excel日期函数技巧：到期时间提醒的几种设置方法

在平时的工作应用中，我们都喜欢用Excel表格来记录整理数据，数据里会包含到期时间，比如订单到期日期、合同到期日期、产品到期日期等。对于这类数据，我们希望能够有一个到期提醒功能来帮助我们管理数据，如何在Excel里实现这么一个日期到期提醒功能，就是我们今天要讨论的话题，由浅入深分为五层境界，以下用一个药品的有效期数据为例，下面和大家一层一层来了解，原始数据如图所示。

第一层境界：备注列计算到期天数

这个方法是最简单最初级的，只需要用到一个函数TODAY，该函数不需要参数，可以直接返回当前的系统日期，用到期日期-当前日期即可得到还有多少天到期，公式为：=D4-TODAY()

注意两点：

1.如果输入公式后显示不正确，可以将单元格格式修改为常规；

2.因为使用了TODAY()函数，所以每天打开表格时备注栏的数字都是会发生变化的，表示距到期日还有多少天，如果是负数说明已经过期了。

第二层境界：更加人性化的备注信息

这一次需要用到TEXT来实现我们想要的效果，对负数统一显示为“已过期”，对正数显示为“还有多少天到期”，公式为：=TEXT(D4-TODAY(),"还有0天到期;已过期;;")

只是利用了TEXT函数对第一层得到的天数做了一些处理。

第三层境界：只显示需要关注的信息

备注栏如果显示全部的结果，其实并不能突出需要关注的重点数据，假如只对未来30天以内到期的数据做提示，超过30天的不显示任何内容，这样的结果看起来会更加直观，此时让IF出马更为合适，公式进一步优化为：=IF(D4-TODAY()<31,TEXT(D4-TODAY(),"还有0天到期;已过期;;"),"")

使用公式也就只能做到这个程度了，如果还要提升境界，就必须条件格式登场。 

第四层境界：条件格式控制显示效果

这一次要实现的效果是让30天内到期的数据整行显示黄色，已过期的整行显示红色，这个要求涉及到两条规则，设置步骤如下。

首先选中数据区域，再打开条件格式中的新建规则，选择使用公式确定要设置格式的单元格，公式输入=$D4<today()，然后设置格式，完成后一直点确定退出，就能看到效果了，操作步骤看动画演示。

操作要点：只选择需要应用条件格式的区域，也就是从第4行开始选。

重复这个过程，再次设置条件格式，区别就是公式变成=$D4-TODAY()<31，再看一次动画演示。

操作要点：设置完成后在条件格式的管理规则中调整一下两条规则的顺序。

公式中的<31也可以改成<=30，这个很好理解。

如果还需要对60天内到期的数据做提醒，对应增加规则就可以了。

比这个效果更高级的那就是增加了按钮来控制到期提醒，这就要用到控件了。

第五层境界：利用按钮控制到期提醒

该设置分为两部分操作，控件按钮的添加和条件格式的设置，先来看看控件怎么用。

添加控件不是很难，选择选项按钮后在表格里拖动一个矩形框就可以完成添加。

添加后修改说明文字，再根据自己的需要复制几个选项按钮，做成这种效果。

在其中一个控件上面点右键，设置控件格式，然后选择表格空白区域的一个单元格。

完整的操作看动画演示。

这一步的原理就是利用控件在单元格得到对应选项的数字，为下一步的设置提供一个条件。

接下来设置条件格式，过程和第四部分的一样，只是公式有所不同，因为这里有三个选项，所以需要设置三次规则，公式分别为：

规则1：=AND($K$2=1,$D4<TODAY())

规则2：=AND($K$2=2,$D4-30<TODAY(),$D4>=TODAY())

规则3：=AND($K$2=3,$D4-60<TODAY(),$D4-30>=TODAY())

如果还需要设置更多选项，按照对应的条件修改公式添加即可。

最终效果如图所示。

小结：任何看上去高大上的应用都是从最基本的功能一点一点优化出来的，而且需要各种功能相互配合才能实现，今天的例子，从最开始很简单的一个公式，到最后应用了条件格式以及控件，就是最好的一个实证。