公司文件外发管控的方法 | 企业如何限制内部文件被随意外发？

在信息化快速发展的今天，公司文件的安全与保密工作显得尤为重要。防止公司文件外发，不仅是保护企业知识产权和核心竞争力的必要手段，也是维护企业声誉和避免法律风险的重要保障，以下将介绍两种禁止员工外发公司文件的有效方法。

方法一：建立完善的文件管理制度

建立完善的文件管理制度是防止公司文件外发的基础。首先，要明确文件的使用权限和保密等级，对不同类型的文件进行分类管理。对于涉及公司核心机密的文件，应设置严格的访问权限，只有特定人员才能查阅。其次，建立文件流转记录，对文件的每一次查阅、复制、修改等操作进行记录，确保文件的流转过程可追溯。此外，定期对文件进行盘点和审计，发现异常情况及时处理，防止文件泄露。

方法二：使用洞察眼MIT系统

洞察眼MIT系统是一款强大的终端安全管理软件，可以有效防止员工外发公司文件。该系统通过以下功能实现文件防外发：

1. 文件加密与权限控制：该系统可以对公司文件进行加密处理，确保文件在离开公司网络环境后无法被正常打开。同时，系统还可以设置文件的访问权限，限制只有特定用户或设备才能访问特定文件。

2. 外发行为监控与告警：系统能够实时监控员工的文件操作行为，一旦发现员工试图将文件外发，系统会立即发出告警，并记录下相关操作信息。管理员可以根据这些信息及时采取措施，防止文件泄露。

3. 移动存储设备管理：该系统还支持对员工的移动存储设备进行管理，如移动硬盘、U盘等等。通过限制移动存储设备与公司电脑的连接，或者对移动存储设备上存储的公司文件进行加密和权限控制，可以有效防止员工通过移动存储设备外发文件。

4. 文件外发管控：系统能够一键禁止公司电脑的文件外发权限，例如：浏览器、网盘、聊天软件、p2p、ftp、邮箱等等外发途径，当员工需要外发文件时提交管理员审批，管理员审批通过后可正常外发文件。