一张图表的进化过程

     相信许多人在用excel处理数据做PPT或者报告的时候看着一堆数据不知道如何下手，不知道该去选择何种图表，不知怎么去美化自己的图表，今天将自己的读书笔记整理出一个小例子希望对新人有所帮助。

首先经过数据透视表得到一份处理过的数据

拿到数据第一步：

1 分析数据内容：该数据是1-7月份的销售额的统计

2 明确受众：假定作图内容为工作总结，受众为决策层大领导，他们想看的可能就是销售的趋势，最高销售额和最低销售额，哪些时候是销售上升时期，哪些是销售下降时期，得到了这些内容之后才可以根据现象来进行有效的分析决策，制定战略方案。

3 决定使用的图表：

       说到趋势，不得不考虑的就是折线图，用折线图来反应趋势。

       原本的数据是科学计数法得到的销售金额，这里四舍五入到小数点后两位便于受众理解

4 作图：

做出来这个样子，有点丑，不着急 还没美化

1. 去除杂乱，减少受众的认知负荷

去除网格线，去除主要纵坐标轴，将主要纵坐标轴的刻度最小值改为2.5 ，单位改为2。

这样看起来清爽干净多了

2 .为折线图添加标签：

  

上面表格中红框出来的三个数据标签，哪个更适合做本图表中的标签，这个要考虑受众的认知负荷，第一列位数太长pass, 第二列和第三列还可以，第二列添加没有单位，还需要在图表中添加备注单位，增加了受众的认知符合，况且本没有几个数据，对于受众的领导来说他们更关心总体的数据，所以第三列选为数据标签。

添加数据标签时要将引导线取消勾选，否则就会对图形产生干扰

3 色彩的选择尽量少：

       过多的色彩增加了图表的复杂程度，受众很难在复杂的色彩中get到你要表达的重点

       接下来调整一下图表的线条和标记的大小和颜色，折线和标记尽量大些，显得图表有内容更饱满。

4，使用前注意属性

       采用大小、颜色、位置将信息加以区分突出显示可以成为前注意属性。

使用前注意属性的目的在于突出你想让受众看到的有效信息，这张图表我想让受众直观感受到的两点，变化趋势和高峰和低谷的销售额。

使用量两种颜色区分上升和下降趋势，不同大小区分最高和最低销售额与其他销售额标签，两种颜色区分最高和最低销售额。

5. 整齐

       添加图表标题，添加图例、备注说明，一般情况下来说为了去除杂乱，按照受众之字形的阅读顺序采用左对齐的样式，字体尽量设置成一种字体，数据标签尽量规范。

这里我想用一条辅助线来表示上半年销售的平均值，既然是辅助线就不需要太多的笔墨去重点突出，所以采用的小字体细线条的方式来作图，我这里是加了一个辅助列的方式生成了一条水平的折线图，可以很好的反应哪些月份是高于平均水平，哪些低于平均水平，一目了然。

6. 要表达的信息描述

       这些描述文字可以放在图表最下面，也可以放在图表之中的对应位置，放在图表最下面的弊端就是受众需要脱离开图表去观察描述信息，会造成思维上的停顿，所以放在图表中的对应位置是最好不过的。

最终一张原本的普通的折线图就变成了有着丰富内容的完整折线图。

未优化之前：

最终效果：

 

      本文是读完《用数据讲故事》一书完成PPT作业后，将美化过程记录下来的笔记，希望对职场中有同样需求的人士有所帮助，共同进步。