《卓有成效的管理者（The Effective Executive）》

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一、Survey（总览目录）

 

二、Question（提出问题）

 

第一章 卓有成效是可以学会的

1、什么叫做卓有成效？

    卓有成效就是 按时完成该做的事情。

 

2、卓有成效为什么这么重要，为什么需要卓有成效？

    有效性是“知识工作者”的一种技能。

 

3、“知识工作者”和“体力工作者”的区别？

    “知识工作”——有效性：按时完成事情。“知识工作”不能用数量、成本来衡量，只能用结果来衡量。

    “体力工作”——效率：把事情做对，而不是做对的事情；“体力工作”可以用数量和质量来 衡量。

 

4、难以达到“有效性”的原因是什么？

    每一个管理者都必须面对的现实是：一方面要求他们具有有效性，另一方面却又使他们很难达到有效性。具体分为

以下四个方面：

    （1）管理者的时间往往只属于别人，不属于自己；——每个人都可以随时来找他。

    （2）管理者往往陪迫于忙于“日常运作”，除非他们敢采取行动改变周围的一切。——例如公司的总经理应该负责整个企业，但却仍免不了要监管市场营销或其他事务，原因是这些总经理往往是从某一职位提拔上来，虽然升到了高层，却未能改变之前一辈子养成的工作习惯。

    （3）管理者本身处于一个“组织”中。——意味着只有当组织中的其他人能够利用管理者的贡献时，管理者才算有效。

    （4）管理者身处一个组织的“内部”，受到组着的局限。——组织是社会的一种器官，只有能为外部环境做出贡献，才能算有所成就。但是当组织的规模日益扩大时，其内部的事务也将变得更多，这些事务占据管理者更多的时间、精力，使其难以顾及自己的真正任务，无法为外界提供有效的服务。

 

5、要成为卓有成效管理者必须在思想上养成的习惯？

    （1）有效的管理者知道他们的时间用在了什么地方。

    （2）有效的管理者重视对外界的贡献。

    （3）有效的管理者善于利用长处。

    （4）有效的管理者集中精力于少数重要的领域。

    （5）有效的管理者善于做有效的决策。

 

第二章 掌握自己的时间

1、有效性的管理者如何管理自己的时间？

    （1）记录时间；——记录自己时间花费在什么地方。

    （2）管理时间；——减少非生产性工作占用的时间。

    （3）统一安排时间。——通过统一调整安排，把“可自由运用的时间”集中成大块的连续的时间段。

 

2、有效的管理者和其他人最大的区别？

    有效的管理者非常珍惜自己的时间。但人却最不擅长管理自己的时间。

 

3、有效的管理者如何提高对自己时间的管理？

    （1）通过对自己时间利用情况的记录，找出根本不必要浪费时间的事情；

    （2）通过对自己时间利用情况的记录，找出可以由别人代劳而不影响效果的事情；

    （3）通过对自己时间利用情况的记录，找出管理者自己浪费别人（尤其是下属）时间的事情。

 

4、那些主要的浪费时间的事情有哪些（针对公司）？

    （1）缺乏制度或远见造成的“危机”；——重复出现的“危机”是可以预见的。

    （2）组织人员过多；——人员过多造成时间不是用在工作上，而是浪费在协调人际关系上。（管理者1/10的时间花在协调人际关系上则表明人员过多）

    （3）组织机构不健全；——主要表现为会议过多。（1/4的时间花在会议上表明组织不健全）

    （4）信息功能不健全、信息表达方式不当；——造成时间浪费在沟通上。

 

5、卓有成效的管理者必须懂得？

    对时间的控制和管理不能一劳永逸。必须坚持不断地做时间记录，定期对这些记录进行分析，并根据自己自由时间的多少对重要事情设定最后期限。

 

 

第三章 我能贡献什么

1、为什么要管理者重视贡献？

    重视贡献是有效性的关键。所谓的有效性表现在以下三个方面：

    （1）自己的工作，包括工作内容、工作水准及其影响；

    （2）自己与他人的关系，包括对上司、同事和下属；

    （3）各项管理手段的运用，如会议、报告等。

 

2、有效人际关系的四项基本要求？

    （1）互相沟通；

    （2）团队合作；

    （3）自我发展；

    （4）培养他人。

 

3、着眼于贡献对处理人际关系的重要性？

    （1）互相沟通是近年来引起人们重视的管理课题；

    （2）强调贡献有助于横向沟通，能够促成团队合作；

    （3）个人能够有所发展，很大程度上看你是否重视贡献；

    （4）重视贡献的管理者必然会同时启发他人寻求自我发展。

 

第四章 如何发挥人的长处

1、世间管理者众多，为何真正发挥人长处的管理者不多？

    因为管理者往往以为他们的首要任务不在于 因人设事，而在于 因事用人。为避免这一错误，常见的解决办法是 “因人设事”，但是却更糟糕。

 

2、卓有成效的管理者如何用人，才能不致陷入因人设事的陷阱？

    （1）卓有成效的管理者设置合适的职位，而不会将职位设置的只有上帝才能胜任；

    （2）职位的要求严格，但是涵盖要广。——避免出现特定设计的职位。

    （3）用人时，先考虑某人能做什么，而不是先考虑职位的要求是什么。

    （4）用人之长，必容人之短。

 

3、卓有成效的管理者如何管理上司？

    了解上司的长处，知道上司能做什么。重视上司长处，使其弱点不产生影响，并协助上司发挥其长处。

 

4、卓有成效的管理者如何发会自己的长处？

    找出领头羊，树立榜样，榜样的力量是无穷的！

 

第五章 要事优先

1、卓有成效管理者的秘诀？

    集中精力，要事优先，一次做好一件事情。

 

2、如何确定事情的优先顺序？

    （1）重视将来不重视过去；

    （2）重视机会，不能只看困难；

    （3）选择自己的方向而不盲从；

    （4）目标要高，要有新意，不能只求安全和方便。

    （5）勇气比分析更重要。

 

第六章 决策的要素（卓越的管理者做有效的决策）

1、决策的五个要素？

    （1）明确了解问题的性质，如是经常性问题，则可以建立一套规则的决策进行解决；——经常发生的问题 or 表面偶然发生但实质是经常发生问题 or 经常发生问题的第一次出现 or 真正的偶然发生问题；

    （2）必须找出解决问题时必须满足的“临界条件”；

    （3）仔细思考解决问题的正确方案，以及这些方案必须满足的条件；

    （4）决策方案要同时兼顾执行措施；

    （5）在执行过程中重视反馈，以印证决策的正确性及有效性。

 

第七章 有效的决策

1、有效的管理者一定要求先有若干不同的衡量方案，再自其中选择最适当的一种。

 

2、如何运用反面意见？

    （1）惟有反面意见，才能保护决策者不致沦为组织的俘虏；

    （2）反面意见本身，就是决策所需的“另一种方案”；

    （3）反面意见可以激发想象力。

 

3、大型组织的弱点是：中层人士很少有机会进行决策训练，导致难以担任高层的决策职位。

 

第八章 结论：管理者必须卓有成效

1、该书讨论内容的两个前提：

    （1）管理者的工作必须卓有成效；

    （2）卓有成效是可以学会的。

 

2、做到卓有成效的管理者的步骤？

    （1）记录好时间的使用情况，并分析时间记录；

    （2）把眼光集中到贡献上；

    （3）充分发挥人的长处；

    （4）要事优先；

    （5）进行有效的决策。

 

三、Read（阅读）

四、Recite（复述）

五、Review（回顾）

 

书籍延伸：

《Managing for results》