智慧政务说明书 档案管理（十二）

1. 档案管理

       档案管理是针对企业文件档案管理需求而设计，档案管理分为档案管理、卷库管理、预归档管理与档案借阅四个功能模块。卷库是最大的管理单位，它包含案卷；案卷介于卷库和文件之间，它包含文件；文件是最小的管理单位。

2. 卷库管理

   卷库管理部分提供用户对档案目录的维护，用户可以根据单位实际的档案分类方式进行卷库的创建，例如：

   XXX部门

       |--XXXX年度

           |--秘密等级（保管期限）

       |--XXXX年度

   XXX部门

   同时，创建卷库目录时还需要对目录进行管理权限的分配，包括所属人员，所属角色，所属部门等，并且卷库目录创建人拥有自己创建目录的管理权限。卷库管理页面如下图所示：

   

3. 卷盒管理

   卷盒管理中包括移交档案和新建卷盒，卷盒管理主要是对档案文件进行封装组卷的操作。用户首先需要创建卷盒，如下图，所属人员可以在此卷盒中新建文件或归档公文。有借阅权限的人员可以借阅该卷盒归档之后的文件。

   

   在卷盒管理列表中可以设置默认卷盒，以便自己在进行公文归档时自动显示默认卷盒。

   一旦该卷盒移交档案则卷盒管理列表中不再显示该卷盒。

4. 文件管理

   文件管理：文件管理部分提供对零散文件的管理，文件来源为用户在卷盒管理部分移除的文件，在该部分，用户可以对文件进行编辑，删除等操作。同时也可以通过编辑选择卷盒进行入盒操作。

   

5. 待归档流程

   待归档流程是为档案模块提供已办结公文选择性归档的操作，用户可以在该部分对已经办结的公文进行归档操作，选择目标公文后，点击归档，选择卷盒后进行组卷整理。整理好的卷盒存放于预归档管理模块。

   

    

6. 档案管理

   档案管理共分为四部分：待归档，已归档，文件管理，档案销毁。

   待归档：待归档部分为预归档用户移交过来的档案文件，文件以盒为单位进行移交，管理员可以对移交过来的卷盒文件进行审核，查看，并且支持导出excel文件目录，并且管理员可以根据归档标准进行归档，否则点击"退档"将卷盒文件回退，还可以修改盒号。归档方式包括选择批量选择卷盒归档和快速归档两种方式，选择卷库目录归档可以组织成有效的层级目录，快速归档则脱离于卷库目录而独立出来，建议用户采用卷库目录归档的方式进行归档。如图：

   

   已归档：管理员可以查看所有已归档的卷盒，并且可以对卷盒进行修改。

   

   文件管理：管理员可以通过文件管理，对库存的档案文件进行查询，删除、整理等。支持多项内容的高级检索，同时也支持卷库目录的检索。并且可以查看文件内容，文件借阅次数等。如图：

   

   档案销毁：档案销毁用于存放即将要销毁的文件，类似于回收站功能，管理员在文件管理中删除档案文件后，档案文件存放于该部分，管理员可以在该部分对误删文件进行还原操作，也可以对确认销毁的文件进行彻底的销毁。

   

7. 借阅归还

   借阅管理：借阅管理为管理员对用户的借阅申请进行审批的操作，管理员可以根据文件的密级、内容等决定是否可以对该人员进行借阅。

   

   归还管理：归还管理是管理员对已经借阅出的文件进行管理，可以督促归还和主动收回。若督促归还则借阅人会收到督促提醒，然后尽快归还；若主动收回则管理员自己收回借阅出的文件，并且以应用提醒方式告知借阅人。

   

   

   归还查询：归还查询中可以查看所有借阅及归还文件的记录信息。

   

8. 档案借阅

   档案借阅提供普通用户对于档案借阅利用的功能，用户可以通过条件检索到目标文件进行借阅申请。

   

   借阅申请通过后，用户可以在已借阅中对文件进行查看以及归还。如图：

   

9. 档案统计

   用户可以根据条件对档案文件进行统计，包括秘密等级，保管期限，年度，部门及借阅统计等。

   

10. 日志管理

    日志管理包括文件的日志管理、卷盒的日志管理及借阅的日志管理，管理员可以通过文件日志查看文件的操作、操作人及操作时间，通过卷盒日志可以查看具体卷盒的操作情况、对应的操作人和操作时间，通过借阅日志可以查看对应文件的借阅人、借阅时间、归还情况等信息。

    

11. 档案设置

    档案设置部分提供档案管理模块的各项参数的配置，方便用户可以根据自己的实际需要来进行设置，页面如下图所示：

    

    1.归档审核：开启后，需要在预归档部分组卷完成之后，移交档案管理员审核，由档案管理员进行审核后归档。

    2.归还提醒方式：可以设置为自动归还方式和消息提醒方式，档案借阅到期后，系统自动根据设置项进行提醒或者强制归还。

    3.归还期限：可以设置用户借阅档案后，多少天内归还，到期后根据设置的提醒方式进行归还操作。

    4.盒号显示方式：卷盒信息包括盒号，年度，秘密等级，保管期限等，用户可以根据自身需要设置显示盒号时显示的信息。

    5.档号规则：即为在新建文件时档号的显示方式，可用字段有：{组织机构代码}、{全宗号}、{年度}、{保管期限}、{归档机构}、{盒号}、{件号}、{一级卷库编码}、{二级卷库编码}、{三级卷库编码}。