帷幄DAM - 文档在线协作方案 在线协作文档推荐

服饰快销X品牌，策划举办「开春新‘身’折扣日」直播带货活动，并拟定一周内持续投放引流资源，在各个渠道投放预热视频、海报、种草软文等。项目负责人需要多个部门配合沟通，并且需要与外部供应商沟通。而项目刚开始就遇到了一系列情况：

• 各部门负责的资料都存储在各自的设备/空间内，负责人需要一一询问对接人才能掌握项目进度；
• 负责统计优惠商品的同学将此次活动与其他活动混淆，影响了内容制作周期；
• 外部供应商提供多种引流内容，内容管理员使用沟通软件对接，图文视频等内容消息杂乱，造成审核缺失、信息错位，导致内容重制；
• 项目负责人发现共享的项目文件内容被他人移除了部分，需找到移除者才能恢复内容……

以上种种「项目」日常小坑，看似不起眼，却可能造成进度延误、增加本不必要的时间成本。而避免踩「坑」则需要从这四个角度出发：

1）资源信息汇集

项目不论大小，都需要一定的资源，而资源的同步与汇集格外重要。就像盖房子需要将工具、物料购置齐全并运送到施工场地，而 Whale DAM 「项目文件夹」就是这块「施工地」。

项目文件夹支持设置多层级文件夹和全类型文件上传，结构化管理内容资产，使得「建材」汇集而不杂乱。沟通结果与内容文件在线实时同步，无需多点对接。

2）划定权限范围

项目参与人员不明确、资源权限不严格，或许某成员一个无意识的动作就会造成内容外泄的风险。「施工地」不仅需要划定范围，还需要进行边界防护，工作人员需要凭「证件」进入对应工作区域。Whale DAM 可以帮您制作、管理这些「证件」，权限新升级，细分更明确：

• 4种内容权限层层递进，可满足不同参与人员需求；
• 并且每个文件/文件夹都可以单独设置不同的协作者，减少非必要的信息泄露；
• 增加协作者时，文件/文件夹所有者将收到添加通知，以防参与人员错误扩散，扰乱项目进度。

3）审核流程嵌入

项目的运行离不开对内容资产的审核，「建材」质量、规格都符合要求，才能用来「建房子」。Whale DAM 如果仅仅是可以管理内容资产，那么这个项目文件夹就泯然众「夹」了。其实，项目文件夹内可以设置一道检验关卡——项目负责人可在该文件夹内设置审核流程，内部内容负责人或者外部供应商上传成功后，内容进入流程，管理员进行分类审批和针对性反馈，过程清晰，提高审批效率。