excel制表基础：规范的制表理念和思路让效率提升 上篇

今天的文章是一篇理论文章，没有函数技巧讲解，没有酷炫图表实例，也没有神奇的VBA教程，如果你想学技巧，那这篇文章不适合你的要求。但是如果你想让自己在使用Excel方面更加地得心应手，能够让构建的表格提高我们日常的工作效率，那么这篇文章是你的不二之选。

日常工作中我们会构建很多的表格，其实这些表格无论多少，都可以归结为三大类，作者将之归结为“源数据表”、“关系信息表”和“统计分析表”。只有明白了这三类表的特性和相互间的联系，我们才可以更好地使用函数、图表、数透、VBA等技术手段来处理。

正确的制表理念和思路，才是同学们学习Excel的基础中的基础，这将决定做出的表格是不是便于操作和统计，也将决定做出的表格间自动化协作能力的可发挥性。

一、“源数据表”是一套表格“统计的核心”

万丈高楼平地起，地基的牢固性是不容忽视的。我们日常使用Excel来处理工作中的数据统计、数据分析、制作图表等等，都离不开“源数据表”的使用，就像盖楼房一样，没有地基就没有楼；地基不牢，楼房则不稳。同理，没有“源数据表”，也就没有我们所有想要操作数据的可能性。“源数据表”不规范不全面，也会给我们一切以此为基础的制表过程造成很多的麻烦。

1、“源数据表”的来源

“源数据表”也就是我们平时说的，源数据、数据源、明细表、记录表等等叫法。它主要的来源有两种：

1）从某些办公软件中导出。

2）日常工作中，通过凭证、单据进行手工录入。

2、“源数据表”中的元素

“表”其实就是某个特定主题下的一个数据集合，它将具有相同属性的数据放在一起，由行列的形式来记录。

我们用下面的图例来说明，“源数据表”中的组成元素：

无论我们是从某些软件中导出的数据源，还是日常手动输入的，都应该按照这种结构来设计表格的架构。

3、“字段”的格式

字段的格式设计对于我们日常统计表格有着相当重要的意义，其主要的格式有两种：

文本：

1）特定意义的字符串，如姓名、性别、商品名称等。

2）由文字、字母、数字、符号组成的代码。

3）不需要计算的数字串，如电话、身份证等。

数值：

1）日期、时间，日期时间是一种特殊的数值，可以直接参与计算。

2）需要计算的数值，如数量、金额等。

3）百分数，如折扣。

提示1：字段的内容尽量拆分细致

表格中的每个字段也可以称为记录条的各个属性，这个属性设计的越全面，最后的统计工作就会越详细，数据剖析的就会越多维化，例如下面的例子就不言而喻了吧。

提示2：不要多种格式的数据写在一个字段中

既然我们规定了字段的内容，那么就要按照字段的内容来写，同时切记不可把不同格式的数据写到一个单元格中，例如下面的例子，相信大家对这样的数据一定都不陌生。烦恼都是自找的，不要自扰之。

如果这样的一篇数据摆在眼前，我会劝他好好看看今天的文章，如果你设计成下图的结构，是不是即便你不会使用函数等手段，统计数据也不会是一件难事。

4、“源数据表”的形态

Excel表格是平面的，从结构上可分为“一维表”和“二维表”。那么什么是一维表，或者二维表呢？其最主要的辨别方式就是，看每条记录条对应的各个字段属性是否独立。我们还以上面的数据为例：

一维表中，同列同属性，每条记录中各个字段的属性不一样；二维表中，同一个记录条中有一样属性的内容。一般情况下，我们的“源数据表”都是以“一维表”的结构来构建的，二维表往往作为“统计分析表”来体现，例如数据透视表的结构就是典型的二维表。

5、“关键字”字段

关键字的说法来源于数据库，是指表中一个或多个字段，它的作用是用于唯一地标识表中的某一条记录或某一个字段属性。在两个表间进行引用的时候，关键字用来在一个表中引导出另一个表中记录的内容，其具有唯一性的原则。如果设置了“关键字”字段，那么此列内容不能为空。

我们举个例子，说明“关键字”的重要性：

上图有表一和表二两部分，唯一可以联系的就只有姓名字段，可是显然记录条“孙”在两个表中产生了“二义性”，我们无法通过Excel的手段辨别表一中的“孙”到底是“北大”还是“复旦”的，那么“关键字”就起到了很大的作用。

因为学号是每个学生唯一的识别信息，所以如果表中有每个人的学号，那么我们就可以很轻易的使用VLOOKUP函数索引信息了。

E3单元格的函数：=VLOOKUP($A3,$A$14:$E$18,COLUMN(C3),0)

然后，复制单元格E3，再选择E3:G11区域，鼠标右键——选择性粘贴——粘贴公式，即可解决我们的问题。

这就是“关键字”在日常表中的重要性，例如：身份证号、学号、商品代码、员工代码等等，因为都具有唯一性的原则，故经常被作为“关键字”字段使用。这也说明，为什么我们的源数据表往往“手动记录的表，不如各种软件导出的表好统计”，就是因为我们在自己建立源数据表的时候没有考虑到信息关联的“关键字”字段，但是基于数据库的各种软件本身运行的需要，这个主键值是一定会设置的！

＊在这里也特别的强调一个问题：大家没事儿别总用合并单元格！！！！！＊

“源数据表”，就让它每一行都是一个独立的记录条，觉得重复了劳动量，就去找方法，例如Ctrl+D、Ctrl+R这类填充性质的快捷键，数据有效性的选取式录入等等。

【编后语】《源数据表》对于一套自动化的表格来说，是相当重要的，有那么一句话：如果“源数据表”做的规范，即便不会函数、VBA，也会提高80%的工作效率。一点没有夸张，不信你就试一试。