SAP部分清账与剩余清账

在对供应商付款清账时，有时候发票金额是10万，而实际只支付8万，这种情况下该如何操作呢？SAP提供了部分清账和剩余清账的功能，二者有什么区别呢？本文详细介绍SAP中的部分清账与剩余清账功能，供读者参考。

部分清账

F-51付款清账之前，FBL1N查看供应商明细如下，总共3笔未清项。

接下来，对凭证5100000006采用“部分支付”的方式进行清账。F-51进入付款清账界面后，选择“部分支付”，并录入支付金额。

支付完成后生成凭证1500000002，再次FBL1N查看供应商未清项如下。

可以发现，在供应商未清项中，总共出现了4笔未清项。刚录入的支付凭证1500000002也处于未清状态，金额为正数。事实上， F-51采用“部分支付”的方式和F-02手工录入凭证类似，相当于手工录入了供应商的借方凭证。接下来再次F-51进入付款清账处理界面如下。

可以发现，处理未清项时多出了凭证1500000002，并且凭证5100000006依然可以支付580.00。当通过部分清账的方式生成较多未清凭证行时，下次“部分支付”时该选择那个未清凭证行呢？如果在凭证行中没有发票信息进行标志，很可能出现凭证5100000006被多次部分支付的情况。

部分清账总结： 

（1）未清项中的借方和贷方，体现了发票凭证和收款凭证，便于同供应商对账；

（2）在“部分清账”时，可能出现一张发票凭证被多次部分支付；

（3）操作结果同F-02手工录入供应商借方，没有清晰的清账关系；

（4）随着时间的推移，F-51部分清账时看到的凭证行会越来越多，操作越来越不方便；

（5）不利于实现精确的账龄分析。

剩余清账

接下来F-51对5100000007采用“剩余项目”的清账方式进行清账。清账前FBL1N查看供应商未清项如下图。

F-51进入付款清账界面后，选择“剩余项目”，并录入剩余的金额（支付300.00，剩余280.00）。

支付完成后生成凭证1500000003，再次FBL1N查看供应商未清项如下。

可以发现，供应商未清项中凭证5100000007已消失，付款凭证1500000003处于未清状态，金额280.00。查看供应商已清项如下，

 

事实上，SAP是将原来的580.00（凭证5100000007）清账，然后重新生成了280.00（凭证1500000003）的未清项目。查看清账凭证1500000003如下，系统生成了280.00的供应商借方红字。

接下来再次F-51处理未清项，就只有剩余的280.00了。

剩余清账总结： 

（1）未清明细为尚未支付的供应商款项；

（2）由于清账的需要，虚增了借方凭证行，不便于供应商对账，支付300.00时，不是记录供应商借方300.00，而是录入供应商借方580.00（清账）和280的借方红字；但是清账关系体现了支付关系，一张发票被支付了几次，每次支付多少钱都清晰可查；

（3）原供应商发票凭证为5100000007，清账后剩余未清凭证为1500000003，F-51清账时看到的不一定是发票凭证，还包含上次支付的剩余部分；

（4）为了便于识别，一般会通过“分配”字段（或其他字段）标记剩余部分对应于哪张原始发票凭证；

（5）通过剩余清账，可以实现准确的账龄分析。

总结：既然部分支付和剩余支付各有优缺点，企业该如何选择呢？如果企业的付款基本上是按发票到期支付，有少部分支付不完全的情况，建议采用剩余清账的方式。如果企业付款是根据供应商余额的比例来支付，基本不按发票到期支付，建议不使用清账的功能，直接F-02录入供应商借方，以方便供应商对账。作者：SAP财会人