服饰快销X品牌,策划举办「开春新‘身’折扣日」直播带货活动,并拟定一周内持续投放引流资源,在各个渠道投放预热视频、海报、种草软文等。项目负责人需要多个部门配合沟通,并且需要与外部供应商沟通。而项目刚开始就遇到了一系列情况:
- 各部门负责的资料都存储在各自的设备/空间内,负责人需要一一询问对接人才能掌握项目进度;
- 负责统计优惠商品的同学将此次活动与其他活动混淆,影响了内容制作周期;
- 外部供应商提供多种引流内容,内容管理员使用沟通软件对接,图文视频等内容消息杂乱,造成审核缺失、信息错位,导致内容重制;
- 项目负责人发现共享的项目文件内容被他人移除了部分,需找到移除者才能恢复内容……
以上种种「项目」日常小坑,看似不起眼,却可能造成进度延误、增加本不必要的时间成本。而避免踩「坑」则需要从这四个角度出发:
1)资源信息汇集
项目不论大小,都需要一定的资源,而资源的同步与汇集格外重要。就像盖房子需要将工具、物料购置齐全并运送到施工场地,而 Whale DAM 「项目文件夹」就是这块「施工地」。
项目文件夹支持设置多层级文件夹和全类型文件上传,结构化管理内容资产,使得「建材」汇集而不杂乱。沟通结果与内容文件在线实时同步,无需多点对接。
2)划定权限范围
项目参与人员不明确、资源权限不严格,或许某成员一个无意识的动作就会造成内容外泄的风险。「施工地」不仅需要划定范围,还需要进行边界防护,工作人员需要凭「证件」进入对应工作区域。Whale DAM 可以帮您制作、管理这些「证件」,权限新升级,细分更明确:
- 4种内容权限层层递进,可满足不同参与人员需求;
- 并且每个文件/文件夹都可以单独设置不同的协作者,减少非必要的信息泄露;
- 增加协作者时,文件/文件夹所有者将收到添加通知,以防参与人员错误扩散,扰乱项目进度。
3)审核流程嵌入
项目的运行离不开对内容资产的审核,「建材」质量、规格都符合要求,才能用来「建房子」。Whale DAM 如果仅仅是可以管理内容资产,那么这个项目文件夹就泯然众「夹」了。其实,项目文件夹内可以设置一道检验关卡——项目负责人可在该文件夹内设置审核流程,内部内容负责人或者外部供应商上传成功后,内容进入流程,管理员进行分类审批和针对性反馈,过程清晰,提高审批效率。