公司如何购买ERP软件的问题(一)

什么是ERP实施？

ERP实施有几个组成部分，包括业务分析，软件选择，解决方案设计，软件实施，软件培训和IT支持。这通常是一个跨越六个月到三年的大型项目。它可以由公司内部的项目管理团队领导，也可以将其组件外包给ERP咨询公司。一般来说，公司高管对企业流程的深刻理解与ERP顾问对业务管理解决方案的深刻理解相结合，以求ERP的实施是经过精心设计的。

ERP选择和实施的共同趋势

典型的ERP买家之旅已经演变成：

–     RFP模板:（request for proposal）需求建议书

–     ERP软件比较清单

–     无意义的演示

–     任意的软件排名

而实际上，没有完美的ERP软件。完美的软件应该根据每个企业的独特需求进行定制选择和定制设计。

每个行业和各种规模的组织都出现了大量的ERP故障。ERP故障导致咨询公司的诉讼，无法弥补的品牌形象损害，严重的利润和客户损失，以及数百万元的直接成本损失。您可以做些什么来确保ERP实施的成功？

下面，我们概述了典型的买方选择和实施ERP的旅程 - 包括每个步骤的问题，以及您可以采取哪些措施来确保ERP实施项目的成功。

备注： RFP是指从顾客的角度出发，全面详细地阐述为了满足识别出的需要而罗列的包含详细信息的文件需求建议书(RFP)是项目客户与软件供应商建立正式联系的第一份书面文件，也叫招标书。一般由项目的客户自己起草，主要描述客户的需求、条件以及对项目任务的具体要求，向可能的软件供应商发送。需求建议书是客户为确保供应商理解项目的需求，并在此基础上提供项目建议书而编制的需求规范。

 

传统 ERP 买家之旅

1. 预算审批

执行ERP实施项目的建议可以由组织中的任何人发起。但是，无论是注意到底层问题太多的运营经理，还是认识到改进空间的IT团队，还是寻求更了解其财务业绩的首席财务官，通常采取的第一步是制定预算。要获得项目委员会的批准，该预算必须详细说明ERP解决方案设计范围的估计成本，ERP实施成本和ERP咨询成本。

由于ERP定价实际上取决于您的组织正在寻找并希望实现的目标，因此没有现成的大致估算。相反，公司通常会联系ERP供应商，根据他们正在寻找的ERP功能要求提供估计预算。

问题

一旦您联系ERP供应商关于价格估算，他们就会认为您的ERP项目是一个很大的销售机会。因此，ERP供应商销售代表通常会根据您公司的需求为您提供一个被低估的数字，希望较低的价格可能会吸引您购买他们的解决方案。

该怎么做

首先，对ERP实施成本的一般清单进行研究。

包括软件费用，维护费用，硬件费用和实施服务。有很多来自ERP咨询集团和可信来源（如Gartner）的ERP定价指南和模板，可以通过百度搜索轻松找到。但是，为了获得更准确的估计，请与在您所在领域拥有多年经验的行业同事或软件顾问交谈。通过了解其中每个部分的内容，您将能够以更平等的立场咨询专家。

其次，确定您的组织在新的ERP中真正需要哪些功能，并减少所有不直接有助于实现核心目标的附加模块。

最后，要获得准确的估计，您需要联系ERP专家。考虑联系ERP咨询小组而不是ERP供应商，因为他们会根据您的情况而不是一个特定的软件给出估算。询问您准备好的清单上的单个成本，而不是大概的估计值，以避免低估数值。

2.使用 RFP 定义需求

在整合组织当前遇到的挑战和发展瓶颈列表后，您将创建一个描述ERP项目的目标和范围的需求建议书（RFP）。大多数情况下，项目负责人将使用专为ERP实施设计的RFP模板。RFP 模板将有一个非常长的要求列表，供您评估、检查和放置优先级排名。在您填写了 RFP 模板并确定项目范围后，就可以将其发送给 ERP 供应商以征求投标。

在第一步中，项目负责人将通过列出目标，目标投资回报率，预算，风险，项目团队等来定义项目的范围。这通常通过RFP模板执行，该模板可以提交给公司项目委员会和潜在的合格ERP顾问。

问题

使用 RFP 模板可能会在启动项目之前迅速导致项目范围蔓延。经常发生的事情是，填写此RFP模板的人将更容易选择"是"，要求比所需的要求多得多。高端ERP现在提供的许多功能很容易让人不知所措和分心，因此对面向未来的功能说"是"而不是"否"更为常见。RFP模板是一种非常常见的方法 - 因为它们可以减少此步骤中的工作量，但通常，它们很容易增加大量不必要的成本并偏离原始目标。

该怎么做

与其基于特定软件功能创建 RFP，不如根据您希望在创建新解决方案时实现的特定目标的列表创建 RFP。

确保这些目标遵循SMART目标的基本框架：具体、可衡量、可实现、相关和有时限。确保剔除所有无法正确衡量的广泛要求。当无法用具体或数字来衡量需求时，任何ERP供应商都可以以符合您广泛目标的方式扭曲其解决方案描述。参考以下示例，了解如何用更具体的目标替换广泛目标：

广泛目标：“我们希望在未来几年内实现50%的增长。”

具体目标：“我们希望在未来三年内实现50%的增长，而无需在运营线上增加额外的人员。”

广泛目标：“我们希望实现全球扩张。”

具体目标：“我们希望实现全球扩张，同时将所有管理保留在一个平台上，支持多币种、多语言”

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未完待续，鉴于篇幅限制，我们会在后续文章中陆续介绍ERP实施之旅：

《如何向供应商发送RFP》、《如何安排软件演示》、《如何选择合适的ERP软件》