如何做好一场部门内部知识或技术分享 ？

一 、前言

1、分享的价值

不论一个分享的背景是什么，分享价值的衡量都只能根据听众的受益来衡量，听众才是整个分享的核心，如果听众不能从分享中受益，那这个分享将毫无意义。

当然，分享者也能从分享中获益，但是这个是分享的附加价值，不是核心价值。

总之，分享的价值高低取决于听众的受益程度

2、分享的基础

要做好分享，首先要有一个分享的心态。
通常我们很少会去主动把知识传递给大家。背后的原因可能比较复杂，不够自信，或者有压力等等。而往往分享来自于工作任务。如果应付了事，那只能是浪费时间。一定要有做有价值的分享的心态。

分享的价值取决于听众的受益程度，而分享的质量想必是取决于分享者准备的认真程度了。

二、主题准备

1、听众分析

作为分享者，一定要分析听众需要什么，这样才能带给听众更有价值的分享。听众分析的思路很简单，无论是分享给熟识的听众：同学、同事，还是分享给陌生人，我们都可以从职业特性入手。
如果分享对象是学生，就以所学专业为主要参考指标，如果分享对象是职场人士，那就以所在岗位作为主要参考指标。

如果条件允许的话，也可以提前以问卷等形式收集大家的需求。

总之，分享首要考虑的是听众的需求。

2、自我分析

没有金刚钻别揽瓷器活，如果没有干货，再好的技巧都是空有其表。

作为分享者，除了要了解听众的需求外，也要分析自身的特长。不要轻易挑战自己的弱项，也尽量不要把还没有实践过的知识分享给听众，不然容易现场翻车(⊙o⊙)。

一定要结合自己的知识储备以及听众的知识储备来进行分享准备

另外，知识的传播一定是衰减的。这个衰减的过程是 储备知识->传播介质->听众。

传播介质可以是图文博客，也可以是PPT，也可以是音频、视频等等

粗略的打个比方，如果满分是100分，假设你储备了90分，按照15%的衰减来说那就是 ：
储备知识(90)->分享介质(76)->听众(65+(-30))。

这里的-30的意思是，如果听众没有相关知识储备，那听众接收到的可能最多就是35分。

3、选定主题

选择主题，首先就是要根据听众的需要以及分享者自身的能力/经验取交集，划定范围。
举例：

• 消息中间件（知识储备：80）
• 微服务（知识储备：50）
• 容器化（知识储备：30）

接着，我们要根据自己的需求进行选择。
首先，最有把握的就是消息中间件。如果消息中间件的主题已经分享过多次，没有分享意愿，也可以选择微服务或者容器化。
由于微服务和容器化的知识储备不够，我们可以选择将主题进行裁剪，把自己所掌握的部分的深度给挖掘出来。那么可能的分享主题就是：

• 微服务：服务熔断及限流最佳实践
• 容器化：容器化部署通用解决方案

当然，如果听众完全不了解相关主题，哪怕只有30分的知识储备，也可以从容选题。

总之，听众感兴趣，分享人hold住，那这个主题就没问题。

三、内容准备

1、提纲准备

吹牛要打草稿，提纲是为了帮助分享者梳理分享的思路。
一个分享的提纲，在我看来要做到两点：

• 引人入胜
• 娓娓道来

想做到这两点，可以参考以下几个引导方式

思想传播类

• 为什么要做这个分享？
• 听众能从分享中获得什么？
• 我是怎么看待这个主题的
• 我为什么会有这样的观点

例：中国人太多了吗？

知识推荐类

• 为什么要做这个分享？
• 听众能从分享中获得什么？
• 什么场景下需要这样的知识/经验？
• 这些经验能解决哪些问题？
• 这些知识如何解决我们的问题？
• 为什么推荐该方案而不是其他方案？

例：服务熔断及限流最佳实践

提纲示例

• 服务稳定性痛点 （需要应对的场景）
• 服务熔断与限流介绍 （概念解释与引导）
• 服务熔断的常见方案 （货比三家）
• 服务熔断的最佳实践 （我认为的最佳方案与理由）
• 服务限流的常见方案 （货比三家）
• 服务限流的最佳实践 （我认为的最佳方案与理由）
• 应用该方案的前后对比 （好不好，看疗效）
• 后续展望 （随便吹吹牛就好）

2、章节内容

这就好比是写议论文，我们的论点已经设定好了。
章节内容其实就是我们要准备的论据。

如果对于已经选定的主题非常熟悉了，那写就完事儿了。
如果还不是很有信心，俗话说的好：他山之石可以攻玉。好好利用搜索引擎查找下资料，也可以借鉴下别人的观点。

按照上述我们列好的提纲，准备好以下搜索关键字即可：

• 服务熔断
• 服务限流

3、开场白

熟识的听众

如果是熟识的人：同事、同学，那就非常简单了。 说清楚自己是谁就行了，为了活跃气氛，可以稍微加点幽默。

范例1：我是来自A团队研发专家，我的名字是张海洋。
弓长张、星辰大海的海，热情洋溢的洋
。今天我带来的主题是：XXX。我会带着我的热情，跟大家一起领略这个主题的星辰大海。

范例2：我是来自A团队研发专家，我的名字是张海洋。我可能是最痴情的男人，因为“最痴情的男人像海洋”。今天我带来的主题是：XXX。希望经过本次分享，大家能对这个主题痴情起来。

陌生的听众

如果是陌生的听众，那意味着他们对你还不够了解，还需要建立基础的信任，总之就是吹好牛皮，赢得基础的信任。

范例1：我是来自X集团X事业部的资深研发专家，我叫张海洋。弓长张、海洋的海洋。我主要负责X业务，我所负责的系统每天的访问量大约30亿PV，峰值QPS在1W左右。平均每天成交额约2亿RMB。今天我带来的主题是XXX，主要是跟大家分享我在XXX方面的一些经验。

四、PPT

1、PPT模板

如果没有独立设计PPT的能力，可以直接下载免费的PPT模板：简约PPT模板_简洁PPT模简约PPT模板_简洁PPT模板下载 - 优品PPT简约PPT模板_简洁PPT模

如果你对自己的审美没信心，或者你对自己的演讲能力有信心，也可以选择白底黑字

2、PPT建议

图标优于文字

PPT是为了引导听众跟着分享者的思路走，而不是分享者的提词器。如果听众在阅读PPT，或者听着分享者朗读PPT，那么这场分享一定效果很差。

风格要统一

PPT上的元素：字体、图形、动画一定要保持风格的统一，不然PPT就容易做成大杂烩。
如果是用的模板，那么字体、图形就一定要跟模板保持一致，否则浓浓的违和感就会影响分享质量。

避开PPT反面教材

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五、排练

1、场地与设备

场地空间

在分享之前，要熟悉下分享的场地。熟悉场地主要是了解场地的大小，座位数（可以容纳人数）等元素。然后确认站在离最后排听众最远的位置讲话，听众是否可以听清。原声覆盖不了的场地应该都会有扩音设备，也可以提前熟悉一下。

如果可以选择场地的话，建议选择接近预期听众人数的场地。

投影设备与效果

现在大多数的投影设备硬件素质都没啥问题，对于普通场地来说是够用的，但是受场地空间限制，投影仪与幕布的距离不一定合理。

所以，拿着电脑确认下投影效果就非常必要了。主要确认以下两个方面：

• 投影的色彩与预期是否一致
• 最后排观众的位置是否可以看清内容

如果有翻页笔的话，也别忘了测试一下。

2、试讲与调整

试讲思路

PPT只是思路的一种静态呈现，实际效果一定要试过才知道。
在大脑中排练了千百遍的台词，可能真的等到说出口的时候跟自己的预想会有很大的差别。

条件允许的话，可以拉一到多名听众进行试讲。最好是有分享经验的听众，这样给出的反馈可以更全面一点。找不到听众怎么办？自己用手机+自拍杆固定好作为自己的AI听众，将自己的试讲录制下来。

基本上经过2-3次试讲就差不多熟练了，更多就看临场的发挥了。如果练了3次还不满意怎么办？接着练呗！^_^

注意事项

• 控制好时间，如果正式分享时后续还有其他事项，超时就意味着压缩了别人的时间
• 牢记PPT，如果翻页后发现自己前面铺垫错了，那将是满满的尴尬

六、临门一脚

1、开场前

• 提前10分钟到场
• 准备好投影并测试翻页设备、扩音设备等
• 可以跟提前到场的听众做一些简单的交谈，最好能拉到一两个托儿

2、进行时

• 不要坐着分享，这会失去气场
• 手握翻页笔可以让你避免手无处可放的尴尬，也能适度减压
• 适当的提问可以了解听众的想法，随机应变
• 如果有听众提问了难以当场回答的问题，或者是有挑战意味的问题，万金油招数：这个问题不是今天分享要解决的，咱们可以私下聊

3、收尾

最后一个环节通常是Q&A，在听众提问结束后，分享就完成了。
但是还有一件重要的事情，那就是收集反馈。（可以使用腾讯问卷：腾讯问卷 - 免费好用的问卷调查系统 ）
后续可以根据听众的反馈来作调整，持续提高自己。

编辑导读：无论哪个行业的公司，都有内部分享机制。在互联网行业，针对业务知识传播、专业方法论沉淀、实践踩坑案例等，都需要通过某种分享方式积累，目的是让内部成员更快速的成长，同时完善部门知识体系。本文以“设计部门分享机制变革”举例，阐述内部分享方式的调整思路和做法，供大家一同参考学习。

一、传统的内部分享是怎样的？

我们先来还原一个工作场景：

公司某个部门团队齐聚会议室，参与同事的分享讨论会。按照常规操作，分享人照着准备的材料一气呵成陈述完毕，然后询问大家针对分享的内容有没有啥想法？大家互相对视之后缄默不语。好，本次分享会到此结束……

会后询问参与分享会的同事：“你认为平时的内部分享内容怎么样？自己有收获吗？”。

• A同学：分享的内容不怎么感兴趣，感觉像是刷了一个新闻，简单了解了这个“知识点”。
• B同学：分享的主题倒是挺不错的，就是时间太短，内容比较浅有种意犹未尽的感觉。
• C同学：分享内容干货少，对自己的工作或生活没有实际的启发或帮助。
• D同学：内部分享是轮流执行的，每次分享材料的准备对自己来说是一种煎熬，很多时候不知道要分享什么……

根据以上小伙伴的描述，我们可以总结出传统分享会的常规流程：

• 通常由一个人准备材料和阐述。
• 自由选择分享的主题，不限定具体方向。
• 由于分享时间有所限制，分享的内容比较少，并且输出的观点容易“重结果轻过程”。
• 每个人对于通过分享会是否有所收获的理解存在差异，很难做到让绝大部分参与人满意。

二、传统分享机制存在的问题

从上面分享会的流程中暴露出以下问题：

• 团队成员是否对分享的目的和定位，有明确一致的看法？
• 如果不圈定分享主题的具体范围，太多的选择意味着很难选择。
• 众人拾柴火焰高，几个人做前期准备总好于一个人，并且能促进成员协作。
• 不能让“课题材料准备时间和分享时间”成为影响产出质量的因素。
• 如何最大可能保证每位成员积极参与、并且从中受益匪浅？

三、分享的目的是什么？

其实目的很简单，无非就是两个：

1. 内部分享是促进团队成员沟通交流的一种方式。
2. 通过分享，参与人能够有收获。

任何时候都需要围绕目的和定位展开，不能让内部分享流于形式，若听完没有多大的收获，再或者这种收获不能得到实际应用，等同于整个过程都是在浪费大家时间！

四、如何改变？

“存在的问题和做这件事的初心”是我们找到的“病因”，接下来需要解决的是围绕病因“对症下药”。

下面以近期部门对分享机制所做的调整举例，从以下几个方面着手思考：

1. 明确分享目的，达成一致意见

有的同事希望分享内容有助于日常工作项目；有的同事认为不一定要那么“功利”，只要是正向有趣的东西都可以分享，比如聊社会学人文学、近期火热的节目等。有不同的想法很正常，这时候需要部门管理者确定内部分享的主旨。

前段时间部门意识到之前分享会存在上面提到的问题，专门组织了成员讨论，最终敲定了一个方案：将分享拆分为两种类型：

• 一种是紧密结合工作项目和专业能力提升的研究型课题分享。
• 另一种是不限定范围，任何美的、有趣好玩的、突发灵感的轻松型话题分享。

研究型课题需要投入相对较大的精力去准备，确定为部门分享的主线。而轻松型话题分享不做任何具体要求，属于次要辅助地位。

2. 圈定分享内容范围，激活成员想法

互联网产品设计领域经常提到一句话“不要给用户过多的选择，因为会增加用户的理解成本拉长决策时间，甚至有可能增加出错概率”。所以这里需要把握一个“度”，既要框定分享的主体方向和大概范围，又要让团队成员基于这个范围能够灵活的确定分享主题和内容。

针对这个问题，部门提出了两种解决方案：

• 由部门根据成员需要提升的专业能力、近期项目中暴露出的问题、以及未来规划的项目，提出固定的分享课题。目的也很明确：通过深度融入具体业务，解决问题的同时提升专业能力。
• 部门成员根据自己实际参与项目过程中遇到的问题或想法，主动提出想要学习和了解的课题，纳入到“分享储备库”中，确保课题分享不间断。

3. 单兵作战改为多人协作

课题既然结合了业务，不同成员参与的项目不同、思考维度也不同，由多人共同完成一个课题研究与分享，便于多维度更加全面的内容呈现。

所以我们部门决定采用小组机制，一个小组至少由两个人组成，内部协商分工。这样的做法既有利于完善分享的课题，也为成员之间沟通协作提供了磨合机会。

4. 分享前期准备和分享时间，依据分享主题灵活调整

传统的分享往往以单周或者双周为间隔，交替轮流分享，但实际工作中大概率会比较忙碌，导致没有足够的时间准备分享材料，但是到了时间节点又必须有产出，当然直接会影响分享质量。

将“对时间的把控权”下放到具体的小组，这样做解决了因为时间紧张而影响到内容质量的问题。调整为根据选定课题的难易程度，以及课题小组成员分工情况，分阶段输出。

5. 成员自主选择感兴趣的分享课题，确保有所收获

每位同事至少选择一个自己作为小组成员参与的“感兴趣的课题”，其他小组的课题依据自身的时间安排，自愿决定是否参加。这样确保了小组的每位成员都能够认真积极的准备课题，并且多个课题可以同步推进。

其实想要有收获特别简单，满足两个条件即可：感兴趣、投入时间思考。以上提到的每一点改变都是围绕这两个条件展开的。

总结

日常工作中不同部门有各种不同的分享会，针对内部定期的部门成员分享：总结目前分享机制存在的问题、剖析出分享的初衷和目的、结合实际业务发展情况，做出相应的改变。

以上案例的做法供大家参考，并且需要牢记“依据你所在的工作环境和机制，因地制宜的提出最小成本的可落地方案”。希望对你有所帮助。