董事信息同步不及时？文件安全没保障？试试这一招

信息同步是团队合作的基础，董事信息同步不及时极易造成信息不对称影响沟通交流和决策，如何保证及时将信息同步给所有董事？可以尝试将董事会的文件及归类整理到一个平台上，董事需要文件时可以从中查找，需要董事审阅的文件可以向董事推送通知，同时对涉及隐私和敏感信息的内容。

在分发文件中注意保护隐私安全，帮助企业文件存储、管理、共享与协作，使用会前会后系统管理董事会文件，平衡安全性与便捷性，主要优势在：

多端访问、多端同步

会前会后系统可以多端访问、多端同步，避免在董事的不同使用设备中存在信息差。董事无论使用手机、平板，还是笔记本电脑，浏览记录、文件批注等所做操作都会在不同使用设备的个人账号中同步，这确保董事无论在哪台设备上登录，账号内容都能保持一致。

文件集中管理，工作有痕迹

文件存储散乱、查找困难，信息共享低效，存在泄露风险……在企业文件管理中，董事会的文件信息是公司核心的机密信息。邮件等平台并不适宜内部机密文件的分发与传输，不仅是因为文件传输平台散乱，无法集中管理机密信息，还因为无法控制信息的本地存储。

会前会后系统集中存储董事会的信息，构建董事会内部信息文件平台，成为董事存取文件的唯一方式。无论存取、查看或下载，皆有审计跟踪保存记录在后台。

文件内容实时沟通，多样化的沟通方式

当董事会成员之间的信息交流不畅，很难满足董事及时获取决策所需的重要信息。理性和经验、内部和外部、争议与困惑、反对与同意交织在一场决议中，充分沟通，有利于促进董事会成员间消除分歧达成共识。

会前会后系统支持董事在浏览文件时实时在文件上留下批注，共享给其他董事；或者采用讨论群组的方式，和想交流的董事（们）单独沟通，便于增强议事民主气氛，提高董事的议事参与度。

文件安全管控，安全保护

文件安全管控，着重于分发与下载、权限控制、存储与删除等方面。会前会后系统有细颗粒度的文件权限、自动文件水印、双重身份验证，审计跟踪、排期删除等安全手段，从内容和外部两方面为董事会文件提供安全保护，保护企业机密看数据信息只留在会前会后平台内部。

会前会后系统能够促进董事会工作规范与留痕，把控决策、审议、会议的流程规范，加强董事会不同成员间的信息共享，减少信息不对称，促进董事会成员协同工作与达成共识，督办董事会会议决议执行落实。以数字化赋能董事工作履职，提升董事会运行管理效能。