从技术手段与管理制度出发，探索文件禁止外发的方法（七点措施，不容错过）

随着信息技术的飞速发展，文件通过网络或存储介质外发变得极为便捷。然而，随之而来的数据泄露风险也在不断增加。如何限制文件外发成为了企业确保信息安全的首要任务之一。本文将从技术手段与管理制度两个角度，全面分析如何有效限制文件外发，避免潜在的安全威胁。

要禁止文件外发，可以从以下几个方面着手：

一、技术手段

1. 数据加密与权限管理 ：
   • 文件加密 ：使用专业的加密软件对重要文件进行加密。这样即使文件被意外发送出去，没有正确的解密密钥，接收者也无法正常查看内容。例如，采用域智盾透明加密技术，文件在企业内部环境中可以正常使用，但一旦脱离这个环境（如被外发到外部设备或网络），就会变成密文状态。

     

   • 权限设置 ：基于角色的访问控制（RBAC）来分配文件访问和操作权限。对于普通员工，可以设置为仅允许在公司内部网络中访问和编辑文件，但禁止外发权限。而对于管理层或特定需要外发文件的岗位，根据业务需求授予相应的外发权限，但需经过审批流程。

     

2. 网络访问控制 ：
   • 虚拟专用网络（VPN）管理 ：对于需要远程办公的员工，通过 VPN 进行网络连接时，在 VPN 服务器端进行严格的访问控制和流量监测。一旦发现员工尝试通过 VPN 通道外发文件，可以立即中断连接或进行报警提示。
   • 防火墙设置 ：配置企业级防火墙，除了常规的网络安全防护功能外，通过设置访问控制规则，阻止员工通过常见的文件传输协议（如 FTP、HTTP 等）将文件发送到外部网络。例如，可以禁止员工访问特定的文件传输网站或限制特定端口的使用，这些端口通常用于文件外发相关的网络服务。

     

3. 邮件过滤与监控 ：
   • 邮件安全网关 ：部署邮件安全网关，对企业内部邮件进行监控和过滤。可以设置规则，阻止包含特定类型文件（如机密文档、源代码等）的邮件发送到外部邮箱。同时，对于疑似包含敏感信息的邮件，可以进行人工审核或自动加密后再发送。
   • 邮件内容分析 ：利用邮件内容分析技术，对邮件正文中提到的文件外发相关关键词（如 “发送附件给外部人员”、“共享文件到外部邮箱” 等）进行监测。一旦发现此类关键词，结合文件附件的检测结果，及时进行预警或阻止邮件发送。

     

4. USB 端口控制 ：
   • 软件禁用 ：安装终端安全管理软件，如域智盾，对 USB 端口进行软件层面的控制。可以设置为禁止或仅允许特定的经过认证的USB 存储设备，设置U盘等存储设备的读写模式，记录设备的使用及存储情况等等。

     

   • 物理禁用 ：通过在电脑主机的 USB 端口上使用物理锁或胶水等方式进行封堵，直接禁止员工使用 USB 存储设备进行文件外发。这种方法简单直接，但可能会影响到一些合法的 USB 设备使用（如 USB 键盘、鼠标等），因此需要谨慎使用。
5. 打印控制 ：
   • 打印机权限管理 ：对公司内部的打印机进行权限设置，只有经过授权的员工才能使用打印机打印文件。同时，可以通过打印机管理软件对打印任务进行监控和记录，防止员工通过打印文件后再将纸质文件带出公司进行外发。
   • 水印技术 ：在员工电脑上使用水印技术，对电脑屏幕、电子文档及打印文件设置水印，可利用水印技术追踪溯源，防止文件外泄造成信息泄露。

     

二、管理措施

1. 制定严格的安全策略和规章制度 ：
   • 明确文件外发的审批流程 ：制定详细的文件外发审批制度，规定哪些类型的文件在什么情况下可以外发，以及需要经过哪些人员的审批。
   • 建立安全意识培训机制 ：定期对员工进行安全意识培训，强调禁止文件外发的重要性以及违反规定的后果，增强员工的安全意识和责任感。
   • 签订保密协议 ：与员工签订保密协议，明确员工在保护公司数据安全方面的责任和义务，包括禁止未经授权的文件外发行为。

     

2. 监督与审计 ：
   • 建立监控体系 ：部署专门的安全监控系统，对公司内部的网络流量、文件操作行为、邮件发送等进行实时监测。
   • 定期审计 ：定期对公司的文件管理和外发情况进行审计，检查是否存在违反安全策略的行为。审计内容可以包括文件外发审批记录的完整性、员工对文件的操作是否符合权限规定、网络监控系统的日志分析等。