织中的规范和控制可以分为四大类：描述控制、词汇控制、句法控制和相关因素控制。

布尔逻辑

在介绍这四类规范和控制之前，我们先来了解一下布尔逻辑，因为布尔逻辑是这些规范和控制的基础。

布尔逻辑是一种逻辑学上的运算，是指以真或假值作为逻辑变量取值。在信息组织中，布尔逻辑常用于检索，包括以下几种运算符：

1. AND (与) 记为：x∧y (x AND y), 当x = y = 1，x∧y = 1，否则x∧y = 0
2. OR (或) 记为：x∨y (x OR y), 当x = y = 0，x∨y = 0，否则x∨y = 1
3. NOT (非) 记为：¬x (NOT x), 当x = 1，¬x = 0，x = 0，¬x = 1
4. XOR（异或/排他或）当x=y=1/0，结果=0，x，y其中一个为1，结果为1
5. A NOT B：A AND （NOT B）

在信息检索中，我们可以使用这些逻辑符号来组合关键词，从而进行精准的检索。例如，如果我们要查找“苹果”和“电影”这两个关键词同时出现的文献，我们可以使用AND运算符表示为“苹果 AND 电影”。

描述控制

描述控制是指对描述内容和描述方式进行控制，以保证数据的准确性和一致性。在信息组织中，我们常常需要对元数据进行规范化处理，包括以下方面：

元数据项目

元数据项目是描述一件事物的基本单元，也就是所谓的“数据元素”。在进行元数据描述时，我们需要明确可以使用哪些数据元素以及它们的组合方式。

文字规范

文字规范是指对元数据项目中填写的文字进行语法和格式的规范化处理。例如，在中国图书馆分类法（CCL）中，每个分类号都有其固定的格式，如“TP3-5”表示信息与通信工程，而“TP3.5”则表示信息学。

描述级别

描述级别是指对元数据进行详略程度的规定。例如，在图书馆的编目规则中，对于每一本书籍，需要描述的详细信息会受到不同级别的要求，如“精细编目”、“简易编目”等。

数据格式

数据格式是指进行元数据描述时所采用的格式，如xml、MARC等。

词汇控制

词汇控制是指对文献中所使用的词汇进行规范化处理，以保证检索的精确性和一致性。词汇控制可以分为以下几个方面：

控制语言

控制语言是指根据信息资源组织和检索的需要，制订信息标识选择和组织的规范。控制语言包括的内容很多，包括资源描述语言，如图书馆的编目规则、元数据规范等，以及检索语言或知识组织系统（KOS），如分类法、主题法等。

词汇单义性

词汇单义性是指一个概念只用一种语言表达，而一种语言只表达一个概念。这样做的好处是可以避免同一概念用多种不同词语表达的情况发生，从而便于检索和理解。

词汇准确性

词汇准确性是指所使用的词汇应具有明确、科学、准确、通用等特点，不允许出现词义含糊的现象。例如，在图书馆编目中，为了避免“汽车”和“火车”这两个词被混淆，在词汇控制中可以对它们进行分类和限定，从而避免出现混淆。

词汇适用性

词汇适用性是指所使用的词汇应适用于检索工具，符合用户使用习惯和文献状况。在选择词汇时，需要考虑到用户的需求和使用环境等因素，从而选择最适合的词汇。

词汇相关性

词汇相关性是指在选择和规定词汇之间的联系时，要按照使用需要，使语词之间建立起严密的语义网络，从而便于用户查找并理解所需要的信息。

词汇兼容性

词汇兼容性是指在不同的主题领域和语言之间，所使用的词汇应当具有互相兼容的特点，以便于信息在不同领域和语言之间流通和共享。

句法控制

句法控制是指对文本句法结构的规范和控制，从而便于检索和理解。句法控制包括以下几个方面：

引用次序

引用次序（或称为组配次序）是指表示文本信息时所采用的排列方式。例如，在图书馆编目中，采用的引用次序是主题词-作者-题名-出版社-年代等。

辅助符号

辅助符号是指在信息描述中采用的各种符号，如标点符号、缩略词、国家代码等。

句式转换

句式转换是指在描述信息时，把一个句子转换成另一个与原句有相同意义的句子。

相关因素控制

相关因素控制是指对信息资源中各种相关因素之间的关系进行规范化处理，以便于方便用户查找和理解。相关因素控制可以分为以下几个方面：

引用关系

引用关系是指文本信息中不同部分之间的引用关系，如在图书编目中，主题词和标题之间就有一种引用关系。

链接关系

链接关系是指由于特殊的原因，需要对信息资源之间进行链接的一种关系，如在图书编目中，某些书籍可能属于同一个主题，需要进行链接。

用户需求

用户需求是指在对信息资源进行描述和组织时，需要考虑到用户的实际需求和使用习惯。例如，在设计一种分析工具时，需要考虑到用户对于结果输出的需求，从而设计出符合用户期望的输出方式。

总结

信息组织中的规范和控制是保证信息在不同领域、不同语言之间流通和共享的重要手段。这些规范和控制包括描述控制、词汇控制、句法控制和相关因素控制等方面，每个方面都有其独特的作用和意义。在未来的发展中，我们需要不断完善这些规范和控制，以适应不断变化的信息环境。