SAP系统中的应收账款（客户主数据，日常交易，催收，争议管理）

1. 客户主数据

• Customer Accounts (客户账户）:客户账户由两部分General Data（通用数据）和Company Code Data（公司代码段数据）组成。通用数据是在client级别独立于公司代码的数据，例如客户的地址，姓名等等；公司代码段的数据是company-code specifc的例如付款条款（payment term）等，一个客户可以被分配到多个公司代码下。
  • 类似于GL account主数据和Vendor主数据，Account Groups (账户组)的概念同样使用于客户主数据。同一个账户组的客户具有类似的属性，例如可以建立国内客户（domestic customers）, 海外客户（customer abroad）, 隶属客户（affiliated customers）以及一次性客户（one-time customers）等用户组等。每个Account Group都可以分配特定的号码段，并指定是内部给号（internal number）或是外部给号(external number)。同时，可以在Account Group级别控制客户主数据的布局显示（layout）,例如定义哪些字段是optional、mandatory、displayed或者hidden。
  • 可以通过FD01或BP来创建客户的主数据。

2. 应收账的日常财务事务

• Invoice/Credit Memo Entry(发票/贷项凭证录入)： 大部分的应收账的发票或是贷项凭证都是通过SD模块过账到FI模块，在一些特殊场景中，即使没有销售订单，在FI模块也是可以直接录入发票。常用的事物代码为FB70或是FB01(借方记账码01 - customer account，贷方记账码50 - revenue account)。
• Incoming Payment (收款): 收款有以下几种情况：
  • 完全收款(complete payment)：收款金额和发票金额一致
  • 容差范围内的完全收款（Minor payment difference within tolerances）：收款金额存在一个可容忍范围内的尾差，自动抵消完全收款。容差的大小由tolerance group进行设置，这个属性可以维护在客户主数据上；
  • 部分收款：部分收款有两种方式： 其一是Partial Payment，并不发生清账动作，而是做一笔通过贷项的付款凭证，贷项金额即为已收款金额，部分收款凭证通过invoice reference与原始发票进行关联，当完成收款后，通过手动清账程序抵消贷项收款和原始发票的应收款；其二是Residual Payment, 发生清账动作，并生成新的余额行项目。

3. 催账和信函

• Dunning Functions（催账）：SAP系统提供了自动分析未清项，并对到期未付项进行催账的功能。系统根据应付项目到期后拖欠的日期确定催账级别（dunning level）。催账级别会决定催账费用（dunning charges）和应征收的利息(interest)，并且确定使用哪种催账文案脚本。在发送完催账通知单后，系统中会生成催账的历史记录，并更新在客户主数据上。催账动作主要是由催账步骤（dunning procedure）来控制的。在客户主数据的公司代码维度，可以维护对其使用的催账步骤。
• Correspondence (信函）: 在日常业务中，如需给客户发送信函，则首先需要在系统中生成信函请求。在系统中，信函的打印都属于打印请求（spool request， Tx: SP01）。通常来讲，下面几种场景会发生信函请求：
  • 一些自动执行的特殊事务会触发信函请求，例如汇票交易（Bill of Exchange charges）会生成汇票费用清单(BoE statement)，付款差额（payment differences）会生成付款通知单（payment notice）等
  • 由accounting clerk手动执行
  • 周期性的程序生成信函请求，例如周期性的账单（account statement），内部文档（internal documents）以及标准信件（standar letters）等
  • tips: 在系统中测试信函功能时，可以使用SAP标准的输出设备（output device）LP01。
• Accounts Receivable Information System (应收账信息系统)：基于记录于SAP数据库中的AP数据，SAP系统可以做一系列的分析和报表，帮助客户快速分析重要的财务数据，例如：到期日明细（due date breakdown）,客户付款历史（payment history）,海外客户货币风险（currency risk），过期项目（overdue items），应收账款平均回收时间(DSO- Days Sales Outstanding)，以及客户现金折扣历史（cash discount history）等。
  • 另外一个比较常用的事务代码是FD11，进行客户账户分析，可以集中展示客户的账户余额，销售金额，未清项，付款历史等，支持数据的向下钻取（drill-down）。

4. 争议管理

• 争议管理是SAP FSCM（Financia Supply Chain Management）金融供应链管理模块的一个功能。FSCM的主要目的是支持和优化财务领域的业务流程，优化企业现金流，强化与合作伙伴间的沟通进而保证呆滞资金的高效利用。FSCM中包含的很多子模块，例如信用管理（Credit Management）, 账单合并（Billing Consolidation）, 现金和流动性管理（Cash and Liquidity Management）, 征收管理（Collections Management）,内部现金管理（In-house Cash）, 银行通讯管理（Bank Communication Management）,商品风险管理（Commodity Risk Management）以及经融风险管理（Treasure and Risk Management）等。
• 争议管理的主要目的在于：在收付款流程中尽早检测问题，监测影响DSO的因素，减少降价和不完全付款的发生。争议管理是对发票到付款步骤的重要补充，解决付款完成前与客户出现的争议问题。进而帮助企业实现，最小化成本（Minimize cost），保证现金流（Guarantee Liquidity），和最大化收入(Maximize Revenue) 的目的。
• 从技术上讲，争议管理与应收账模块和信函模块高度集成，用户可以为一笔有争议的付款发票创建dispute case，并通过争议管理工作台（Tx: UDM_DISPUTE）集中管理其生命周期，包括创建的原因，与客户沟通的历史，信函历史等。此外，当对争议发票的付款完成时，AP也会有一个post-process（SE38: FDM_PROCESS_BUFFER）去关闭争议case。